淺談新時(shí)代下的高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作管理

彭建云

摘 要：二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的中心辦事機(jī)構(gòu)，是整個(gè)學(xué)院的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，主要圍繞學(xué)校整體部署和中心工作，負(fù)責(zé)學(xué)院的管理服務(wù)和后勤保障工作，起著舉足輕重的作用。在日常管理中，辦公室扮演著聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右、承上啟下、協(xié)調(diào)四方的橋梁樞紐的重要角色。隨著當(dāng)今社會(huì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展以及國(guó)家對(duì)高校教育改革創(chuàng)新的不斷深入，二級(jí)學(xué)院辦公室工作管理也面臨著諸多問(wèn)題。以下將對(duì)新形勢(shì)下如何轉(zhuǎn)變二級(jí)學(xué)院辦公室的工作模式與方法，建立切實(shí)高效的工作管理制度提出了相關(guān)的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：高校辦公室 工作管理 問(wèn)題 重要措施

中圖分類號(hào)：G472.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）06（a）-0109-02

在21世紀(jì)這個(gè)屬于科學(xué)知識(shí)和信息技術(shù)的社會(huì)，若想創(chuàng)建一個(gè)和諧美好、實(shí)力強(qiáng)勁的學(xué)院，二級(jí)學(xué)院辦公室的工作管理就必須緊跟當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷深入高等教育體制改革，與時(shí)俱進(jìn)，不斷解放思想，更新理念，開拓創(chuàng)新，在快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境中從學(xué)院本身的不足出發(fā)，加強(qiáng)自身先進(jìn)知識(shí)文化的學(xué)習(xí)，履行辦公室組織、協(xié)調(diào)、管理等基本的職能。同時(shí)，還要正確認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要性，明確辦公室的職責(zé)以及其面臨的形勢(shì)和挑戰(zhàn)。

1 高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作管理的特點(diǎn)

1.1 日常性

二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的一個(gè)重要機(jī)構(gòu)，每天需要處理大量的日常性事務(wù)，如通知、安排、組織學(xué)院各類會(huì)議；起草、下發(fā)各類辦公文件；預(yù)告學(xué)院工作安排；接待來(lái)信來(lái)訪；協(xié)助管理好學(xué)院的人才引進(jìn)、教師培訓(xùn)、職稱晉升、財(cái)務(wù)預(yù)算及使用、以及學(xué)院資產(chǎn)管理等工作。

1.2 協(xié)調(diào)性

二級(jí)學(xué)院辦公室作為整個(gè)學(xué)院行政管理機(jī)構(gòu)的核心部門，不僅要協(xié)調(diào)處理好其與學(xué)校各部門之間的關(guān)系，還要協(xié)調(diào)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、老師以及學(xué)生之間的關(guān)系，起到橋梁紐帶作用。同時(shí)還負(fù)責(zé)學(xué)院日常事務(wù)的督促指導(dǎo)，當(dāng)工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，需要學(xué)院辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)。此外，學(xué)院辦公室還負(fù)責(zé)校內(nèi)外的溝通、交流工作，是多層次、多方位、綜合性協(xié)調(diào)的行政管理機(jī)構(gòu)。

1.3 執(zhí)行性

二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院中樞管理機(jī)構(gòu)，不僅要嚴(yán)格整理和執(zhí)行學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作，還要及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告師生的需求和存在的問(wèn)題。此外，辦公室還要積極督促學(xué)院未辦和未完成的相關(guān)事宜，定期向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的進(jìn)展情況以及學(xué)院近期的工作狀況。

1.4 服務(wù)性

辦公室工作就是服務(wù)工作，辦公室成員自覺(jué)地貫徹和遵循學(xué)院科學(xué)的教學(xué)規(guī)律和管理原則，為教師們的教學(xué)和科研工作服務(wù)，為廣大的學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活服務(wù)。根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況制定和完善相關(guān)的規(guī)章制度，努力解決難題，提升學(xué)院的整體服務(wù)水平。

