信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

劉德松

摘 要：信息化是當(dāng)前時代背景下左右著社會發(fā)展的重要關(guān)鍵詞，也是大勢所趨，在信息化的趨勢下，許多行業(yè)都引入了信息化技術(shù)，檔案管理工作亦是如此，需要以此背景為基礎(chǔ)去積極的改革體制及相關(guān)技術(shù)等，才能夠保證檔案管理工作效率更高，確保檔案的安全，所以應(yīng)當(dāng)深入針對當(dāng)前時代背景下的檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理工作 創(chuàng)新策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）04（a）-0148-02

隨著社會的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域的競爭都愈演愈烈，在嚴(yán)峻的競爭環(huán)境下，效率成為了最重要的工作目標(biāo)，只有確保工作效率，才能夠在當(dāng)前的就業(yè)競爭中存活。檔案管理工作是多數(shù)企事業(yè)單位的必要工作環(huán)節(jié)，為了保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量，企業(yè)必須要對管理理念、管理技術(shù)等多個方面的革新提起重視，因此下文將主要針對信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行分析，給出改革意見。

1 信息時代下檔案管理工作發(fā)展趨勢

1.1 無紙化

在以往的檔案管理體系當(dāng)中，檔案主要是以紙質(zhì)形式存在的，紙質(zhì)的檔案，從建檔、儲存到調(diào)用，都需要耗費(fèi)巨大的人力、物力及財(cái)力成本，建檔需要書寫，因此需要多人去完成，檔案存儲需要足夠的空間，因此隨著檔案的不斷增加，必須要持續(xù)拓展儲存空間，用更多的儲存室去保存這些檔案，顯然這樣的管理過程，每個環(huán)節(jié)都需要耗費(fèi)大量的成本。而在網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境下，檔案以數(shù)據(jù)形式存在于網(wǎng)絡(luò)平臺上，不占據(jù)實(shí)際空間，也無需依靠多人進(jìn)行管理，最重要的是無需再去耗費(fèi)過多的成本區(qū)管理，因此無紙化是未來檔案管理工作的主要趨勢，這是無法否認(rèn)的事實(shí)。

1.2 精細(xì)化

檔案資料的類別復(fù)雜，種類繁多，數(shù)量巨大，其事業(yè)單位中的每個部門、每個崗位細(xì)化到每個個人，都有獨(dú)立的相關(guān)檔案，這些信息集合起來，如果只依靠人力管理，是很容易混亂的，即便是在檔案庫內(nèi)針對不同的檔案設(shè)置了不同的分區(qū)，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，檔案的查詢與調(diào)動也會越來越耗時，影響管理效率。但是對于信息化的檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)內(nèi)部的管理體系設(shè)置不同的分支，并且在大分支下，增設(shè)相應(yīng)的子分支，層層明確會讓檔案信息的查找與管理更便利。

1.3 實(shí)時化

效率是當(dāng)前社會的最大競爭力之一，檔案管理工作也需要根據(jù)這樣的趨勢去改革，才能符合當(dāng)前時代的管理要求。以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，局限在固定的范圍內(nèi)，建檔、儲存、調(diào)用及傳送都并不能實(shí)時完成，異地的資料傳輸，更需要依靠長時間的快遞運(yùn)送過程去達(dá)成，這樣的管理模式顯然嚴(yán)重影響了工作效率。而在信息化的趨勢下，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，卻能夠在分秒之間實(shí)時完成檔案信息的傳輸交互，即便是跨越國界的檔案傳輸，也能馬上完成，這是巨大的進(jìn)步，是檔案管理工作效率的質(zhì)的飛躍。

2 信息時代背景下檔案管理工作的問題分析

2.1 管理機(jī)制不健全

完善的管理機(jī)制，是開展任何工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作也是如此，必須要首先明確管理框架，才能確保后續(xù)工作的有序推進(jìn)。首先為確保管理工作的方向更明確，必須要根據(jù)不同的部門、崗位去合理制定每周、每月的檔案管理工作計(jì)劃，根據(jù)工作計(jì)劃去明確每天的工作任務(wù)，確保管理人員及時上交工作記錄，才能盡可能避免工作秩序混亂的問題出現(xiàn)，這是最基礎(chǔ)的要求，但是許多單位顯然忽略了這一點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)劃與實(shí)施過于隨意，不利于工作效率的提升。

2.2 管理規(guī)章制度不夠精細(xì)全面

管理規(guī)章制度是開展任何工作的基礎(chǔ)，所謂沒有規(guī)矩，不成方圓，檔案管理工作是需要慎重對待的工作，更要以謹(jǐn)慎專業(yè)的態(tài)度去看待，相關(guān)人員必須要意識到，單位內(nèi)部的檔案，有許多是涉及重要機(jī)密信息的，所以如果沒有嚴(yán)格的管理規(guī)章為基礎(chǔ)去進(jìn)行管理，無法明確權(quán)責(zé)，責(zé)任制落實(shí)不到個人，便很容易出現(xiàn)資料丟失或是被竊取的風(fēng)險，特別是在信息化的環(huán)境下，管理規(guī)章也必須要結(jié)合當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境去改革，如果缺乏了這部分內(nèi)容，管理工作必然會有更大的漏洞，但是當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的管理規(guī)章都并未考慮到當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化趨勢。

