淺談檔案信息化建設(shè)中若干問(wèn)題的思考

李蓉

摘要：檔案信息管理可以保證檔案信息的科學(xué)管理和優(yōu)化配置，這也是檔案管理適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。要在一個(gè)全面決勝階段建設(shè)小康社會(huì)，全面深化改革，全面依法治國(guó)，全面深化改革，實(shí)現(xiàn)中華民族的關(guān)鍵和關(guān)鍵時(shí)期的偉大復(fù)興。檔案工作必須建立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享的發(fā)展理念，主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，抓住機(jī)遇，改革創(chuàng)新，全面建設(shè)小康社會(huì)。目前，檔案信息化建設(shè)還存在一些不足之處，需要在管理過(guò)程中進(jìn)一步完善和創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；問(wèn)題；思考

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018） 5（b）-0000-00

檔案信息化在上世紀(jì)末提出以來(lái)，我國(guó)檔案信息化建設(shè)已初見(jiàn)成效，信息化檔案的新管理模式已得到社會(huì)的廣泛認(rèn)可。但對(duì)整個(gè)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，檔案信息也屬于新穎事物，檔案信息管理也屬于一種全新的管理模式，在努力避免走失的過(guò)程中。本文就檔案信息化管理中存在的一些問(wèn)題提出了一些看法。

1檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)

檔案信息的構(gòu)建是以人為本、可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀為基礎(chǔ)的。經(jīng)過(guò)30多年的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已初具規(guī)模。最初是建立在一個(gè)局域網(wǎng)（LAN），電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，互聯(lián)網(wǎng)作為一個(gè)平臺(tái)，基于檔案管理信息系統(tǒng)，中心的文件目錄、數(shù)據(jù)庫(kù)、文件使用平臺(tái)為基礎(chǔ)，基于檔案信息系統(tǒng)信息發(fā)布網(wǎng)站的文件。

根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，我省檔案館信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)程序和檔案工作的指導(dǎo)思想和主要任務(wù)，基于檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為基礎(chǔ)，以文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、文件信息數(shù)字化，文件服務(wù)網(wǎng)絡(luò)為內(nèi)容，和擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，按照總體規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)的原則建設(shè)，安全，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理和服務(wù)，加快器官和機(jī)構(gòu)計(jì)算機(jī)檔案管理和檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)全省檔案持續(xù)、快速和健康發(fā)展。

堅(jiān)持服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和服務(wù)社會(huì)是數(shù)字檔案基本建設(shè)的主要任務(wù)?，F(xiàn)在，人們變得越來(lái)越有效率，領(lǐng)導(dǎo)者需要迅速而準(zhǔn)確地做出重要決定。所有職能部門(mén)都必須快速、及時(shí)地工作；每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案信息需求都在不斷增加，如橋梁工程檔案，一些建設(shè)單位可能在偏遠(yuǎn)山區(qū)的作業(yè)，咨詢(xún)業(yè)務(wù)檔案是不方便的，來(lái)回要好多天，他們迫切要求信息共享。一些投資項(xiàng)目投資者想知道當(dāng)?shù)氐恼w情況敢于投資，因此了解當(dāng)?shù)貦n案只有細(xì)節(jié)是最全面、最新、最直接、最方便的地方，尤其是檔案部咨詢(xún)中心建立了當(dāng)前文件后，各界人民和投資者獲取信息更方便，這一切都迫使檔案信息的存儲(chǔ)和使用部門(mén)必須盡快改變?cè)瓉?lái)的傳統(tǒng)方法管理、檢索和使用，與現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案信息及時(shí)的收集，和容易提供需求者的方方面面。

2檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)性工作實(shí)踐過(guò)程中存在的問(wèn)題

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化滯后和各種應(yīng)用的并存，嚴(yán)重影響了整體系統(tǒng)水平的提高。文件軟件不夠全面，不能包含整個(gè)文件管理過(guò)程，不能完全反映文件信息的全貌。檔案管理軟件、計(jì)算機(jī)軟件公司開(kāi)發(fā)其檔案、使用方法、格式、系統(tǒng)環(huán)境是不一樣的，不能實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，不利于檔案信息的綜合利用和未來(lái)的合理共享。這限制了檔案工作的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程。

檔案信息和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的分布是不同的，層次不同，通用性差，不能有效地結(jié)合起來(lái)。標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)。文檔管理應(yīng)用程序計(jì)算機(jī)的前提是具有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致了圖書(shū)質(zhì)量和時(shí)間的不一致性。各種類(lèi)型文件的描述標(biāo)準(zhǔn)數(shù)不勝數(shù)。他們只關(guān)注系統(tǒng)或?qū)I(yè)領(lǐng)域，不能完全實(shí)現(xiàn)。統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)也阻礙了計(jì)算機(jī)文件管理的發(fā)展。

