成都丹馬士公司海運(yùn)出口單證處理中存在的問題與處理方法

[摘要]隨著國際貿(mào)易的不斷發(fā)展，國際物流也凸顯其重要的作用，而國際貨運(yùn)代理運(yùn)作的狀況直接關(guān)系到國際物流運(yùn)營(yíng)的效果。成都丹馬士貨運(yùn)代理公司是一個(gè)大型的單證處理及客戶服務(wù)中心，雖然已經(jīng)形成了完整、高效的單證處理運(yùn)作體系，但是也存在著不容忽視的問題。對(duì)丹馬士貨代公司海運(yùn)出口單證處理的過程進(jìn)行分析，闡釋其存在的問題，并提出優(yōu)化海運(yùn)出口單證處理的途徑，為國際物流企業(yè)提供一定的參考。

[關(guān)鍵詞]國際貿(mào)易；貿(mào)易方式；E2E；出口單證

[中圖分類號(hào)]F74044[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]2095-3283（2018）07-0065-04

Problems and Treatment Methods of Export Documents Processing of

Chengdu Damasci Company

Zhou Lu

（Sichuan College of Architecture Technology， Deyang， Sichuan 618000）

Abstract： With the continuous development of world merchandise trade， international logistics also highlights its important role， while the operation of international freight forwarders is directly related to the effect of international logistics operation Chengdu Damco is a large document processing and customer service center， during the processing of the documents although had formed a complete and efficient operation system， but there are also problems that cannot be ignored This article analyzes the process of handling the shipping export documents of Chengdu Damco， explains its existing problems， and puts forward ways to optimize the export shipping documents processing， hoping to provide some references to the international logistics enterprises.

Keywords： Chengdu Damco； Shipping Export； Document Treatment

[作者簡(jiǎn)介]周路（1971-），男，安徽宿州人，副教授，經(jīng)濟(jì)學(xué)碩士，研究方向：國際貿(mào)易。

[基金項(xiàng)目]2016年四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級(jí)課題（項(xiàng)目編號(hào)：2016RW02；項(xiàng)目編號(hào)：2016RW08）。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，國際商品貿(mào)易成為世界經(jīng)濟(jì)活動(dòng)重要組成部分，國際物流在國際貿(mào)易過程中凸顯其重要的作用。由于國家發(fā)展情況的差異，國際物流環(huán)境復(fù)雜多變，面臨的風(fēng)險(xiǎn)較大，要準(zhǔn)時(shí)、保質(zhì)、保量地將貨物交與收貨人具有一定的難度。基于此種情況，國際貨運(yùn)代理得以形成并不斷完善。貨代企業(yè)接受進(jìn)出口貨物所有人或其代理人的委托，以委托人的角色承辦進(jìn)出口貨物的國際運(yùn)輸代理業(yè)務(wù)。貨運(yùn)代理作為國家之間的物流運(yùn)輸業(yè)務(wù)的“橋梁”，大大減少了貨物所有人與買方之間進(jìn)行貨品交易的物流風(fēng)險(xiǎn)，減少物流運(yùn)輸中產(chǎn)生的損失。但是貨運(yùn)代理公司的運(yùn)作過程也存在不能忽視的問題，直接影響單證處理的效率和準(zhǔn)確度。因而，研究貨運(yùn)代理公司的單證處理問題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、成都丹馬士貨代公司海運(yùn)出口單證流程運(yùn)作的現(xiàn)狀

（一）成都丹馬士貨代公司業(yè)務(wù)概況

丹馬士公司是一家典型的國際貨代公司，其依托國際化信息系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)交換（EDI）功能擁有全球化的物流網(wǎng)絡(luò)，能提供與傳統(tǒng)的“港到港”和“門到門”服務(wù)不同的E2E（End to End，消費(fèi)端對(duì)產(chǎn)品端）量身訂制的供應(yīng)鏈服務(wù)。E2E更強(qiáng)調(diào)的是從客戶下達(dá)訂單開始到貨物交付的全過程管理，是一個(gè)真正全供應(yīng)鏈管理的過程。其流程概括如下：

