探討提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

陳林

摘 要：醫(yī)院在日常經(jīng)營與管理活動中會涉及到大量的檔案信息，只有做好這些檔案的管理工作，提高檔案管理的科學(xué)化與標(biāo)準(zhǔn)化水平，才能為醫(yī)院的發(fā)展提供保障。本文筆者就對提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；科學(xué)化；途徑

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）32-0009-02

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，通過采取科學(xué)有效的管理模式與方法，能在一定程度上促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量的提升，與此同時，還能減少工作人員的負(fù)擔(dān)，使醫(yī)院管理工作的開展更加人性化。但是，從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，我國不少醫(yī)院在檔案管理方面都還存在一些不科學(xué)的地方，還需在今后的工作中采取適當(dāng)?shù)拇胧?，著重提升檔案管理的科學(xué)化水平。

1 提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義

1.1 有助于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的科學(xué)健康發(fā)展

經(jīng)過長時期的實(shí)踐，我國的檔案管理工作越來越趨向于完善，其不僅在覆蓋范圍上由小變大，而且在類型上也逐漸從單一發(fā)展到多樣化，最為重要的一點(diǎn)是，管理技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了革新，可以說已經(jīng)取得了十分顯著的成就，但是，就當(dāng)前的時代發(fā)展特征以及檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，其要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展仍然任重而道遠(yuǎn)，需要解決多方面的問題，包括檔案利用率偏低、歸類不合理等，在新時期的時代背景下，加強(qiáng)對我國檔案管理科學(xué)化水平的提升，是推動我國檔案事業(yè)科學(xué)健康發(fā)展的必由之路。

1.2 有助于推動信息化社會的進(jìn)一步發(fā)展

近些年，我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)等發(fā)展十分迅速，各種現(xiàn)代化技術(shù)開始逐漸應(yīng)用到社會各行各業(yè)中，其中比較典型的就是信息技術(shù)的應(yīng)用，信息技術(shù)在人們工作與生活中的廣泛滲透，使社會生產(chǎn)生活面貌發(fā)生了顛覆性的變化，在這一時代背景下，若在檔案管理過程中仍然采用以往落后的管理模式與方法，必定會導(dǎo)致信息不能及時得到共享，這對檔案管理工作質(zhì)量的提升來說是非常不利的。因此，我們必須緊跟時代的發(fā)展步伐，加強(qiáng)對各種現(xiàn)代化管理理念、管理技術(shù)方法等的應(yīng)用，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，進(jìn)而為我國信息化社會的深入發(fā)展注入動力。

1.3 有助于科學(xué)發(fā)展觀的貫徹落實(shí)

在新形勢下，檔案管理工作表現(xiàn)出更加明顯的公益性、社會性與廣泛性等特征，對檔案的利用已經(jīng)不再僅僅局限于學(xué)術(shù)研究等領(lǐng)域，相反，大量普通民眾也加入到了檔案服務(wù)對象之中，他們開始借助網(wǎng)絡(luò)平臺查閱各種各樣的檔案資料，進(jìn)而滿足自身對知識信息的需要。正因?yàn)槿绱?，我國檔案事業(yè)的發(fā)展開始逐漸突破以往的小圈子，實(shí)現(xiàn)了與社會、大眾等的緊密聯(lián)系，將服務(wù)于全體公民作為基本宗旨，這不僅拓展了我國檔案事業(yè)的發(fā)展前景，同時也促進(jìn)了我國科學(xué)發(fā)展觀的貫徹落實(shí)。

2 醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)偏低

伴隨信息技術(shù)發(fā)展水平的進(jìn)一步提升，其在社會各行各業(yè)的應(yīng)用也越來越廣泛，在這樣的背景下，醫(yī)院也逐漸將信息化技術(shù)引入到管理過程中，這就對管理人員提出了更高的要求，要求管理人員不僅要具備全面的檔案管理知識與熟練的檔案管理技能，同時也必須對信息化技術(shù)有一定的了解，能熟練操作計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。然而，就當(dāng)前的情況來看，我國大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員在綜合素質(zhì)上都比較低，專業(yè)型、復(fù)合型人才數(shù)量極度缺乏，大部分管理人員都在某些方面存在缺陷，要么缺乏專業(yè)知識與技能，要么職業(yè)道德素質(zhì)不夠高，而且不少管理人員在觀念上都比較守舊，不能及時對自身的管理理念進(jìn)行更新，顯然，這些問題的存在對我國醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的提升來說是大為不利的。

2.2 管理觀念落后

在實(shí)際開展檔案管理工作的時候，許多管理人員都認(rèn)為此項(xiàng)工作并不會帶來太大的經(jīng)濟(jì)效益，所以在工作態(tài)度上比較敷衍，只是對檔案進(jìn)行簡單地歸類與管理，顯然，這樣的工作態(tài)度對檔案管理工作質(zhì)量的提升來說是非常不利的。此外，檔案管理部門在開展檔案管理工作的時候往往偏重于檔案的保管，而對其利用不夠重視，正是由于存在這樣的思想，導(dǎo)致檔案資料根本無法發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

