高職教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)代化管理對(duì)策

朱悅坤

摘要：高職教學(xué)檔案高職教學(xué)質(zhì)量的重要反應(yīng)，同時(shí)也是高職教學(xué)管理工作開(kāi)展的依據(jù)。高職教學(xué)檔案具有多樣性、專業(yè)性、系統(tǒng)性等特點(diǎn)，做好高職教學(xué)檔案的管理，有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，更好地服務(wù)高職教學(xué)工作，優(yōu)化高職教學(xué)。本文就高職教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)代化管理對(duì)策作了相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：高職教學(xué)檔案；管理特點(diǎn)；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G647.24文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018） 5（b）-0000-00

高職教學(xué)檔案記錄了高職教學(xué)活動(dòng)，是高職教學(xué)工作的真實(shí)反映，通過(guò)高職教學(xué)檔案，可以找出高職教學(xué)工作中的不足，并有針對(duì)性的加以完善和改進(jìn)，進(jìn)而推動(dòng)高職教學(xué)的更好發(fā)展。隨著高職院校規(guī)模的擴(kuò)大，高職教學(xué)檔案管理工作也愈發(fā)重要。然而，基于檔案開(kāi)發(fā)利用的需要，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合高職教學(xué)檔案工作的需要，而要想做好教學(xué)檔案管理工作，促進(jìn)高職教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用，就必須加快現(xiàn)代化管理，以現(xiàn)代化管理手段取代傳統(tǒng)的管理手段，從而提高教學(xué)檔案管理水平。

1.高職教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)

1.1教學(xué)檔案的專業(yè)性

教學(xué)檔案記錄的是教學(xué)活動(dòng)，而教學(xué)過(guò)程是一種專業(yè)的實(shí)踐活動(dòng)，這種專業(yè)性決定了教學(xué)檔案具有專業(yè)性。教學(xué)檔案涉及到教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)成果、教學(xué)方法等內(nèi)容，教學(xué)檔案的專業(yè)性使得教學(xué)檔案管理必須規(guī)范、科學(xué)。

1.2教學(xué)檔案的系統(tǒng)性和周期性

教學(xué)檔案與教學(xué)工作有關(guān)，其內(nèi)容結(jié)構(gòu)本身具有系統(tǒng)性。教學(xué)檔案是隨著教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展而形成的，涉及各教學(xué)實(shí)踐層次和管理層次，是一個(gè)完整的有機(jī)體。教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展都需要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的規(guī)劃，在這種系統(tǒng)性的教學(xué)活動(dòng)下產(chǎn)生的檔案也必然會(huì)具備系統(tǒng)性特征。教學(xué)檔案的周期性主要表現(xiàn)在學(xué)期、學(xué)年。在高職教學(xué)中，每一學(xué)期、每一學(xué)年都要對(duì)教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行管理，各個(gè)階段共同構(gòu)成完整的大循環(huán)周期。

1.3教學(xué)檔案的分散性和集中性

高職的教學(xué)活動(dòng)和管理活動(dòng)的分工，使得各教研室、各教學(xué)部門所產(chǎn)生的檔案信息也比較分散，使得教學(xué)檔案管理比較分散。但是，根據(jù)《高校檔案法規(guī)定》，教學(xué)檔案管理工作必須遵循統(tǒng)一、集中性的原則，在這種原則要求下，高職教學(xué)檔案管理具備分散與集中并存的特點(diǎn)。

2.高職教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的意義

高職教學(xué)檔案是高職教學(xué)工作的真實(shí)記錄，對(duì)高職教學(xué)發(fā)展有著借鑒作用，而要想發(fā)揮教學(xué)檔案應(yīng)有的作用，就必須對(duì)其進(jìn)行有效的管理。長(zhǎng)期以來(lái)，高職教學(xué)檔案管理方式比較傳統(tǒng)，教學(xué)檔案依然以紙質(zhì)檔案為主，檔案信息的采集、統(tǒng)計(jì)、分析依然靠人工方式，這種方式不僅效率低， 而且很容易造成檔案信息的不完整、失真，進(jìn)而無(wú)法發(fā)揮教學(xué)檔案應(yīng)有的作用。因此，革新教學(xué)檔案管理尤為重要?，F(xiàn)代化管理是時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在要求，是高職教學(xué)檔案管理的重要目標(biāo)。在高職教學(xué)檔案管理工作中，借助現(xiàn)代化管理手段，可以對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理，提高教學(xué)檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用，更好地服務(wù)高職教學(xué)工作，推動(dòng)高職教學(xué)發(fā)展[1]。