2.3 網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境安全性不足

信息化的時代下，數(shù)字化的檔案管理環(huán)境是開展檔案管理工作的前提，而網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境的安全性，則決定著檔案的安全及管理的成果。為此只有保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，確保檔案不會被竊取或是篡改，才能確保單位的利益不受損害。但是軟硬件的維護(hù)、安全技術(shù)的革新以及管理平臺的完善都需要付出一定的成本，所以許多單位為避免更多的支出，通常會選擇忽略，這樣的趨勢是對檔案管理工作改革優(yōu)化十分不利的。

3 信息時代檔案管理工作改革優(yōu)化策略

3.1 健全管理機(jī)制

任何工作都不可能在沒有框架的前提下運(yùn)行，信息化的檔案管理工作，更需要有明確的工作規(guī)劃，步步為營的去落實(shí)，才能保證工作的秩序不被打亂。每一周的開始，每個月的月初，都應(yīng)當(dāng)制定并下放相應(yīng)的管理任務(wù)，當(dāng)前的管理任務(wù)應(yīng)當(dāng)根據(jù)上一階段的管理成果去進(jìn)行規(guī)劃。在實(shí)際的檔案管理工作過程中，需要要求管理人員每天對自身的檔案建檔及管理行為進(jìn)行詳細(xì)記錄。在每周、每月的工作結(jié)束后，則必須要求管理人員提交工作記錄及總結(jié)。除此之外，對不同級別的檔案資料，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，各個部門的、各個崗位的檔案層級應(yīng)當(dāng)合理規(guī)劃，明確下放，這樣才能讓檔案管理的框架更加清晰。

3.2 健全管理規(guī)章

任何工作的開展，沒有相關(guān)法規(guī)作為基礎(chǔ)，都無法推進(jìn)，信息化的檔案管理工作亦需要依靠相關(guān)規(guī)章去進(jìn)行約束，才能條理清晰，有序推進(jìn)。所以為保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量，首先必須要針對當(dāng)前的管理規(guī)章進(jìn)行完善。在以往的傳統(tǒng)檔案管理模式下所形成的規(guī)章，毫無疑問已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的信息化檔案管理模式，必須要考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，根據(jù)當(dāng)前的趨勢去完善規(guī)章，并且確保管理規(guī)章的權(quán)威性，才能發(fā)揮實(shí)際的成效。特別是在網(wǎng)絡(luò)化的趨勢下，許多原本的管理規(guī)章已經(jīng)不適用與當(dāng)前的檔案管理需求，所以必須要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化趨勢進(jìn)行改革，將網(wǎng)絡(luò)平臺的檔案管理相關(guān)工作要求融入規(guī)章當(dāng)中，包括管理權(quán)責(zé)分配、網(wǎng)絡(luò)平臺管理要求等，都應(yīng)包含在內(nèi)，這樣才能真正成為當(dāng)前檔案管理工作的依據(jù)，促進(jìn)管理效率及質(zhì)量提升。除此以外，還應(yīng)當(dāng)定期開展內(nèi)部討論會，針對近期以來信息化檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，如果存在不合理的制度，應(yīng)及時提出修正案，以確保后續(xù)的規(guī)章改革。

3.3 提升網(wǎng)絡(luò)管理平臺安全性

檔案是企事業(yè)單位的重要依據(jù)，檔案的真實(shí)性、全面性及安全性，決定著單位的切身利益，這也是檔案管理工作的意義所在。為了保證檔案不會被竊取或是篡改，對于檔案管理技術(shù)的革新，對于管理環(huán)境的維護(hù)，是不可忽略的。信息化檔案管理平臺功能是否足夠健全，用網(wǎng)環(huán)境是否安全，管理人員是否養(yǎng)成了正確的用網(wǎng)習(xí)慣，這些都關(guān)系到檔案管理的安全性。檔案管理部門必須要從正規(guī)的渠道引入正版的殺毒防護(hù)程序，及時更新防護(hù)程序的版本，除此以外，還要針對管理人員的用網(wǎng)提出相應(yīng)的要求，登錄檔案管理賬號完成管理工作后，應(yīng)當(dāng)消除賬號相關(guān)信息，此外在傳遞檔案信息之前，應(yīng)當(dāng)事先檢測網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性，盡可能避免風(fēng)險的產(chǎn)生，才能讓檔案管理工作更加順利且迅速的完成。

參考文獻(xiàn)

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