成都丹馬士公司根據(jù)客戶異質(zhì)性劃分內(nèi)部部門，由一個(gè)部門專門服務(wù)于一個(gè)或幾個(gè)客戶，在每個(gè)部門下方根據(jù)具體操作流程部分不同分為前段流程和后段流程，根據(jù)具體情況每段流程可以進(jìn)一步分段，基本上各個(gè)部門都呈這樣的結(jié)構(gòu)分布。所謂前段流程，其工作為處理船舶次序與訂艙，可理解為負(fù)責(zé)國內(nèi)出口報(bào)關(guān)前的工作。而后段流程主要是處理文件和費(fèi)用的工作，可理解為負(fù)責(zé)貨物在國內(nèi)報(bào)關(guān)后到國外清關(guān)時(shí)的工作。整個(gè)流程中具體涉及的操作以及單證要求，將根據(jù)客戶的要求以及形成的標(biāo)準(zhǔn)操作流程（Standard Operation Procedure，SOP）進(jìn)行。丹馬士公司為每一位客戶提供全供應(yīng)鏈?zhǔn)降亩ㄖ苹?wù)。所有海運(yùn)出口涉及的單證及信息傳遞基本無紙化，采用EDI模式，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其特有的信息系統(tǒng)來完成，信息確認(rèn)多數(shù)采用郵件和電話的形式。

（二）國內(nèi)出口報(bào)關(guān)環(huán)節(jié)

通常情況下，托運(yùn)人按照安排運(yùn)輸時(shí)刻提前五天和丹馬士公司聯(lián)系有關(guān)業(yè)務(wù)，丹馬士公司接到托運(yùn)人業(yè)務(wù)后，開始著手做訂艙準(zhǔn)備。同時(shí)托運(yùn)人將運(yùn)輸貨物詳細(xì)情況提供給丹馬士貨代公司，例如貨物的數(shù)量、規(guī)格、包裝等，并作為訂艙最終的依據(jù)。

丹馬士公司訂艙模式有兩種，即實(shí)際承運(yùn)人和無船公共承運(yùn)人。實(shí)際承運(yùn)人模式下，由托運(yùn)人與船公司直接簽訂運(yùn)輸合約，丹馬士公司只能選擇托運(yùn)人事先指定的船公司進(jìn)行訂艙，并按照約定的船期安排訂艙有關(guān)的業(yè)務(wù)。無船公共承運(yùn)人模式下，丹馬士公司按照貨物特點(diǎn)選擇適合的或者有合作的船公司進(jìn)行訂艙，訂艙是根據(jù)一艘船上不同貨物到達(dá)目的港的遠(yuǎn)近，決定貨物在船上應(yīng)放置的船艙位置，并承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，成都丹馬士公司采取無紙化報(bào)關(guān)方式，提高了報(bào)關(guān)效率。報(bào)關(guān)具體流程是成都丹馬士公司把托運(yùn)人托運(yùn)貨物的件數(shù)、毛重、體積、目的港以及船公司的船名航次、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、集裝箱箱型和尺寸等信息預(yù)錄入報(bào)關(guān)系統(tǒng)里，并將其打印出來，蓋章后寄給報(bào)關(guān)行或者由報(bào)關(guān)行自行來領(lǐng)取。十聯(lián)單的功能是報(bào)關(guān)資料和工廠委托托運(yùn)的證明。提交十聯(lián)單給報(bào)關(guān)行時(shí)還沒有裝貨，因此并不會(huì)存在單貨物不符的情況，但也絕不能填錯(cuò)，填錯(cuò)十聯(lián)單會(huì)導(dǎo)致裝貨后進(jìn)碼頭時(shí)與報(bào)關(guān)資料不符，導(dǎo)致貨物無法裝船，甚至?xí)?gòu)成走私。

