公共服務(wù)視角下高校檔案館信息化建設(shè)的對(duì)策

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【關(guān)鍵詞】 公共服務(wù)；高校檔案館；信息化建設(shè)；對(duì)策

【中圖分類號(hào)】 G717 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A

【文章編號(hào)】 1004—0463（2018）17—0044—02

隨著服務(wù)型社會(huì)建設(shè)的提出與實(shí)施，公共服務(wù)已經(jīng)成為當(dāng)今中國(guó)各行業(yè)發(fā)展新的價(jià)值走向與重要機(jī)遇。高校作為提供公共服務(wù)的重要陣地，應(yīng)該積極投入到建設(shè)服務(wù)型社會(huì)的大潮中去。作為高校的重要部門，高校檔案館更應(yīng)該發(fā)揮其公共服務(wù)的功能。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，高校檔案館信息化建設(shè)也得到不斷提升，并得到了學(xué)界的關(guān)注，但是從公共服務(wù)視角來(lái)研討高校檔案館信息化建設(shè)問(wèn)題卻顯得不足。在實(shí)踐進(jìn)行中，很多高校從公共服務(wù)視角推進(jìn)檔案館信息化建設(shè)探索得不多。因此，從公共服務(wù)視角探索高校檔案館信息化的建設(shè)問(wèn)題具有一定的學(xué)術(shù)意義與實(shí)踐價(jià)值。

一、公共服務(wù)與高校檔案館信息化的關(guān)系

為社會(huì)、廣大師生提供良好的公共服務(wù)已經(jīng)成為我國(guó)高校發(fā)展的堅(jiān)定選擇，這為高校檔案館的信息化建設(shè)提供了新的價(jià)值走向和發(fā)展契機(jī)。高校檔案館作為高校的重要部門，其信息化建設(shè)能夠更好地服務(wù)社會(huì)與師生。

1.公共服務(wù)是高校檔案館信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公到現(xiàn)代的電子化辦公，高校檔案館的公共服務(wù)方式也逐漸由機(jī)械化轉(zhuǎn)為智能化，它從管理方式和服務(wù)方式上給高校檔案公共服務(wù)工作提供了新的思路，有助于更徹底地發(fā)揮檔案的價(jià)值。同時(shí)，隨著政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展，人們對(duì)于檔案的需求更加豐富多元，高校檔案館的公共服務(wù)智能也能進(jìn)一步拓寬。2016年國(guó)家檔案局印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，其中就強(qiáng)調(diào)要著力提高檔案公共服務(wù)能力、加快檔案管理信息化進(jìn)程，其中，加快檔案管理信息化的重要內(nèi)容之一就包含了加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)、積極探索助力數(shù)字經(jīng)濟(jì)和社會(huì)治理創(chuàng)新的檔案信息服務(wù)，這些都說(shuō)明了公共服務(wù)是高校檔案信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.高校檔案信息化是提升公共服務(wù)水平的重要途徑?！笆濉币?guī)劃中指出：提高檔案公共服務(wù)能力要利用現(xiàn)代化技術(shù)手段創(chuàng)新服務(wù)方式，拓寬服務(wù)渠道，建設(shè)電子檔案等?？梢钥闯?，高校檔案公共服務(wù)水平的提升離不開信息化建設(shè)。首先，檔案信息化建設(shè)能夠拓寬公共服務(wù)渠道。在完善的信息化服務(wù)體系下，公眾可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)、APP、微信等多種渠道享受檔案服務(wù)，突破了時(shí)空的限制，極大地豐富了服務(wù)場(chǎng)景。其次，檔案信息化建設(shè)還能夠豐富服務(wù)方式。傳統(tǒng)高校檔案館提供的公共服務(wù)較為單一，通常包含檔案信息的提供和展示，在信息化服務(wù)體系下，能夠?qū)崿F(xiàn)如VR展覽、個(gè)性化檔案推送等各種服務(wù)，更好地滿足了公眾的需求。因此，公共服務(wù)水平的提升與高校檔案館信息化建設(shè)是相輔相成的，一方面公共服務(wù)是高校檔案信息化建設(shè)的目的之一和發(fā)展趨勢(shì)，而另一方面公共服務(wù)水平的提升也離不開高校檔案館信息化建設(shè)，二者缺一不可。

二、從公共服務(wù)視角審視目前高校檔案館信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

高校檔案館作為一所高校提供公共服務(wù)的重要部門，其信息化建設(shè)應(yīng)積極為提升學(xué)校服務(wù)師生、服務(wù)社會(huì)而努力，但是由于各種原因，高校檔案館信息化建設(shè)還存在與社會(huì)需求脫節(jié)、信息安全遭受威脅、服務(wù)意識(shí)匱乏等方面不足的地方，影響了其公共服務(wù)效能的提升。

