關(guān)于圖書(shū)分編工作流程的問(wèn)題與對(duì)策探討

宋雪

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，圖書(shū)館的書(shū)籍?dāng)?shù)量在逐年增加，體現(xiàn)了一所高等院校的綜合水平。然而，當(dāng)下圖書(shū)的分編流程亟待優(yōu)化，分編流程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)或者次序出現(xiàn)混亂，都會(huì)使圖書(shū)管理質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)分編;工作流程;問(wèn)題;對(duì)策

圖書(shū)分編工作工序復(fù)雜、技術(shù)性強(qiáng)、工作量大，同時(shí)又是多工種、多人協(xié)作的綜合性工作。有些圖書(shū)館分編工作不規(guī)范，館員崗位安排不當(dāng)，且沒(méi)有制定出工作流程，經(jīng)常出現(xiàn)工作相互推諉、扯皮現(xiàn)象，各道工序的銜接出現(xiàn)混亂，經(jīng)常相互影響，工作窩工的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，工作中一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，由于責(zé)任不清，工作范圍及工作內(nèi)容不明確等，以致相互指責(zé)，互相推卸責(zé)任，極大地影響了工作效率和工作質(zhì)量。而主管領(lǐng)導(dǎo)每天忙于應(yīng)酬，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，不能充分發(fā)揮工作人員的積極性，即使有個(gè)別人員能力突出，也會(huì)成為眾矢之的。

一、分編工作確定合理流程的重要性

分編工作包括的工序較多，各道工序雖然各自獨(dú)立，但又相互聯(lián)系，各道工序之間的銜接非常重要，若銜接不好，便會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，勢(shì)必會(huì)影響工作進(jìn)程。各道工序之間的順序也不能顛倒，否則會(huì)引起工作節(jié)奏的混亂，影響分編工作的質(zhì)量。各道工序的操作過(guò)程是相互制約的，如果某道工序產(chǎn)生積壓，勢(shì)必影響下道工序的操作，延長(zhǎng)圖書(shū)分編時(shí)間，影響新書(shū)及時(shí)流通。同時(shí)，各道工序的操作也是嚴(yán)格的，任何一道工序出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響幾道工序，以至全部工作流程。

（一）確定合理的工作流程，是實(shí)施合理工作量的重要依據(jù)。

采編工作實(shí)行定額管理，定額管理打破以往圖書(shū)館管理制度中的“大鍋飯”，充分體現(xiàn)了“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則。但定額管理也必須以合理的流程做依據(jù)。否則，僅憑數(shù)量指標(biāo)，難以合理地確定各道工序的工作量。只有制定合理的工作流程，才會(huì)最大限度地減少圖書(shū)著錄的誤差，將錯(cuò)誤降到最低點(diǎn)。

（二）確定合理的工作流程，可以提高工作人員的積極性。

由于分編工作的各工序勞動(dòng)強(qiáng)度、工作難度不一，有些工序是復(fù)雜勞動(dòng)，需要一定的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，有些工作是簡(jiǎn)單勞動(dòng)。若僅憑主觀判斷，而沒(méi)有合理的工作流程，各工序的勞動(dòng)量不均衡，勢(shì)必造成工作人員的攀比心理，從而影響工作質(zhì)量和工作人員積極性的發(fā)揮。

（三）確定合理的工作流程。

使各工序職責(zé)分明，可以提高工作質(zhì)量，使工作人員有章可循哪道工序出現(xiàn)問(wèn)題，哪道工序及時(shí)解決，杜絕互相推諉和誤工現(xiàn)象，提高分編工作的效率和質(zhì)量，加速在編圖書(shū)的周轉(zhuǎn)。

二、確定合理工作流程的原則和條件

合理工作流程的確定與各館規(guī)模，每年進(jìn)書(shū)量，人員多少及是否實(shí)行計(jì)算機(jī)管理等密切相關(guān)，不能簡(jiǎn)單一概而論，要視各館具體情況而定，以下提出的一般原則及條件，僅供參考。

（一）最佳性

在當(dāng)前條件下，分編工作的工序和操作過(guò)程及實(shí)施辦法是合理的，力求減少各工序間不必要的重復(fù)工作。

（二）直流性和緊湊型

確定工作流程盡可能走直線，盡量減少曲線和回線，各工序間銜接緊湊、有序，在加工圖書(shū)的移動(dòng)次數(shù)最少，傳遞方式適宜，減少勞動(dòng)消耗。例如，在加工圖書(shū)時(shí)采用分批方式，用樣本書(shū)和工作單在各工序間流動(dòng)，既減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，又減少在加工圖書(shū)的整體移動(dòng)次數(shù)，加快了圖書(shū)加工的進(jìn)程。

（三）節(jié)奏性和均衡性

分編圖書(shū)時(shí)要掌握一定的節(jié)奏，注意各道工序的均衡，各工序加工圖書(shū)既不產(chǎn)生負(fù)擔(dān)過(guò)重，又無(wú)窩工現(xiàn)象，使工作人員勞逸結(jié)合。

