檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存發(fā)展

李恩

摘 要：隨著電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，電子檔案越來(lái)越受到人們的青睞，但是電子檔案在應(yīng)用和管理方面存在一定的缺陷，因此無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案。本文通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在檔案管理過(guò)程中紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展具有一定的必然性。

關(guān)鍵字：電子檔案；紙質(zhì)檔案；對(duì)比分析；并存發(fā)展

計(jì)算機(jī)科技高速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來(lái)了一定的困難，因此如何更好的解決紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展、配合應(yīng)用的關(guān)系就成了檔案管理中非常重要的一點(diǎn)。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

隨著電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據(jù)重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，客觀分析他們的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，善加利用，才能更好地應(yīng)用到檔案管理之中。

1.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

電子檔案形成文件便捷快速。電子檔案錄入一次，可以多次輸出，方便檔案的查找和利用，而且電子檔案的輸出和輸入不受到時(shí)間地點(diǎn)的限制，只要能夠找到相應(yīng)的檔案，千里之外都能共享電子檔案資料。電子檔案在輸出過(guò)程中不受形式的限制，可以集文字、圖像、聲音于一體，形式表現(xiàn)多樣化。

電子檔案是一種高密度的儲(chǔ)存方法。以前有磁帶、磁盤(pán)，現(xiàn)在有U盤(pán)、硬盤(pán)，都是小體積可隨身攜帶的物品，但是其中儲(chǔ)存的信息量驚人，最大程度發(fā)揮了共享資料的優(yōu)勢(shì)。

電子檔案?jìng)鬟f信息迅速。電子檔案由計(jì)算機(jī)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)傳播，傳送速度非?？?，和以只能通過(guò)郵寄的方式來(lái)傳輸?shù)募堎|(zhì)檔案相比，可謂是天壤之別。

電子檔案穩(wěn)定性差。

1.由于電子檔案不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，不僅可以在電腦上多次輸出，還可以用U盤(pán)等設(shè)備多次復(fù)制，這種不受載體限制的相互復(fù)制，很難確定哪一個(gè)是原件，更無(wú)法確定有沒(méi)有人為的更改。

2.一旦電子檔案遭到病毒的侵害，可能會(huì)無(wú)法挽救，變成廢品。

3.電子檔案依賴相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備。當(dāng)存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備由于擠壓、磨損等原因損壞時(shí)，電子檔案也將失效；即使正常保存，這些設(shè)備的存放壽命也遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案，例如光盤(pán)的使用壽命已經(jīng)是載體中比較長(zhǎng)的，也只有30年左右。電子檔案載體如此短的壽命，影響了它的整體使用時(shí)長(zhǎng)。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代非?？欤娮訖n案又依賴于特定設(shè)備和軟件，如果使用這些及其設(shè)備形成的電子檔案需要保存很長(zhǎng)時(shí)間，而在此期間一旦廠家不再提供相應(yīng)的技術(shù)支持，就容易造成數(shù)據(jù)丟失。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案與電子檔案相比有明顯的優(yōu)勢(shì)，閱讀上具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質(zhì)檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當(dāng)事人印章、手印和簽字的檔案，具備了相應(yīng)的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質(zhì)檔案具有耐久性，現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達(dá)到200年以上，可以較長(zhǎng)時(shí)間保存重要檔案。

紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也是非常明顯的，占據(jù)空間較大，能夠儲(chǔ)存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來(lái)也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質(zhì)檔案的信息共享性較差，在同一時(shí)間同一地點(diǎn)只能供一位用戶使用。同時(shí)，傳遞速率也較差，可以通過(guò)郵寄的方式傳遞，既是目前快遞業(yè)發(fā)達(dá)，遠(yuǎn)距郵遞也是需要以天為單位計(jì)算的，和以互聯(lián)網(wǎng)傳遞的電子檔案無(wú)法相比。

2 兩者應(yīng)并存發(fā)展

通過(guò)上述對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)的對(duì)比分析可以發(fā)現(xiàn)，二者各有優(yōu)勢(shì)，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是應(yīng)該相互配合使用，彌補(bǔ)彼此的不足之處。

在電子檔案歸檔保存時(shí)將相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案也一并保存，紙質(zhì)檔案具備的長(zhǎng)久保存和真實(shí)可靠的優(yōu)勢(shì)，電子檔案有檢索速度快、存儲(chǔ)密度小的優(yōu)越性能。這就決定了紙質(zhì)檔案和電子檔案必須共存，并且同步發(fā)展和管理。

