事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

郭棟

【摘要】在這個對信息需求量飛速增長的時代，檔案的管理對于每一個全事業(yè)單位都是十分重要的。如何做好擋案管理工作是當下每個單位都面臨的首要問題，做好檔案的管理工作并不是一件容易的事情.這需要極大的耐心與毅力。當然還需要有一定的專業(yè)性及技術(shù)性，才能及時發(fā)現(xiàn)同題并解次同題。事業(yè)單位在擋案管理中將會面臨很多同題，本文將其述一下事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)狀問題；對策

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，山西省在行政體制、機構(gòu)精簡、人事管理等 方面發(fā)生了一系列的變化，對事業(yè)單位檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。特別是近幾年，計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，無紙化辦公方式產(chǎn)生的電子文件、圖像 文件、圖形文件等，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新課題和新挑戰(zhàn)，面對這種形勢，如何管理好事業(yè)單位檔案以實現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)變，成為檔案信息化建設(shè)中的一個重要問題。

一、檔案管理工作范疇

檔案的分類、裝訂以及登記、查詢和注銷，都是檔案管理當中的基礎(chǔ)工作。檔案的分類，也就是說需要根據(jù)相關(guān)的準則，將檔案來自何處、檔案的內(nèi)容等進行歸類。一般而言，對于檔案的裝訂，均運用三點一線的方式。檔案登記采用冊、表和單等多種形式是對檔案的進出、整理、保存以及利用等情況進行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的安全性以及完整性。完善檔案管理的基礎(chǔ)工作，能夠確保在使用的時候更加方便，并且能夠節(jié)約大量時間和人力資源。由于檔案的內(nèi)容大多是企業(yè)或單位活動的重要體現(xiàn)，因此其具有時效性、獨特性和重要性。而檔案管理的基礎(chǔ)工作的存在，在一定程度上能夠更加確切地為用戶提供價值。因此，一方面，需要對檔案的分類和歸檔做到有效、有秩序地整理，這不僅僅是基礎(chǔ)工作，更是評價現(xiàn)代化檔案管理的水平之一，真正意義上實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理水平。另一方面，由于目前計算機技術(shù)已經(jīng)普遍運用到檔案的管理工作當中，因此做好檔案的基礎(chǔ)工作，方便后續(xù)工作的深入，以及減少檔案檢索時出現(xiàn)的問題，提升檔案檢索的效率。

二、檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作不夠重視

有相當一部分領(lǐng)導認為檔案管理就是保管保存微不足道的小工作，只要有個地方，能湊合用，能應(yīng)付檢查就行了。因此檔案管理工作就被忽視甚至忽略，各種設(shè)施、人員配置自然不到位，檔案管理自然就做不好。其次，干部職工甚至是檔案管理人員檔案意識薄弱。干部職工對于自己所負責的部門站所材料疏于整理，沒有認識到檔案對整個單位的重要性，或者是為用起來更方便，自己來保管，不愿意將材料交給檔案管理人員。

（二）檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

人事檔案管理工作一直以來不被領(lǐng)導單位重視，自然而然也就造成了現(xiàn)如今在檔案管理部門工作的人員大多數(shù)屬于兼職。也正是由于這一原因，便導致了人事管檔管理工作的工作人員不斷會出現(xiàn)頻繁的變動情況，這樣一來便使得許多人事檔案管理工作的員工對于人事檔案管理與整理的工作不夠了解與熟悉，由于對于人事檔案管理工作的疏忽大意，便又再次造成了各級管檔部門對員工在這一方面的專業(yè)知識培訓嚴重缺乏合理的組織工作，正是這種工作人員對于自身工作崗位的不夠了解，對于這項業(yè)務(wù)的熟悉程度不夠從而使得大多數(shù)的人事檔案管理工作難以合理科學的進行下去，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整性與安全性。

（三）檔案收集缺乏力度，檔案利用率較低

一是檔案收集缺乏力度。收集歸檔規(guī)章制度不夠健全，執(zhí)行不到位，處于被動狀態(tài)。二是檔案利用率較低。檔案管理是為了提供檔案信息，服務(wù)于工作，其目的在于利用。但是現(xiàn)在檔案管理存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，沒有檔案服務(wù)開發(fā)意識。

三、加強事業(yè)單位檔案管理對策

（一）提高對檔案管理的認識程度并加強人員管理

提高檔案管理管理人員及工作人員的對檔案管理工作的認識

程度，是當前改善檔案管理工作水平的緊要之事。首先是對現(xiàn)有工作人員給予專業(yè)化的培訓，提高他們的實踐能力；其次是要注意引進專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，形成老中青科學搭配，結(jié)構(gòu)合理的工作隊伍；最后，部門領(lǐng)導應(yīng)當轉(zhuǎn)變認識，提高對檔案管理工作重要性的認識，給予政策與資金保障，采用鼓勵先進、獎罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。

（二）科學規(guī)范，提高檔案管理工作效能

檔案利用是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用又是檔案管理者自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理人員既要加強檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點應(yīng)做好檔案的編目、檢索、編研工作，結(jié)合本單位特點和實際需要，編制出切合實際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。

（三）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

提高主管級別對檔案管制的思想，健全檔案管制硬件裝置，增多檔案倉庫，采購空調(diào)、除濕設(shè)備、檔案架以及計算機。引入電腦管制程序，創(chuàng)建人事檔案資料儲存以及搜索體系。檔案管制是人事管制作業(yè)的關(guān)鍵步驟，和薪資待遇、職稱等職員利益緊密相連，所以要提升檔案管制者的整體水準，提升作業(yè)積極性，從本質(zhì)上保證人事檔案資料預(yù)備完整、按時歸還。除此之外，還要創(chuàng)建完善檔案管制機制，努力做好檔案整理完善、實質(zhì)實際可信。

四、結(jié)束語

本文通過分析，提出了檔案管理存在的一些問題，這些問題雖只是事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的常見問題，但是如若遲遲沒有改進，始終會對企業(yè)的檔案管理工作造成一些阻礙。如若根據(jù)這些情況提出了建議措施，事業(yè)單位能夠進行一番大刀闊斧的改革，那么對企業(yè)而言，檔案管理工作就會有一次大的進步，可以為以后的檔案管理發(fā)展提供更好的環(huán)境和基礎(chǔ)。

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