三、當(dāng)前圖書(shū)館管理中存在的問(wèn)題

圖書(shū)館管理的目的是提高服務(wù)質(zhì)量，為讀者提供更好的閱讀服務(wù)。而就我國(guó)當(dāng)前的圖書(shū)館管理狀況來(lái)說(shuō)，由于館內(nèi)所配置的管理系統(tǒng)的種類很多，比如書(shū)籍保存管理系統(tǒng)，借閱管理系統(tǒng)等，這些同時(shí)存在的管理系統(tǒng)因種類過(guò)多，使得圖書(shū)館管理變得一片混亂，嚴(yán)重降低了圖書(shū)館管理質(zhì)量。我國(guó)境內(nèi)現(xiàn)有圖書(shū)館在管理工作中存在的主要問(wèn)題有：

1.圖書(shū)館內(nèi)部存在多個(gè)管理系統(tǒng)共存現(xiàn)象，這些系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行時(shí)容易發(fā)生交叉管理，不利于館內(nèi)資源的共享和利用。

2.在圖書(shū)分編上，由于不同圖書(shū)館都具有自己的、不同的圖書(shū)分類體系，因此當(dāng)圖書(shū)館進(jìn)行合并，統(tǒng)一之后的圖書(shū)館在圖書(shū)分類上會(huì)存在多個(gè)分類體系，這一現(xiàn)象同樣會(huì)阻礙圖書(shū)館分編工作的開(kāi)展。

3.圖書(shū)館合并之后，統(tǒng)一化下的圖書(shū)館在目錄檢索體系上也會(huì)出現(xiàn)做種目錄體系并存的問(wèn)題，這一問(wèn)題與前兩個(gè)問(wèn)題一樣，很可能造成圖書(shū)館內(nèi)部分管理工作發(fā)生交叉，使用目錄檢索時(shí)，相同的目錄在聯(lián)合總目錄中多次、重復(fù)出現(xiàn)，影響圖書(shū)館信息管理質(zhì)量。

四、實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館分編工作流程最優(yōu)化的措施

（一）盡量進(jìn)行小批量作業(yè)

所謂的小批量作業(yè)，是指把進(jìn)購(gòu)的大批圖書(shū)按照具體需要和標(biāo)準(zhǔn)，分成若干小批，把每一小批作為一個(gè)單元，按照流程進(jìn)行收納，直至做完入庫(kù)。在分批過(guò)程中，每個(gè)小批的數(shù)量可多可少，作業(yè)時(shí)間可長(zhǎng)可短，具有很強(qiáng)的靈活性，這樣就可以根據(jù)客觀需求，把某個(gè)時(shí)段急需的任務(wù)完成，不是急需的便可以延后，這樣交書(shū)速度快，提高了圖書(shū)利用率，而且一旦出錯(cuò)就可以及時(shí)查出，由于是小批量，改正比較簡(jiǎn)單。

（二）優(yōu)化采編流程的內(nèi)部工作

圖書(shū)館采編流程優(yōu)化的內(nèi)部工作是指在信息流程過(guò)程中采用BPR模式處理，通過(guò)這一技術(shù)將信息采集流程優(yōu)化。在工作過(guò)程中，通過(guò)對(duì)于圖書(shū)的優(yōu)化整合，合理分析目前的信息使用情況，達(dá)到提高采集流程效率的目的。在整個(gè)優(yōu)化過(guò)程中應(yīng)當(dāng)以讀者的需求為最先考量基準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)對(duì)整個(gè)信息庫(kù)進(jìn)行整合利用優(yōu)化，而不是以任何局部的綜合分析為依據(jù)，無(wú)法照顧全局。

（三）完善圖書(shū)分編工作流程管理制度

目前圖書(shū)分編工作流程管理制度還不夠健全，主要是對(duì)工作人員管理力度還不夠，工作人員沒(méi)有必須遵守的規(guī)章制度，因此，圖書(shū)館管理人員要不斷完善圖書(shū)分編工作流程管理制度。首先要制定分編流程規(guī)范制度，工作人員必須嚴(yán)格按照這種規(guī)范和規(guī)定開(kāi)展工作，分編工作主要包括采購(gòu)、分類、歸檔等方面工作，這些工作必須有明確的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這樣工作人員才能提高工作責(zé)任心，認(rèn)真做好本職工作。

總之，對(duì)于圖書(shū)館的整體工作而言，圖書(shū)分編是必不可少的重要環(huán)節(jié)之一。一個(gè)統(tǒng)一、嚴(yán)格、科學(xué)的圖書(shū)分編流程是圖書(shū)分編工作規(guī)范化的重要保證，圖書(shū)館應(yīng)抓住機(jī)遇，提升管理水平，與時(shí)代同步，與國(guó)際接軌。應(yīng)該勇于變革與實(shí)踐，摒棄落后、狹隘的管理模式，積極探索更好的管理和服務(wù)模式，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，更好地服務(wù)學(xué)生，服務(wù)人民。

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