2.1 檔案管理人需具備完整的檔案管理知識(shí)

由于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對(duì)新鮮事物接受速度比較慢，對(duì)電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使其具備完整的檔案管理知識(shí)。

而檔案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。在增強(qiáng)自身檔案管理方面的知識(shí)的同時(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基礎(chǔ)知識(shí)，并運(yùn)用到日常檔案管理工作之中。

2.2 電子檔案全過(guò)程管理

由于電子檔案非常依賴其設(shè)備和軟件，因此要對(duì)電子檔案做到全過(guò)程管理，也就要求檔案管理部門(mén)在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應(yīng)用等全過(guò)程發(fā)揮作用，來(lái)保證電子檔案的真實(shí)和有效。

檔案管理部門(mén)中應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)電子檔案的存儲(chǔ)和登記，實(shí)現(xiàn)辦公和檔案管理相結(jié)合，以便于日后電子檔案的管理和利用。

2.3 同步歸檔

由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對(duì)于同一內(nèi)容的電子檔案和紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步接收歸檔。比如，大學(xué)畢業(yè)生的檔案移交問(wèn)題，因?yàn)闄n案對(duì)于大學(xué)生之后的發(fā)展起著非常重要的作用，所以在畢業(yè)時(shí)，人才市場(chǎng)等負(fù)責(zé)檔案移交的部門(mén)會(huì)做到將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步接收和歸檔，不僅保證檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確，還能使檔案更為長(zhǎng)久地保存。

同步歸檔可以讓電子檔案和紙質(zhì)檔案達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的目的，更能揚(yáng)長(zhǎng)避短，避免出現(xiàn)不必要的損失。

2.4 建立聯(lián)系

電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內(nèi)容，為了能夠把兩者配合使用，應(yīng)當(dāng)在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。

如果目前庫(kù)存中有大量的紙質(zhì)檔案，而電子檔案內(nèi)容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質(zhì)檔案中重要的內(nèi)容進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，制作成為電子檔案，并把兩者同時(shí)歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來(lái)，轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案，這樣如果電子檔案的設(shè)備不小心損壞，電子檔案失去價(jià)值，還存有的紙質(zhì)檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。

在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件建立通道，使得二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)方便快速的檢索和有效的管理應(yīng)用。

2.5 利用檔案的管理措施

由于電子檔案容易被改動(dòng)，而且改動(dòng)之后難以分辨原始數(shù)據(jù)和改動(dòng)數(shù)據(jù)，使得在利用工作中管理人員經(jīng)常難以控制，并且由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)上就能更改自己的檔案信息，更是為檔案管理增加了困難。

為了保證檔案的真實(shí)完整，有關(guān)部門(mén)可以采取相關(guān)措施，比如更改信息前必須驗(yàn)證口令和身份，并及時(shí)登記，對(duì)于非常重要的檔案，必須經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的審批才可進(jìn)行更改。對(duì)于更改過(guò)的電子檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)記錄并與更改前的電子檔案保持關(guān)聯(lián)，保證檔案內(nèi)容的延續(xù)性和完整性。

比如畢業(yè)生在檔案管理網(wǎng)站上查找并審核自己的檔案內(nèi)容之前，必須登錄自己的賬號(hào)，保證查看的是自己的檔案內(nèi)容，在提出修改的過(guò)程中必須嚴(yán)格按照審核要求，如果需要學(xué)校老師和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和證明，必須出示相關(guān)資料才能進(jìn)行修改，否則不予修改。

3 總結(jié)

由于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，電子檔案已經(jīng)在檔案管理中扮演舉足輕重的角色，但是通過(guò)對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)的分析，可以發(fā)現(xiàn)兩者配合使用更加有利于檔案的管理和應(yīng)用。本文第二部分還為電子檔案和紙質(zhì)檔案配合提出5點(diǎn)建議，希望可以為檔案管理工作提供新的思路和方向。

參考文獻(xiàn)

[1]阮芳.紙質(zhì)檔案應(yīng)與電子檔案并存——開(kāi)放教育環(huán)境下的檔案工作[J].天津市經(jīng)理學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，01：37-38.

[2]金愛(ài)順.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存芻議[J].科技信息，2013，09：243+247.

[3]李琦.科研項(xiàng)目檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案的整合與利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，20：126-127.