2.3 缺乏健全的管理制度

對于醫(yī)院檔案管理工作的開展來說，只有具備一套完善的管理制度，才能確保此項(xiàng)工作開展的科學(xué)性、規(guī)范性與高效性。然而，管理制度不健全恰恰是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題之一，對檔案管理并沒有形成具體而完善的制度體系，尤其是在工作流程與相關(guān)細(xì)節(jié)任務(wù)上并沒有進(jìn)行明確說明，同時也未實(shí)施嚴(yán)格的獎懲制度或責(zé)任追究制度。醫(yī)院檔案類型本身就比較多，涉及到的數(shù)據(jù)信息也非常龐大，管理制度與相關(guān)規(guī)范不完善就極易導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)信息的遺失或者混亂無序，信息化技術(shù)的引進(jìn)在很大程度上解決了以往檔案管理效率偏低等問題，形成了電子化、信息化管理模式，但是沒有完整制度的支撐仍然會導(dǎo)致諸多問題，甚至可能對數(shù)據(jù)安全性造成極大的威脅，給醫(yī)院帶來不可估量的慘重后果。

3 提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

3.1 加大對檔案管理人才隊伍的建設(shè)力度

針對當(dāng)前在醫(yī)院檔案管理中存在的管理人員綜合素質(zhì)偏低的問題，必須在今后的工作中加大對檔案管理人才隊伍的建設(shè)力度。①應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員的專業(yè)知識水平加以提升。定期組織其參與各種專業(yè)知識培訓(xùn)活動，讓其了解更多有關(guān)檔案管理、信息化技術(shù)等方面的專業(yè)知識。②應(yīng)當(dāng)注重對檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，包括管理技能、應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力等，尤其要注重提升其熟練操作計算機(jī)的能力。③應(yīng)定期組織管理人員參與職業(yè)道德教育活動，讓其意識到檔案管理這項(xiàng)工作的重要性，提升自身的工作責(zé)任感與使命感。④應(yīng)當(dāng)實(shí)施人才激勵制度。對表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員提供適當(dāng)?shù)莫剟?，包括物質(zhì)獎勵與精神獎勵，這樣就能幫助醫(yī)院留住優(yōu)秀人才，使檔案管理人才隊伍得以不斷壯大。

3.2 樹立與時俱進(jìn)的管理理念

要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的提升，最為首要的一點(diǎn)就是改變傳統(tǒng)落后的管理理念，站在長遠(yuǎn)性、整體性的視角去思考和分析檔案管理工作的性質(zhì)，并根據(jù)時代發(fā)展的需求，樹立與時俱進(jìn)的新管理理念。另一方面，還必須加深對檔案管理工作的認(rèn)識，提高對該項(xiàng)工作的重視度，全面而深入地掌握現(xiàn)階段檔案管理工作在目標(biāo)、任務(wù)等方面發(fā)生的變化，改變以往管理過程中存在的缺陷和不足，進(jìn)而使檔案管理的科學(xué)化水平得到進(jìn)一步提升。

3.3 建立健全檔案管理制度

對檔案管理制度的完善是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的必然選擇。①應(yīng)當(dāng)站在宏觀的角度對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行完善，政府應(yīng)盡快出臺有關(guān)醫(yī)院檔案管理的相關(guān)政策與法律法規(guī)，使檔案管理工作的開展有法可依。②相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)將檔案管理的科學(xué)化建設(shè)納入到遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃之中，進(jìn)而提升管理人員對該項(xiàng)工作的重視度，并對該項(xiàng)工作的實(shí)際開展提供科學(xué)指導(dǎo)。③站在微觀的角度上來看，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須提高對檔案管理工作的認(rèn)識，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的崗位與工作機(jī)制來對此項(xiàng)工作加以完善。根據(jù)各種檔案所具備的不同特點(diǎn)，分別制定針對性的管理制度，加快實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理體制改革的目標(biāo)。④還應(yīng)當(dāng)實(shí)施嚴(yán)格的責(zé)任制度與業(yè)務(wù)考核制度。對檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，使各項(xiàng)管理任務(wù)嚴(yán)格落實(shí)到每個人身上，以免在出現(xiàn)問題的時候發(fā)生推卸責(zé)任的現(xiàn)象。業(yè)務(wù)考核制度的實(shí)施主要是為了對管理人員的工作成效進(jìn)行考核，可將業(yè)務(wù)考核結(jié)果與員工的工資掛鉤，這樣就能提升其工作的主動性與積極性，使其更好地將檔案管理工作落到實(shí)處。此外，人才激勵制度的完善也是非常重要的，這是留住優(yōu)秀檔案管理人才的有效途徑，要求人才激勵制度中包含明確的獎勵條款和懲罰條款，這樣才能使員工的獎勵與懲罰有據(jù)可依，并為員工指出前進(jìn)的方向。

4 結(jié) 語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化對檔案管理效率與質(zhì)量的提升來說意義重大，同時，也是我國檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的必由之路?，F(xiàn)階段，我國在醫(yī)院檔案管理方面還存在管理人員素質(zhì)偏低、管理理念落后等問題，需要在今后的工作中著力解決上述問題，這樣才能促進(jìn)醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的進(jìn)一步提升。

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收稿日期：2018-10-12

作者簡介：陳 林（1984-），男，漢族，云南宣威人，助理館員，大學(xué)本科，從事檔案管理工作。