2 二級(jí)學(xué)院辦公室工作管理的重要性

著名的俄國(guó)教育家烏申斯基說(shuō)過(guò)，學(xué)校有三要素：行政管理、教育和研究。學(xué)院辦公室的工作管理圍繞學(xué)院的中心工作服務(wù)，人才培養(yǎng)、學(xué)術(shù)研究和學(xué)風(fēng)建設(shè)是學(xué)院的主要任務(wù)，教師和學(xué)生是主體，管理是關(guān)鍵，學(xué)院管理水平的高低，將直接影響大學(xué)生的學(xué)習(xí)氛圍、素質(zhì)教育水平、教學(xué)質(zhì)量以及科研成果。實(shí)踐表明，學(xué)院的意見是否能得到有力的貫徹實(shí)施，后勤是否能獲得足夠的保障，學(xué)生的文化生活工作能否開展得有聲有色等，都取決于學(xué)院辦公室管理工作進(jìn)行的好壞。因此，學(xué)院辦公室的工作管理在整個(gè)學(xué)院的政策運(yùn)行中起著至關(guān)重要的作用，是學(xué)院實(shí)現(xiàn)其教學(xué)、科研兩大重要成果的關(guān)鍵。

3 目前二級(jí)學(xué)院辦公室工作管理中存在的問(wèn)題

3.1 管理觀念落后，缺乏服務(wù)意識(shí)

近幾年，我國(guó)教育改革制度不斷更新完善，部分高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員跟不上教育改革的進(jìn)度，管理觀念相對(duì)落后。對(duì)于新出臺(tái)的制度和文件知之甚少，對(duì)重要的文件精神也缺乏必要的理解與分析，以至于在關(guān)鍵時(shí)刻很難向領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)合理的建議。

除此之外，有些二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員在其位而不謀其政，只在表面形式上下功夫，并不能真正地為師生和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。只有當(dāng)師生去找辦公室工作人員解決問(wèn)題時(shí)，才會(huì)提供一些指導(dǎo)與幫助，有時(shí)甚至一推了之。其根本原因是辦公室工作人員缺乏育人為本、服務(wù)至上的精神，只是把平時(shí)的工作敷衍了之，影響了學(xué)院辦公室的工作效率及工作形象。

3.2 管理知識(shí)匱乏，缺乏創(chuàng)新意識(shí)

學(xué)院辦公室工作人員存在其工作水平、政治素養(yǎng)與工作要求不相符的現(xiàn)象。近幾年高校大量引進(jìn)應(yīng)屆畢業(yè)生，或從教學(xué)崗位聘請(qǐng)教師做管理人員，辦公室工作人員的工作經(jīng)歷和學(xué)歷水平參差不齊，缺乏相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的管理知識(shí)，工作不注重創(chuàng)新，一味地沿襲原有的工作方式，影響了辦公室工作水平的提高。

3.3 管理制度不健全，執(zhí)行力不足

俗話說(shuō)“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，有些二級(jí)學(xué)院辦公室存在管理制度不完善，缺乏針對(duì)性與計(jì)劃性，從而導(dǎo)致分工不明確、管理不到位的事情時(shí)有發(fā)生，有時(shí)甚至出現(xiàn)工作失誤。此外，學(xué)院辦公室管理制度上還缺乏激發(fā)工作人員工作積極性、鼓勵(lì)工作人員認(rèn)真辦事的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，致使一些工作人員在職責(zé)范圍內(nèi)存在偷懶行為，只是被動(dòng)的接受并應(yīng)付差事，從而無(wú)法形成行之有效的工作機(jī)制。

3.4 辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，缺少操作經(jīng)驗(yàn)

文件雜多、電話頻繁、會(huì)議效率低、消息通知不及時(shí)、任務(wù)下達(dá)速度慢、解決問(wèn)題緩慢、組織分工不明確等問(wèn)題都是傳統(tǒng)辦公方式效率低下的主要表現(xiàn)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，人類進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的高校辦公方式正逐步地退出舞臺(tái)，取而代之的是辦公信息化網(wǎng)絡(luò)化。大部分高校實(shí)行OA辦公自動(dòng)化后 ，辦公效率都有了極大程度上的提高。但隨之而來(lái)的問(wèn)題是，管理人員、師生對(duì)操作技術(shù)不熟練，缺乏計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)方面的基本知識(shí)，在一定程度上影響了OA系統(tǒng)工作效率的充分發(fā)揮。

4 加強(qiáng)學(xué)院辦公室工作管理的重要措施

4.1 創(chuàng)新管理理念，提高服務(wù)意識(shí)