報(bào)關(guān)環(huán)節(jié)遵循“先進(jìn)港，后報(bào)關(guān)”的原則，即提交十聯(lián)單后，碼頭核實(shí)無誤，貨物可進(jìn)港。進(jìn)港后，核實(shí)報(bào)關(guān)資料與貨物，貨物過磅與測(cè)量。報(bào)關(guān)資料與貨物相符時(shí)，對(duì)集裝箱施封，然后海關(guān)放行，碼頭收到海關(guān)放行消息后便安排裝貨上船，完成了國內(nèi)出口報(bào)關(guān)的環(huán)節(jié)。

（三）國外出口清關(guān)環(huán)節(jié)

貨物順利上船并不僅僅完成了出口報(bào)關(guān)的要求，實(shí)際操作中還涉及補(bǔ)料（shipping instruction，SI）。在成都丹馬士公司，前段流程部門完成相關(guān)訂艙報(bào)關(guān)工作的同時(shí)，也會(huì)和后段流程的部門進(jìn)行信息交換。相關(guān)貨物的信息由出貨人或者前段流程在不超過貨物出貨時(shí)間前，以Word或Excel 格式的pre-ship提供給后段流程補(bǔ)料，成都丹馬士公司后段流程將負(fù)責(zé)把補(bǔ)料導(dǎo)入相關(guān)信息系統(tǒng)并保證正確性。補(bǔ)料將用于發(fā)給船公司以便船公司制作提單。補(bǔ)料分為兩種形式，一個(gè)是以網(wǎng)站、郵件等方式傳送的Manual SI（人為操作的補(bǔ)料），一個(gè)是通過內(nèi)部信息系統(tǒng)傳送至第三方平臺(tái)，再由第三方系統(tǒng)傳至船公司的ESI，也可理解為電子數(shù)據(jù)的SI。不同的船公司要求丹馬士公司提交SI的時(shí)間也有差異，通常最晚不超過開船前五天。而值得注意的是，沒有及時(shí)提交SI和漏發(fā)SI，都可能產(chǎn)生費(fèi)用甚至導(dǎo)致貨物不能及時(shí)上船。船公司要求的不同，目的港國家清關(guān)要求的差異，都使得在該部分容易產(chǎn)生很多問題。比如美國清關(guān)需提交AMS（Advanced Manifest System）的資料，若未能及時(shí)發(fā)送或漏發(fā)AMS資料，可能導(dǎo)致集裝箱直接被海關(guān)扣留。

實(shí)時(shí)跟進(jìn)貨物的運(yùn)輸狀況也是十分重要的，成都丹馬士公司將在貨物ETD（Estimated Time of Departure，預(yù)計(jì)出發(fā)時(shí)間）進(jìn)行查船，查看出口海關(guān)環(huán)節(jié)有無問題以及貨物是否準(zhǔn)時(shí)上船，若貨物推遲上船需查明原因并告知相關(guān)部門以及國外目的港。

對(duì)于國外清關(guān)的準(zhǔn)備，是圍繞ETD這一時(shí)間準(zhǔn)備的。清關(guān)（Customs Clearance）的順利完成才能使出口貨物進(jìn)入另一國關(guān)境，被海關(guān)順利放行，收貨人才能提貨。清關(guān)的手續(xù)文件也包括了大部分海運(yùn)出口單證。成都丹馬士公司通常只需要及時(shí)發(fā)送發(fā)貨通知（Pre-alert， P/A）到貨物對(duì)應(yīng)目的港國家的丹馬士公司，再由他們用這些文件清關(guān)。P/A一般根據(jù)不同要求在ETD后規(guī)定時(shí)間以郵件方式發(fā)給國外的代理，告知他們船已開，并準(zhǔn)備用P/A里的文件清關(guān)。P/A里面的信息一般包括船名、航次、提單號(hào)、柜號(hào)（集裝箱）、柜型、尺寸、ETD、ETA（Estimated Time of Arrival，預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間）等。而最重要的是P/A里的文件，一般包括提單，裝箱單（packing list ，PL），發(fā)票（invoice ，IN），不同國家也許還需要其他文件，比如拉美國家還需要產(chǎn)品序列號(hào)（serial number，SN）。