1.檔案信息化建設(shè)與公共服務(wù)需求脫節(jié)。目前，我國(guó)高校在檔案信息化建設(shè)方面主要注重的還是工作方式和管理方式的信息化，即數(shù)字檔案建設(shè)、線上歸檔等等，其基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)軟件的搭建也是為了管理工作服務(wù)的，在公共服務(wù)方面的拓展空間較少，如用戶反饋體系、用戶數(shù)據(jù)庫(kù)體系的搭建都較為薄弱。盡管近年來(lái)不少高校檔案館通過(guò)信息化建設(shè)拓展公共服務(wù)智能，但社會(huì)知曉率低，檔案館網(wǎng)站的信息量和服務(wù)不接地氣，公共服務(wù)能力難以發(fā)揮。目前高校的檔案利用服務(wù)還較為單一，無(wú)法滿足公眾的檔案需求，嚴(yán)重制約了高校檔案館最大限度地發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

2.信息安全遭受威脅。檔案具有保密性特點(diǎn)，尤其是高校檔案館涉及大量學(xué)生個(gè)人信息、科研資料等，其重要程度不言而喻，更要注重信息安全問(wèn)題。信息安全遭受威脅主要從兩個(gè)方面體現(xiàn)，首先就是信息安全意識(shí)的淡薄。從目前我國(guó)高校的檔案公共服務(wù)現(xiàn)狀來(lái)看，對(duì)信息安全問(wèn)題的重視程度較低。多所高校官網(wǎng)存在泄露學(xué)生個(gè)人信息的情況，這些高校在公示受助學(xué)生信息時(shí)，未對(duì)其身份證號(hào)碼、銀行卡號(hào)等個(gè)人信息做出必要處理。針對(duì)此情況，教育部已發(fā)出通知要求高校對(duì)于公式內(nèi)容中的敏感信息要進(jìn)行刪除，但部分高校官網(wǎng)仍存在泄露個(gè)人信息的情況。信息安全意識(shí)的淡薄，極易造成公眾個(gè)人利益的損失，這也一定程度上降低了高校的公信力，不利于高校檔案公共服務(wù)的開展。其次，高校信息安全防護(hù)能力較弱。高校檔案館進(jìn)行公共服務(wù)，勢(shì)必要將互聯(lián)網(wǎng)范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，不再僅限于校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)，這也給高校信息安全防護(hù)能力提出了新的要求。在2017年5月，因Windows漏洞而導(dǎo)致的勒索蠕蟲病毒在全球范圍內(nèi)爆發(fā)，高校成為重災(zāi)區(qū)，大量畢業(yè)生個(gè)人信息泄露、科研材料加密。而在公共服務(wù)中，高校面向的對(duì)象更為廣闊，面臨的網(wǎng)絡(luò)狀況也更加復(fù)雜，如何在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中保障信息安全，就成為高校檔案信息化建設(shè)急于解決的問(wèn)題。

3.缺乏服務(wù)意識(shí)。高校檔案館的信息化建設(shè)要能更好地服務(wù)廣大師生與社會(huì)大眾，這也要求檔案工作人員必須具備一定的信息化素養(yǎng)。但是目前高校檔案館信息化建設(shè)中，檔案人員的信息化素養(yǎng)與公共服務(wù)的要求存在落差。對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，只要具備一定的計(jì)算機(jī)操作水平就能夠滿足，而公共服務(wù)作為檔案工作的拓展對(duì)信息素養(yǎng)要求更高，它不僅要求檔案工作人員能夠順暢地處理工作，還要能夠支撐起服務(wù)體系來(lái)，如運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具開展個(gè)性化檔案服務(wù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)分析等等。

三、適應(yīng)公共服務(wù)發(fā)展的要求，提升高校檔案館信息化的建設(shè)水平

針對(duì)檔案館信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，根據(jù)公共服務(wù)與檔案館信息化建設(shè)的相關(guān)性，高校應(yīng)該主動(dòng)將檔案館信息化建設(shè)置于公共服務(wù)視角進(jìn)行構(gòu)思與發(fā)展，從檔案館信息化建設(shè)的理念、內(nèi)容、方式、主體和保障考核等方面注入公共服務(wù)的要求，力求檔案館信息化與公共服務(wù)互動(dòng)共贏發(fā)展，全面提升檔案館信息化建設(shè)的水平。

