論倉(cāng)庫(kù)管理的重要性

陳世偉

【摘 要】本文結(jié)合倉(cāng)庫(kù)管理工作的傳統(tǒng)職能，從物資收貨驗(yàn)收、物資保管和庫(kù)存檢查、物資出庫(kù)以及對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃的影響等方面論述了倉(cāng)庫(kù)管理的重要性，對(duì)各單位重視倉(cāng)庫(kù)管理、切實(shí)做好貨物管理工作具有重要的指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】倉(cāng)庫(kù)管理；重要性；效益

一般人認(rèn)為倉(cāng)庫(kù)管理員不是很重要的崗位，因?yàn)檫@類(lèi)崗位對(duì)技能要求不高，又不是價(jià)值的直接創(chuàng)造部門(mén)，工作業(yè)績(jī)又難以體現(xiàn)，好像只要會(huì)電腦操作，誰(shuí)做都一樣，從而薪酬自然也無(wú)法跟其他崗位相比。但作為一名財(cái)務(wù)人員，筆者對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理員的工作有自己的個(gè)人看法。隨著現(xiàn)代物流管理的興起，倉(cāng)庫(kù)管理也有新的定義，但倉(cāng)庫(kù)作為傳統(tǒng)意義上的功能并沒(méi)有發(fā)生根本性的變化，因此本文結(jié)合傳統(tǒng)功能從倉(cāng)庫(kù)管理的收發(fā)存的角度來(lái)簡(jiǎn)要分析倉(cāng)庫(kù)管理的職能重要性。

一、物資收貨驗(yàn)收

物資收貨驗(yàn)收要求工作人員有絕對(duì)的責(zé)任感，絕對(duì)要按公司有關(guān)制度規(guī)定辦事，認(rèn)真細(xì)致進(jìn)行檢查，對(duì)入庫(kù)料品的種類(lèi)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)要做到精確，防止數(shù)量有誤、品質(zhì)規(guī)格有差異、質(zhì)量有瑕疵、料品資料缺失的物資入庫(kù)。

物資驗(yàn)收是倉(cāng)庫(kù)管理的開(kāi)頭，只有做好這個(gè)開(kāi)頭，倉(cāng)庫(kù)管理的相關(guān)工作才能進(jìn)行。驗(yàn)收程序如不能?chē)?yán)格執(zhí)行，就會(huì)帶來(lái)比較嚴(yán)重的問(wèn)題：

1.成品倉(cāng)庫(kù)將未經(jīng)質(zhì)檢通過(guò)的產(chǎn)品入庫(kù)而未標(biāo)識(shí)，很容易發(fā)貨給客戶(hù)，從而較大質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)，輕的會(huì)產(chǎn)生退貨損失，重的會(huì)產(chǎn)生質(zhì)量索賠。

2.材料倉(cāng)庫(kù)未確認(rèn)材料品牌及未核實(shí)實(shí)物數(shù)量（如稱(chēng)重計(jì)量的未稱(chēng)重），會(huì)造成材料以次充好和實(shí)物數(shù)據(jù)差異，進(jìn)而造成公司損失，筆者所在單位之前就發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的材料缺斤少兩現(xiàn)象。

3.將未完工的產(chǎn)品提前入庫(kù)，會(huì)造成產(chǎn)值計(jì)算不準(zhǔn)確，影響公司業(yè)績(jī)考核指標(biāo)的準(zhǔn)確計(jì)算，影響公司評(píng)價(jià)系統(tǒng)作用的發(fā)揮。

4.材料倉(cāng)庫(kù)不對(duì)采購(gòu)材料及時(shí)做入庫(kù)登記，進(jìn)而領(lǐng)用出庫(kù)也未作登記，這種不及時(shí)很容易會(huì)造成倉(cāng)庫(kù)管理混亂，時(shí)間久就會(huì)遺忘，單據(jù)遺失，特別在倉(cāng)管人員變更時(shí)更為突出。不及時(shí)登記會(huì)影響庫(kù)存數(shù)據(jù)，誤認(rèn)沒(méi)有庫(kù)存，使采購(gòu)量虛增，浪費(fèi)公司資源，也影響后續(xù)出庫(kù)作業(yè)及時(shí)性。