關(guān)于提單，是貨物被出貨人交付于承運(yùn)人或者被承運(yùn)人裝上船后，由承運(yùn)人或承運(yùn)人的代理人簽發(fā)的單證。提單作為托運(yùn)人交付貨物和收貨人領(lǐng)取貨物的憑證，在海運(yùn)出口中尤為重要。在海運(yùn)實(shí)務(wù)中，根據(jù)簽發(fā)的主體不同可分為船公司簽發(fā)的海運(yùn)提單（MASTER B/L， MB/L）和貨代簽發(fā)的貨代提單（HOUSE B/L，HB/L）。船公司簽發(fā)的海運(yùn)提單又有正本提單 （Bill of loading，OBL）和海運(yùn)單（Sea way Bill，SWB）兩種形式。簡(jiǎn)單來說，到達(dá)的國家政治軍事相對(duì)穩(wěn)定，或者收貨人與出貨人已達(dá)成良好的長(zhǎng)期合作關(guān)系并且互相信任，便可要求船公司只出具SWB，程序更為簡(jiǎn)單，當(dāng)然也證明SWB具有風(fēng)險(xiǎn)。而對(duì)于相對(duì)比較動(dòng)亂的國家，對(duì)清關(guān)要求更嚴(yán)格，以防貨物滅失的情況發(fā)生，收貨人會(huì)要求船公司出具OBL，而OBL正本單只有一份，是領(lǐng)貨憑證，收貨人只能憑借OBL換取貨物，此種情況下，成都丹馬士公司發(fā)的P/A里只是一個(gè)OBL的復(fù)印件，并不起到清關(guān)作用，OBL將在目的港放單再完成清關(guān)。貨代簽發(fā)的貨代提單HBL是貨代對(duì)于出貨人擔(dān)任的船公司角色出具的提單，HBL將有貨物最后真正到達(dá)的目的地信息，而丹馬士貨代公司是無船承運(yùn)人，將找到實(shí)際出運(yùn)船公司對(duì)貨物進(jìn)行運(yùn)輸，此時(shí)船公司會(huì)出具一份提單給丹馬士公司，此種模式下，P/A將包括HB/L和船公司出具的MB/L。

裝箱單和發(fā)票將由出貨人提供，拉美國家需要的產(chǎn)品序列號(hào)也是由出貨人提供的。當(dāng)成都丹馬士公司在ETD后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，以網(wǎng)站下載或郵件遞送等形式分別取得對(duì)應(yīng)目的港所需的船公司和出貨人提供的清關(guān)文件后，將對(duì)船公司的提單和出貨人提供的裝箱單進(jìn)行檢查，核對(duì)無誤后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送P/A給國外的丹馬士公司以便及時(shí)清關(guān)。發(fā)錯(cuò)港口或漏發(fā)都可能導(dǎo)致清關(guān)不及時(shí)，并導(dǎo)致費(fèi)用的增加。而在實(shí)際的操作過程中，很難做到在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送完整的P/A。

二、成都丹馬士公司海運(yùn)出口單證處理存在的問題

（一）流程方面引起的問題

首先，成都丹馬士公司雖然將海運(yùn)出口的各個(gè)環(huán)節(jié)分給不同部門來負(fù)責(zé)，權(quán)責(zé)分明也保證各司其職，但各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)性由于時(shí)效性而受到影響，海運(yùn)出口的單證處理和流轉(zhuǎn)效果的集中體現(xiàn)之一是時(shí)效性。前一個(gè)環(huán)節(jié)的任何變動(dòng)如未能及時(shí)告知后一環(huán)節(jié)都可能產(chǎn)生問題，比如未能及時(shí)截關(guān)而導(dǎo)致貨物延遲并裝到下一艘船上，或改配到其他船上，由此產(chǎn)生的船名航次改變，ETD或ETA改變甚至提單號(hào)改變，都可能影響到后續(xù)取得單證，發(fā)送發(fā)貨通知（P/A）的時(shí)間，甚至提單的改變。況且海運(yùn)實(shí)務(wù)中，不同情況的變更對(duì)后續(xù)單證的影響也將是多樣的。所以各部門各環(huán)節(jié)的不順暢銜接對(duì)信息的及時(shí)傳遞存在明顯的問題。