1.需求導(dǎo)向，增強(qiáng)信息化建設(shè)的針對(duì)性。高校檔案館信息化建設(shè)工作，要以公眾需求為導(dǎo)向，以技術(shù)為基礎(chǔ)搭建完善的技術(shù)支撐體系，促進(jìn)檔案公共服務(wù)與檔案信息化的無(wú)障礙鏈接。首先，要積極引入先進(jìn)信息技術(shù)并推進(jìn)其與公共服務(wù)的融合，在管理方式和工作方式信息化的基礎(chǔ)上，探索技術(shù)與公共服務(wù)融合下的各個(gè)公共服務(wù)細(xì)分領(lǐng)域，如檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)、檔案智能索引等等。其次，要以公共服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，搭建現(xiàn)代化檔案共享平臺(tái)并進(jìn)行一體化管理，體現(xiàn)系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)。最后，在信息化建設(shè)時(shí)注重服務(wù)渠道的拓寬，完善線上和線下檔案服務(wù)工作的信息同步和融合，進(jìn)行全渠道的檔案服務(wù)，微信、微博、移動(dòng)APP、網(wǎng)頁(yè)端同步提供服務(wù)，根據(jù)各渠道的特性制訂具體的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，完善整體的檔案服務(wù)體系。

2.注重信息安全，提升信息安全防護(hù)能力。為保證檔案的保密性原則，必須建立完善的信息安全保障體系。一是要提升信息安全意識(shí)。針對(duì)公共服務(wù)下可能存在的信息安全威脅進(jìn)行全面系統(tǒng)的梳理，明確信息化建設(shè)中檔案管理的責(zé)任劃分，及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息安全知識(shí)的普及和培訓(xùn)，對(duì)于社會(huì)上發(fā)生的大范圍信息安全事件要預(yù)先防護(hù)，彌補(bǔ)漏洞。二是在軟硬件方面做好更新維護(hù)工作，及時(shí)彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，定時(shí)查殺病毒，對(duì)于個(gè)人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備連接檔案存儲(chǔ)硬件的行為要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，同時(shí)還要做好檔案?jìng)浞莨ぷ?，防止文件丟失。三是要做好硬件的防護(hù)工作，地震多發(fā)區(qū)要注重硬件的抗震性能，南方地區(qū)則要做好硬件設(shè)備的防潮工作，以防文件損壞、丟失。

3.提升服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新管理方式。第一，要抓住高校檔案館公共服務(wù)的重點(diǎn)，以開發(fā)利用檔案信息為核心，讓檔案館更好地為公眾服務(wù)。第二，要平衡檔案保密性與時(shí)效性的關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，檔案保密性與時(shí)間成反比，且保密性隨著時(shí)間的推進(jìn)遞減。對(duì)此，檔案管理人員要充分了解到高校檔案館保密的時(shí)效性，以此為依據(jù)充分發(fā)揮其價(jià)值，讓更多豐富的檔案內(nèi)容為公眾所用。第三，要樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，充分適應(yīng)檔案管理工作逐漸市場(chǎng)化的趨勢(shì)，開發(fā)更適應(yīng)人民和社會(huì)需求的檔案服務(wù)。第四，要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，高校檔案館管理方式創(chuàng)新，不僅要從技術(shù)層面創(chuàng)新，更要從信息化建設(shè)的理念上進(jìn)行融合創(chuàng)新。采取扁平化管理的方式，簡(jiǎn)化檔案收集、歸檔、查閱、共享的流程，它同時(shí)還較好地解決了等級(jí)式管理的“層次重疊、冗員多、組織機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下”等弊端，加快了信息流的速率，提高了決策效率。

總之，高校檔案館信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的長(zhǎng)期工程，需要學(xué)校、檔案部門、廣大師生以及社會(huì)各界人士的積極協(xié)作，更需要從不同視角去探索與實(shí)踐。高校轉(zhuǎn)型發(fā)展下高等教育公共服務(wù)的大力開展為其檔案館的信息化建設(shè)帶來(lái)了諸多的新機(jī)遇、新思路。目前重要的是，高校應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)高等教育公共服務(wù)發(fā)展的新常態(tài)，將公共服務(wù)的要求融于檔案館信息化建設(shè)的理念、主體、內(nèi)容、方式和考核保障之中，在提升公共服務(wù)水平中不斷改革創(chuàng)新檔案館的信息化建設(shè)，力求檔案館公共服務(wù)能力提升與信息化建設(shè)形成一種互動(dòng)共贏的發(fā)展態(tài)勢(shì)。當(dāng)然，將公共服務(wù)與高等教育發(fā)展的其他要求一起結(jié)合來(lái)研究高校檔案館信息化建設(shè)應(yīng)該能夠有更多的對(duì)策構(gòu)思，理應(yīng)成為高校檔案館信息化建設(shè)的一個(gè)重要研究方向。

編輯：郭裕嘉