3.高職教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理對(duì)策

3.1構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)

在信息化時(shí)代里，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合高職教學(xué)檔案管理的需要，傳統(tǒng)的檔案管理方式會(huì)嚴(yán)重阻礙高職教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用。信息化管理是信息時(shí)代的特征，高職院校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性。首先，高職院校要加大信息化的投入，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)；其次，結(jié)合教學(xué)檔案類別及特點(diǎn)，構(gòu)建相應(yīng)信息化管理系統(tǒng)，如，招生檔案，建立招生檔案信息系統(tǒng)、教學(xué)科研成果，建立與之相應(yīng)的科研檔案信息系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化操作，從而提高檔案管理水平和效率[2]。

3.2變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)

現(xiàn)代化管理注重的是服務(wù)。長(zhǎng)期以來(lái)，高職教學(xué)檔案管理工作存在“重管輕用”的現(xiàn)象，使得許多教學(xué)檔案被遺忘、丟棄、摧毀。教學(xué)檔案具有較好的服務(wù)功能，基于現(xiàn)代化管理的需要，在高職教學(xué)檔案管理中，要變被動(dòng)為主動(dòng)，為檔案使用者提供全面的檔案信息服務(wù)。借助信息手段，構(gòu)建完善的檔案信息檢索服務(wù)窗口，方便檔案使用者可以快速地找到檔案信息。另外，加強(qiáng)檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，引導(dǎo)其樹(shù)立全心全意為學(xué)生、教師服務(wù)的觀念，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案效用最大化[3]。

3.3完善教學(xué)檔案管理制度

在高職教學(xué)檔案管理中，制度是基礎(chǔ)，完善的制度有利于教學(xué)檔案管理工作的順利開(kāi)展?；诂F(xiàn)代化管理的需要，高職院校應(yīng)當(dāng)建立與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的檔案管理制度。首先，要強(qiáng)化教學(xué)檔案的管理，將教學(xué)檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)。其次，要健全檔案信息的審查機(jī)制，對(duì)所收集的檔案信息進(jìn)行全面的審查，確保檔案信息真實(shí)、全面，然后再歸檔。再者，要落實(shí)責(zé)任制，將教學(xué)檔案管理責(zé)任落實(shí)到具體部分、具體人的身上，從而更好地規(guī)范檔案管理行為，確保教學(xué)檔案管理工作的高效開(kāi)展[4]。

3.4加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

在高職教學(xué)檔案管理工作中，檔案管理人員能力水平的高低直接影響到了教學(xué)檔案管理水平。基于現(xiàn)代化管理的需要，高職應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，加強(qiáng)檔案管理人員能力的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員信息化操作能力、檔案管理能力等；其次，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)教育，為教學(xué)檔案管理培養(yǎng)一支高素質(zhì)的隊(duì)伍[5]。

3.5抓好教學(xué)檔案信息安全管理

基于現(xiàn)代化管理的需要，許多高職學(xué)校已經(jīng)走上了信息化管理的道路。然而信息化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上。在高職推進(jìn)信息化管理的過(guò)程中，教學(xué)檔案信息安全也受到了較大的威脅。因此，要想保證教學(xué)檔案的完整、真實(shí)，高職應(yīng)當(dāng)做好教學(xué)檔案信息安全管理，要加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，如身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，以這些技術(shù)為支撐，提高教學(xué)檔案信息系統(tǒng)的安全性，避免檔案信息受到惡意攻擊[6]。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上，高職教學(xué)檔案是隨著高職教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展而產(chǎn)生的，是高職比教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)反映，做好高職教學(xué)檔案管理工作尤為重要?；诟呗毎l(fā)展的需要，高職院校應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推動(dòng)教學(xué)檔案管理工作的開(kāi)展，提高教學(xué)檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用，更好地服務(wù)高職教學(xué)工作，推動(dòng)高職教學(xué)的更好發(fā)展。

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