創(chuàng)新是一切事物發(fā)展的源泉，是辦公室管理工作的靈魂，面對(duì)雜碎繁瑣的辦公室事務(wù)，工作人員要不斷地尋求思想觀念上的更新，進(jìn)一步解放思想，提高自身的創(chuàng)新意識(shí)，不斷開拓，勇于在工作中打破條條框框，以全新的思維方式全方面、多角度地思考問(wèn)題。強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，以師生為中心，抓住重點(diǎn)和熱點(diǎn)，及時(shí)掌握相關(guān)動(dòng)態(tài)，主動(dòng)了解和發(fā)現(xiàn)在人才培養(yǎng)、教學(xué)及科學(xué)研究過(guò)程中存在的問(wèn)題，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和全院師生提供最新消息、解決相關(guān)難題，更好地為師生提供服務(wù)。

4.2 培養(yǎng)專業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

面對(duì)新時(shí)代、新形勢(shì)、新要求，學(xué)院辦公室工作管理涉及的業(yè)務(wù)知識(shí)越來(lái)越廣，工作范圍越來(lái)越寬，要想切實(shí)高效地做好辦公室工作管理就必須要求工作人員知識(shí)面廣、專業(yè)能力強(qiáng)、有豐厚的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)和強(qiáng)大的自身素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要。一方面要加強(qiáng)思想政治教育理論知識(shí)學(xué)習(xí)，用最先進(jìn)的理論武裝辦公室管理人員，系統(tǒng)地掌握行政管理知識(shí)，明確學(xué)院的管理工作是以學(xué)院師生為中心，不斷提高其政治思想素養(yǎng)和工作管理水平。另一方面對(duì)學(xué)院辦公室工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高工作人員的工作能力。

4.3 完善規(guī)章制度，建立辦公自動(dòng)化

任何規(guī)范、高效、有序的管理，都離不開完善的科學(xué)管理制度。二級(jí)學(xué)院辦公室工作繁雜而瑣碎，頭緒多且面廣，還時(shí)常伴有臨時(shí)性、突發(fā)性事務(wù)發(fā)生。擁有完善的規(guī)章制度不僅能有效地避免工作中的混亂和失誤，還能使辦公室工作人員在工作時(shí)做到忙而不亂，有條不紊，有據(jù)可循。因此，加強(qiáng)辦公室的制度建設(shè)，努力讓辦公室工作步入規(guī)范化、程序化、科學(xué)化軌道，使辦公室工作更加高效有序。

同時(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的快速成長(zhǎng)，對(duì)學(xué)院辦公室工作提出了更高的信息技術(shù)應(yīng)用要求。因此，加大對(duì)學(xué)院辦公室信息技術(shù)方面的硬件設(shè)施的建設(shè)，建立良好的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室信息化的重要戰(zhàn)略步驟，也是使辦公室降低辦公成本、提高工作效率的重要手段。 辦公自動(dòng)化體系的實(shí)現(xiàn)，不論是在辦事、辦文、信息獲取方面，還是在督查督辦等方面，都對(duì)辦公室的工作效率有極為明顯的提升。

4.4 積極走出去，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)

隨著我國(guó)高等教育的高速發(fā)展，高校之間的交流學(xué)習(xí)日益頻繁，二級(jí)學(xué)院辦公室通過(guò)與其他兄弟院校之間的交流學(xué)習(xí)，從中揚(yáng)長(zhǎng)避短，從而在一定程度上提高工作管理水平。在交流學(xué)習(xí)的同時(shí)，辦公室管理人員也可以拓寬自身視野，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，以此促進(jìn)二級(jí)學(xué)院辦公室管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃文婧.高職院校辦公室行政管理的高效思路構(gòu)建[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（1）：20.

[2] 曾蔚陽(yáng).新形勢(shì)下高校系部辦公室管理工作改革芻議[J].學(xué)理論，2012（25）：196-197.

[3] 莫文娟.高職院校辦公室管理創(chuàng)新與方法探討[J].東方企業(yè)文化，2014（17）：154-156.

[4] 孫瑋，王世龍.高校辦公室中樞協(xié)調(diào)職能運(yùn)行機(jī)制的研究[J].高教論壇，2010（12）：100-102.

[5] 曲明貴.新形勢(shì)下高等學(xué)校行政管理工作探討[J].教學(xué)研究，2007，30（3）：211-213.

[6] 孫娜.淺談高校辦公室工作的職責(zé)與效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（20）：20.

[7] 張欣剛.學(xué)校辦公室管理工作的特點(diǎn)與創(chuàng)新[J].現(xiàn)代營(yíng)銷，2013（11）：29.