其次，成都丹馬士公司在繁多的單證要求中采取SOP進(jìn)行參照，這樣一來對(duì)資料或單證的制作檢查也有所參照，無論發(fā)生任何不符問題時(shí)，SOP也可成為依據(jù)。但是由于客人的要求時(shí)常變動(dòng)或者有新的路線出現(xiàn)，SOP的臨時(shí)修改也將增加單證的改正程度，而這樣的變動(dòng)往往不能及時(shí)傳達(dá)至每一需要單證處理的環(huán)節(jié)，由此產(chǎn)生諸多工作量，甚至增加額外費(fèi)用。

（二）人為操作導(dǎo)致的問題

雖然成都丹馬士公司廣泛使用EDI系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，公司內(nèi)部設(shè)專有部門為各種繁瑣的操作制作Macro（計(jì)算機(jī)的宏指令）來減少人為操作的失誤。但即便如此，人為操作差錯(cuò)依然存在。

首先，在報(bào)關(guān)環(huán)節(jié)，完成出口貨物順利報(bào)關(guān)才能保證貨物順利裝船，進(jìn)而保證貨物在預(yù)計(jì)開船時(shí)間順利出發(fā)。而實(shí)際操作時(shí)會(huì)發(fā)生沒訂到船艙或訂錯(cuò)船艙的情形，導(dǎo)致貨物無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)裝到船上或者運(yùn)錯(cuò)了港口，還有一種情況是，同一艘船應(yīng)在最近港口卸貨的貨物訂錯(cuò)了艙位而裝在船的最下方，結(jié)果不論是到了應(yīng)卸貨的港口取出貨物還是運(yùn)至錯(cuò)誤港口再運(yùn)回來都將產(chǎn)生很大風(fēng)險(xiǎn)和大量費(fèi)用。成都丹馬士公司導(dǎo)入系統(tǒng)的十聯(lián)單一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤會(huì)造成單證和貨物不符，進(jìn)而導(dǎo)致貨物重新查驗(yàn)，不能在規(guī)定時(shí)間之前順利報(bào)關(guān)，不能及時(shí)裝船，只能改裝船，甚至重新報(bào)關(guān)。

其次，在后續(xù)準(zhǔn)備清關(guān)環(huán)節(jié)，SI由于人為漏發(fā)、未及時(shí)發(fā)給船公司導(dǎo)致貨物不能及時(shí)裝船都會(huì)產(chǎn)生一系列的費(fèi)用。對(duì)于單證的P/A，人為漏發(fā)或未及時(shí)發(fā)給國外目的港或發(fā)錯(cuò)目的港，都將導(dǎo)致貨物到達(dá)目的港因不能及時(shí)清關(guān)而被扣留。如果出現(xiàn)問題是P/A里的文件和信息，對(duì)錯(cuò)誤的內(nèi)容必須修改，同時(shí)會(huì)產(chǎn)生一定的費(fèi)用，托運(yùn)人與丹馬士公司按照誰的問題誰支付修改單證費(fèi)的原則，然而甚至一個(gè)細(xì)節(jié)錯(cuò)誤就將產(chǎn)生數(shù)量較大的修改單證費(fèi)。為了盡可能降低修改單證的費(fèi)用，成都丹馬士公司對(duì)文件進(jìn)行反復(fù)核對(duì)，提高單證處理的準(zhǔn)確性。