5.相關(guān)部門(mén)出于庫(kù)存金額考核，考慮要求倉(cāng)庫(kù)員月末壓部分物資不入庫(kù)，從而會(huì)影響庫(kù)存準(zhǔn)確性。

二、物資保管和庫(kù)存檢查

物資保管是物資驗(yàn)收合格后到出庫(kù)的這段工作，其同樣也是相當(dāng)重要的工作。在物資存放過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)庫(kù)位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的物資保管，而且還要注意各種物資的物理屬性，如有的物資怕光，有的怕水，有的怕酸堿等等。

要經(jīng)常進(jìn)行庫(kù)存檢查，要注意檢查物資的品質(zhì)、數(shù)量和安全。檢查品質(zhì)時(shí)，要檢查物資是否生銹、是否破損等情況；檢查倉(cāng)庫(kù)的安全性時(shí)，要看倉(cāng)庫(kù)相關(guān)的安全制度措施和應(yīng)急設(shè)備是否齊全、有效，庫(kù)房是否能經(jīng)受自然災(zāi)害等，到了月末、季末、年末都要對(duì)物資進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)。對(duì)積壓的物資，及時(shí)查明原因，安排相應(yīng)的處理措施；對(duì)不能正常使用的物資，按有關(guān)規(guī)定申請(qǐng)報(bào)廢，查明原因分清相關(guān)部門(mén)責(zé)任，追究相關(guān)責(zé)任。

物資保管和檢查工作需要前期設(shè)計(jì)，作為倉(cāng)管員須嚴(yán)格按程序保管，如果不規(guī)劃不設(shè)計(jì)不執(zhí)行，就欠款出現(xiàn)較多的問(wèn)題，保管不善導(dǎo)致不能及時(shí)找到需要的物資影響效率，滿(mǎn)足不了生產(chǎn)等用途。前期設(shè)計(jì)一定要讓最了解情況的倉(cāng)庫(kù)管理人員協(xié)助參與，從而使方案更完善，更能有效落實(shí)。如筆者所在單位部分倉(cāng)庫(kù)沒(méi)有條件，將物資放在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，沒(méi)有倉(cāng)庫(kù)管理員來(lái)確認(rèn)出入數(shù)據(jù)，完全靠使用部門(mén)領(lǐng)用登記，這過(guò)程中沒(méi)有多方確認(rèn)，看似可以提高效率，但加大了管理難度，在缺乏好的機(jī)制下情況下，這種模式很容易出現(xiàn)管理漏洞，如使用人登記錯(cuò)誤、使用人在利益驅(qū)使下多登記等，都會(huì)造成公司利益損失。就算是少登記，供應(yīng)商不認(rèn)可，引來(lái)不必要的糾紛。

三、物資出庫(kù)

物資出庫(kù)就是使用單位從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用了其所需物資，這時(shí)倉(cāng)管員一定要注意庫(kù)存記錄與物資的齊全，保證物資的先進(jìn)先出，保障物資安全。而且這個(gè)時(shí)候物資會(huì)發(fā)生損壞等問(wèn)題，因此出庫(kù)過(guò)程中要保障物資完整無(wú)缺，避免出現(xiàn)問(wèn)題，同時(shí)相關(guān)的記錄人員要記錄相關(guān)數(shù)據(jù)信息，對(duì)出庫(kù)的物資進(jìn)行匹配核對(duì)。物資出庫(kù)一般是物資管理的收尾工作，其重要性主要體現(xiàn)在如下方面：

1.成品倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨未按客戶(hù)訂單發(fā)貨，錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)，除了會(huì)影響公司形象，還會(huì)造成客戶(hù)交期索賠、退貨損失、盤(pán)點(diǎn)差異、賬務(wù)不準(zhǔn)等等，如果多發(fā)被不懷好意的人發(fā)現(xiàn)，則有可能會(huì)歸為已有。

2.相關(guān)部門(mén)為了業(yè)績(jī)要求成品倉(cāng)庫(kù)將暫無(wú)需求的商品發(fā)出或虛發(fā)貨，會(huì)嚴(yán)重影響公司業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。

3.未經(jīng)權(quán)限人員簽字就將貴重物資辦理出庫(kù)，或不限制個(gè)別部門(mén)一次領(lǐng)用多個(gè)月的用量，或領(lǐng)用時(shí)未嚴(yán)格區(qū)分領(lǐng)用部門(mén)，或要求以舊換新物未執(zhí)行等，這樣都不利于公司成本管控及成本相關(guān)考核的準(zhǔn)確進(jìn)行。

