高速公路檔案管理工作探析

莊圓

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展，交通行業(yè)也隨之發(fā)展起來，高速公路作為一種重要的交通運輸方式也迅猛發(fā)展，同時作為高速公路建設(shè)重要依據(jù)的檔案也受到了廣泛的關(guān)注。本文通過對高速公路檔案特點進行簡單的介紹，對高速公路檔案在歸檔中存在的問題進行分析，并提出相應(yīng)的措施。據(jù)此，優(yōu)化高速公路檔案歸檔及管理并實現(xiàn)高速公路檔案信息的合理共享。

關(guān)鍵詞：高速公路；特點；措施

高速公路檔案資料是指自項目立項審批（核準）至竣工驗收全過程產(chǎn)生的，對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種類型載體的歷史記錄。他是對公路工程從規(guī)劃、施工到竣工過程中的真實的記錄，是重要的信息資源，對公路建設(shè)和發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

1 高速公路檔案的特點主要有：

1.1 成套性。成套性是高速公路檔案的顯著特點之一，它體現(xiàn)在兩個方面，一是整體工程的成套性，二是單位（單項）工程的成套性。單條高速公路建設(shè)主要涉及建設(shè)、施工等單位，各個單位產(chǎn)生的檔案材料，必須進行系統(tǒng)的規(guī)整才能形成一個完整的公路檔案。在施工過程中項目的建設(shè)會進行單位單項工程的劃分，單位單項工程既相互獨立又相互聯(lián)系，檔案資料的產(chǎn)生必須把這些相互獨立的個體進行條理的整理，最后整合在一起。

1.2 專業(yè)性。高速公路檔案是特殊的科技檔案，每一條高速公路由于地質(zhì)、水文等的不同，會產(chǎn)生不同的設(shè)計方案以及施工工藝，由于檔案資料真實的記錄了施工過程，所以每一條高速公路產(chǎn)生的檔案都有唯一性。同時高速公路的建設(shè)過程中包含很多專業(yè)學科的應(yīng)用，包括勘察、地質(zhì)、水文、測繪、環(huán)評、水保、氣象、地震、設(shè)計、建設(shè)施工、設(shè)備及管道安裝、科研等相關(guān)專業(yè)。另一方面，高速公路檔案的載體也各有不同，有紙質(zhì)、電子、聲像、光盤等不同載體，在整理的過程中必須采取不同的專業(yè)方法進行歸檔。高速公路檔案的專業(yè)性特點，使之與其他的工程檔案相互區(qū)別。

1.3 指導性。高速公路檔案對于高速公路的建設(shè)具有較強的現(xiàn)實指導意義。例如，立項報告及批復是項目實施的先決條件，施工圖是施工的重要憑證。同時，施工過程資料的保存為項目的決算、審計提供了重要依據(jù)，為日后的養(yǎng)護和擴建、改建提供及時準確的基礎(chǔ)性資料。

1.4 動態(tài)性。建設(shè)工程從提出、設(shè)計到施工，由于地質(zhì)、氣候、人文、政策等原因，會隨時更改施工方案，現(xiàn)場會進行合理化的變更，隨之會產(chǎn)生不同的檔案材料，直至驗收以后，才能相對穩(wěn)定。高速公路建設(shè)的動態(tài)性特點，決定了檔案管理的難度。除了以上的特點，高速公路項目還具有周期長、耗資巨大、參建單位多、材料的來源涉及多個部門的特點。由于高速公路工程項目的材料來源都有所不同，在檔案歸檔的時候要根據(jù)各材料來源的特點來制定不同的歸檔方案。

2 高速公路檔案存在的主要問題

2.1 檔案材料的不完整。由于高速公路建設(shè)周期長，檔案材料的階段性特征比較強，涉及部門、接手人員相對較多，加之人員流動性大，施工過程中檔案利用率高，無法做到及時歸檔，導致檔案材料沒法做到真正意義上的過程管控，大量的檔案材料殘缺、變質(zhì)、丟失。同時，在工程建設(shè)中，各個單位更重視工程本身的質(zhì)量、進度、安全，作為軟件的檔案受到了忽視，等到工程準備竣工驗收時才開始重視整理，此時想要完整收集歸檔資料變得非常困難。