檔案信息的建設(shè)，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人員隊(duì)伍建設(shè)、信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，是一個(gè)涉及項(xiàng)目多個(gè)方面的系統(tǒng)，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和行政部門(mén)結(jié)合實(shí)際規(guī)劃和逐步實(shí)施。檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化是信息建設(shè)中的信息資源建設(shè)，是檔案信息建設(shè)的基本任務(wù)之一。檔案信息建設(shè)的目標(biāo)應(yīng)是信息資源建設(shè)的核心內(nèi)容，作為電子信息管理的核心內(nèi)容，保證電子檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性。同時(shí)，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立電子檔案檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子文檔的有效管理和實(shí)時(shí)使用，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字檔案信息管理。

基本檔案信息化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，持續(xù)，包括總體設(shè)計(jì)、軟件開(kāi)發(fā)或選購(gòu)，文件整理，掃描輸入，系統(tǒng)管理，光盤(pán)備份、查詢(xún)管理、安全措施、等檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面、每個(gè)鏈接，其中最主要的是一個(gè)基本的工作標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案，檔案標(biāo)準(zhǔn)建立健全和真正的實(shí)踐。文件本身是一個(gè)系統(tǒng)工程標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促進(jìn)自動(dòng)化建設(shè)，必須特別注意電子文件標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化（如電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和交換格式的統(tǒng)一，檔案軟件使用環(huán)境底部，輸入對(duì)象和特定格式的統(tǒng)一，等等）。

3堅(jiān)持以人為本，做好檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)性工作

文件管理信息化基礎(chǔ)工作，首先，從電子檔案的基本建設(shè)，主要是通過(guò)描述文件、掃描等形式，建立目錄項(xiàng)目資源庫(kù)（如數(shù)據(jù)目錄和文件目錄、卷、文件目錄；圖片）將以各種物理載體的形式將信息歸檔，所有的光盤(pán)都存儲(chǔ)在數(shù)字記錄中，各種內(nèi)存、磁盤(pán)和其他計(jì)算機(jī)完成檔案的收集文件信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。為信息社會(huì)提供數(shù)字化文件信息資源，目的是實(shí)現(xiàn)快速搜索查詢(xún)、信息資源共享。

進(jìn)行電子檔案歸檔也要以人為本，組成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行這項(xiàng)工作。現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，文件作為信息資源的一部分，已被越來(lái)越多的關(guān)注和重視，作為一個(gè)新時(shí)代的檔案管理人員，應(yīng)提高自身的水平，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，可以充分利用現(xiàn)代方法進(jìn)行文件服務(wù)工作，努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、更好的檔案收集、管理、保存、利用服務(wù)，提高電子檔案的開(kāi)發(fā)能力，承擔(dān)電子檔案工作的負(fù)擔(dān)。

安全訪(fǎng)問(wèn)而言，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用目錄文件，描述和檢索、統(tǒng)計(jì)工作，應(yīng)設(shè)置不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，搜索、查看、復(fù)制檔案工作的限制，如操作電腦為了防止外國(guó)人員直接修改文件，防止機(jī)密文件的文件。

目前，電子文件和紙質(zhì)文件用相同的兩套文件轉(zhuǎn)換成文件。它采用不同的編目方法和存儲(chǔ)設(shè)備。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙文件準(zhǔn)備表或卷目錄表示“注意”項(xiàng)目的相應(yīng)的電子文檔編碼和內(nèi)存地址，同時(shí)， 電子文件目錄中的“注意”項(xiàng)目在相應(yīng)的紙質(zhì)文件文件號(hào)碼和地址，以便使用互補(bǔ)時(shí)參考。

因?yàn)闄n案信息化建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，在數(shù)字信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，存在于數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)交流，檔案信息資源的合理共享，建立一個(gè)大型數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、文件信息，提供了有力的信息保障資源的研究和開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，總結(jié)形式學(xué)習(xí)材料，如通過(guò)建立檔案網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字檔案信息成為互聯(lián)網(wǎng)通信的大動(dòng)脈，共享資源的檔案。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案信息化是檔案管理部門(mén)科學(xué)管理和優(yōu)化檔案信息的必要手段。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化的思想意識(shí)，重視信息化建設(shè)的適用性和有效性，進(jìn)一步提高檔案信息管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]趙屹，《檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)》，北京圖書(shū)館出版社，出版日期：2003年10月1日

[2]顏海，《檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用》，武漢大學(xué)出版社，出版日期：2004年3月1日