（三）其他因素引起的問題

對(duì)于成都丹馬士公司來說，海運(yùn)出口到其他國家的貨物涉及很多種，單證流轉(zhuǎn)過程自然也有很多不同的問題。世界時(shí)區(qū)導(dǎo)致的時(shí)差也是一個(gè)問題。中國重大節(jié)假日前常常貨量將成倍增長(zhǎng)，與此同時(shí)卻出現(xiàn)船公司艙位十分緊張的情況，訂艙便是一個(gè)難題，難以保證貨物如期裝上船，而若此時(shí)任何人為的錯(cuò)誤都將增加對(duì)單證處理的難度。即使順利訂艙后，此階段SI的提交出現(xiàn)任何問題都將使問題嚴(yán)重，無疑單證的量也將成倍增長(zhǎng)，從正確繕制單證至目的港清關(guān)都是難題，對(duì)于單證操作人來說是重要的考驗(yàn)。

三、解決丹馬士公司海運(yùn)出口單證處理問題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)公司各部門之間的有效銜接，提高單證處理的效率，降低單證流轉(zhuǎn)的風(fēng)險(xiǎn)

成都丹馬士公司內(nèi)部不同部門應(yīng)充分了解其業(yè)務(wù)范圍及職責(zé)，確保單證處理各環(huán)節(jié)的有效銜接。任何細(xì)微的變動(dòng)都應(yīng)及時(shí)相互告知，以便相關(guān)職能部門做好積極響應(yīng)，提高單證處理的穩(wěn)定性及效率。成都丹馬士公司要不斷與船公司、托運(yùn)人進(jìn)行單證流程優(yōu)化，完善整個(gè)海運(yùn)出口的單證處理過程，定期和客人進(jìn)行對(duì)SOP的確認(rèn)，及時(shí)更新提高單證參照實(shí)效性。

（二）有效利用自動(dòng)化系統(tǒng)，減少人為操作的失誤

海運(yùn)出口單證具有完整性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)，但是海運(yùn)出口單證操作涉及細(xì)節(jié)繁多，人為處理很容易出錯(cuò)，成都丹馬士公司應(yīng)不斷完善Marco和有效利用自動(dòng)化系統(tǒng)，盡可能減少各環(huán)節(jié)人為操作的錯(cuò)誤。同時(shí)總結(jié)所有出現(xiàn)過的人為操作失誤案例，在每一環(huán)節(jié)中易“踩雷”區(qū)域多加防范。對(duì)于那些需要成都丹馬士公司加工完善的資料可由出貨人或相關(guān)系統(tǒng)直接傳送給指定接收者，減少人為操作的失誤。

（三）增強(qiáng)單證處理過程的檢查監(jiān)督力度，降低單證流轉(zhuǎn)失誤的概率

對(duì)于單證處理存在的問題不僅要加強(qiáng)檢查力度和范圍，更要追溯問題產(chǎn)生的具體原因，從根本上減少問題的發(fā)生。在傳送SI和P/A的過程中，可增加一些自動(dòng)檢測(cè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而盡量減少漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)的概率。對(duì)于清關(guān)單證要采取負(fù)責(zé)人制度，提高單證處理的準(zhǔn)確性。

（四）采取提早準(zhǔn)備、部門平衡等措施應(yīng)對(duì)單證處理工作量增加的問題

節(jié)假日單證處理業(yè)務(wù)量的變化是成都丹馬士公司無法避免的現(xiàn)象。為了更好解決這一問題，公司應(yīng)提前一段時(shí)間與各個(gè)船公司和出貨人進(jìn)行溝通協(xié)商，做好準(zhǔn)備，并告知目的港，總結(jié)節(jié)假日單證處理的經(jīng)驗(yàn)并充分利用，對(duì)于容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)提前警示到負(fù)責(zé)該環(huán)節(jié)的相應(yīng)部門。在非節(jié)假日時(shí)間要求部門內(nèi)各環(huán)節(jié)進(jìn)行交替學(xué)習(xí)，這樣在節(jié)假日單證處理工作量增加時(shí)可以比較合理地將其分配到不同環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部工作量的均衡，也可以及時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。

（責(zé)任編輯：?jiǎn)毯缌汉陚ィ窘?jīng)貿(mào)管理】