2.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案的管理模式來看，很多單位缺乏統(tǒng)一的檔案規(guī)章制度，不重視檔案工作，認為檔案工作只是簡單的材料堆放與保管。有的單位設(shè)立了專門的檔案室，有的單位檔案資料是分布在各部門手中，沒有配備專業(yè)的檔案人員，檔案資料比較零散，同時可以隨意的借閱，毫無保密性可言。這些原因?qū)е铝藱n案管理工作的效率偏低。從文件來看，大部分建設(shè)單位和施工單位對檔案管理重視程度不夠，沒有在項目施工前統(tǒng)一文件的格式、編號、規(guī)格，沒有把檔案竣工驗收規(guī)范貫徹項目實施過程中，缺乏有效的檔案管理措施。

2.3 缺乏復合型的檔案管理人才。檔案工作需要專業(yè)、有經(jīng)驗的人才進行管理，特別是高速公路檔案它的專業(yè)性高，更需要復合型檔案管理人才，可實際的工作中，專業(yè)從事檔案的人員較少，加之工程行業(yè)的特殊性，人員流動較大，使得檔案崗位會經(jīng)常出現(xiàn)沒經(jīng)驗的新員工，單位又沒給新員工進行崗前培訓，理論基礎(chǔ)的薄弱、對業(yè)務(wù)的不熟練以及交接的不徹底都會導致檔案工作出現(xiàn)混亂的局面。而施工原始資料又多由現(xiàn)場作業(yè)層的人員完成，作業(yè)層的人員素質(zhì)參差不齊，有的只懂施工技術(shù)，不懂檔案歸檔，導致施工原始資料混亂不堪。

2.4 檔案管理觀念落后。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)已普遍運用于各行各業(yè)，然而以紙質(zhì)材料為載體的傳統(tǒng)檔案歸檔方式仍在檔案管理中占據(jù)主導地位，紙質(zhì)材料局限性比較大，歸檔、查閱、保存都相對比較困難，無形中增加了工作難度。同時，由于單位對檔案管理的不重視沒有及時更新檔案管理設(shè)備，導致硬件跟軟件沒法跟上，檔案管理設(shè)備的陳舊與落后也制約了檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

3 高速公路檔案管理優(yōu)化措施

3.1 加強對檔案管理的認識。加強單位領(lǐng)導及檔案管理人員對檔案管理的認識，統(tǒng)一規(guī)范規(guī)章制度，同時結(jié)合單位實際情況，制定符合自身要求的公司檔案制度，要求按照《檔案法》以及公司的檔案制度中規(guī)定的檔案管理的要求來執(zhí)行并貫徹到平常的工作中，同時建立健全崗位責任制，把工作任務(wù)落實到個人，領(lǐng)導必須對檔案工作起到督查作用，使得檔案管理統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學化。

3.2 提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。各人事部門要選擇較為可靠且有責任心的檔案人員。重視人才建設(shè)，加大對檔案人員培訓的投入，結(jié)合公路行業(yè)的特點培養(yǎng)適合公路行業(yè)性質(zhì)的復合型檔案人員，同時隨著信息化的發(fā)展，除了專業(yè)的檔案相關(guān)的培訓課程以外，計算機信息相關(guān)的內(nèi)容也必須加入到培訓課程中。

3.3 實行過程管控。從高速公路立項開始，除了前期的人員進場外，檔案人員也必須同時進場。檔案資料的收集與整理要與工程建設(shè)同步進行，實行過程管控，分階段整理，完成一批資料，整理一批資料。立項審批階段結(jié)束進入勘察設(shè)計階段的時候，立項審批資料也要結(jié)束整理歸檔，同時其他階段的資料也采取相同的方法進行歸檔。

3.4 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然方向，在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導，公路事業(yè)的迅猛發(fā)展，檔案也離不開信息化的重要支撐。借鑒國內(nèi)外其他優(yōu)秀的檔案管理模式，從硬件及軟件兩方面入手，挑選合適的掃描儀、刻錄機、溫度計、濕度計，通過網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起規(guī)范化檔案體系，改善傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄模式，同時建立符合公司的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，通過掃描儀把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子信息，減少重要的紙質(zhì)資料借閱產(chǎn)生的磨損，利用數(shù)據(jù)庫輕易的把網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫信息導出，生成各種的表格，提高工作效率，減輕工作負擔，實現(xiàn)資源共享。

4 結(jié)束語

總而言之，高速公路檔案管理是一個綜合性、專業(yè)性比較強的工作，具有其復雜性，想要順應(yīng)時代的發(fā)展，必須配備高素質(zhì)檔案人才，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學技術(shù)， 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，引進先進的工作方式，提高整體工作效率，發(fā)揮社會和經(jīng)濟價值。

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