4.相關(guān)部門(mén)為了業(yè)績(jī)要求材料倉(cāng)庫(kù)不及時(shí)出庫(kù)，嚴(yán)重影響公司會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確性，及考核的公允性。

5.倉(cāng)管員為了使賬面與實(shí)物匹配，將未查明原因的盤(pán)虧差異讓生產(chǎn)部門(mén)辦理領(lǐng)用出庫(kù)，影響成本核算的準(zhǔn)確性，還讓差錯(cuò)合理化。

6.原材料倉(cāng)庫(kù)材料出庫(kù)時(shí)給供應(yīng)商按過(guò)磅重量下差計(jì)量，長(zhǎng)期以來(lái)，下差金額也非常巨大，對(duì)倉(cāng)管員來(lái)說(shuō)盤(pán)點(diǎn)時(shí)最多作磅差處理。

7.出庫(kù)時(shí)未履行簽字手續(xù)將貨出庫(kù)給委外供應(yīng)商，時(shí)間久了容易供應(yīng)商不承認(rèn)有此筆發(fā)貨，在造成損失的同時(shí)引發(fā)糾紛。

四、對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃的影響

一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)基本上是在“從錢(qián)變物，物變產(chǎn)品，從產(chǎn)品變回錢(qián)”的過(guò)程中循環(huán)，中間的物和產(chǎn)品反映企業(yè)的存貨管理水平。如果公司不能準(zhǔn)確反映物和產(chǎn)品的動(dòng)態(tài)的數(shù)量，會(huì)影響生產(chǎn)計(jì)劃職能，ERP軟件中的MRP運(yùn)算主要就根據(jù)庫(kù)存、物料訂單、客戶(hù)需求、生產(chǎn)訂單、采購(gòu)訂單等來(lái)計(jì)算生產(chǎn)量，如果庫(kù)存不準(zhǔn)確將會(huì)造成生產(chǎn)計(jì)劃出錯(cuò)的嚴(yán)重后果，會(huì)影響產(chǎn)品交期、產(chǎn)品多生產(chǎn)和物資多采購(gòu)進(jìn)而形成的呆滯、產(chǎn)能浪費(fèi)等問(wèn)題。同樣非生產(chǎn)計(jì)劃控制的輔料采購(gòu)，庫(kù)存不準(zhǔn)確會(huì)直接影響的采購(gòu)需求判斷，造成的影響與生產(chǎn)計(jì)劃相似。

綜上所述，一個(gè)看似不重要的倉(cāng)庫(kù)管理，卻影響著很多關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)：產(chǎn)值、發(fā)貨額、毛利率、采購(gòu)及時(shí)性、生產(chǎn)及時(shí)性、交貨及時(shí)性等，影響著公司財(cái)務(wù)價(jià)值核算（產(chǎn)品成本核算、研發(fā)費(fèi)用核算、存貨核算等），存貨是否妥善保管影響著公司資產(chǎn)的安全性，倉(cāng)庫(kù)管理的漏洞也會(huì)引起相關(guān)人員道德問(wèn)題，更影響企業(yè)關(guān)鍵職能生產(chǎn)計(jì)劃的發(fā)揮。因此倉(cāng)庫(kù)管理人員的品德和職業(yè)素養(yǎng)非常重要，原則性要求非常高，要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，切實(shí)履行職責(zé)，不然容易出問(wèn)題，所以用人要慎重，用后要加強(qiáng)監(jiān)督，還要為倉(cāng)管員建立職業(yè)通道以吸引優(yōu)秀人才。同時(shí)需要企業(yè)重視倉(cāng)庫(kù)管理工作，出制度、建機(jī)制、強(qiáng)執(zhí)行方能得到較好的控制。隨著公司百億元目標(biāo)的確定，煉好內(nèi)功對(duì)戰(zhàn)略實(shí)施起到關(guān)鍵作用所以我們更應(yīng)補(bǔ)齊倉(cāng)庫(kù)管理中的短板，注重倉(cāng)庫(kù)管理，積極改進(jìn)管理措施，以此來(lái)提升企業(yè)物料管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。