小學檔案管理中存在的問題及措施研究

摘要：學校檔案管理是學校各項工作的真實歷史記錄，為學校的管理和發(fā)展提供了重要的信息來源，不僅是學校的寶貴財富，也是國家和社會的寶貴遺產(chǎn)。檔案管理是學校整體工作中不可缺少的組成部分，檔案往往反映學校的領導水平，發(fā)展道路，文化遺產(chǎn)和教育特點等。因此，積極開展學校檔案管理對加強學校建設、推進教育改革、提高教育質量、開展科學研究、促進學?？茖W發(fā)展等具有重要意義。

關鍵詞：小學；檔案管理；問題；措施

一、檔案管理工作的重要性

學校檔案是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。

檔案管理工作，一方面是為了促進我們的學?？沙掷m(xù)發(fā)展；另一方面是在信息時代，檔案管理工作的與時俱進。做好小學檔案管理工作，其最主要的目的是為了以最大限度利用檔案的資源，并利用到我們的實際學校工作中，讓我們的工作更高效的完成，讓我們的學校更好、更快的發(fā)展。

1.1檔案管理工作是體現(xiàn)檔案資源價值最有效的途徑之一

檔案資源包括的信息很多，學校的發(fā)展歷程、學校的重大事件、學校的人事流動等等，只有將其合理的進行管理，才能高效的利用他們，否則檔案只能處于“養(yǎng)在深閨無人識”的窘態(tài)。在信息發(fā)達的現(xiàn)在，檔案資源逐漸成為我們使用信息的主流，我們對其的需求也與日俱增，所以做好檔案管理工作，是我們必然的選擇，是我們促進學?？沙掷m(xù)發(fā)展的必然選擇。

1.2新時期的檔案管理工作可以更高效的發(fā)掘檔案的價值

隨著更為先進的信息技術的發(fā)展，我們學校的發(fā)展也借助信息技術，檔案管理工作也是隨此發(fā)展，這對于檔案資源的利用是相當重要的一步，也是我們學校發(fā)展、進步的重要手段。借助信息技術發(fā)展可以實現(xiàn)檔案資源潛在的價值；可以實現(xiàn)資源的共享和資源的可持續(xù)發(fā)展；完善了在檔案管理方面的不足，更有效的利用檔案資源，實現(xiàn)資源的利用最大化。

1.3檔案管理工作可以推進學校精神文明的建設

檔案記錄了歷史，是歷史的見證者，像“以史為鑒，可以知興替”說的那樣，我們可以從檔案資源中獲取一些價值的經(jīng)驗，應用于我們的實踐中，會得到意想不到的結果；“以人為鑒，可以知得失”，我們可以從檔案資源中，獲得一些人的經(jīng)驗教訓，為我們以后的發(fā)展做警示；“以銅為鑒，可以正衣冠”從檔案資源中了解到，什么是正確的、錯誤的，為自我的發(fā)展、學校的發(fā)展最好預防，避免走更多的冤枉路。

1.4檔案管理工作可縮小與發(fā)達地區(qū)的教育水平的差距

從現(xiàn)實的教育發(fā)展進程中，可以得出一條規(guī)律，即落后地區(qū)的學校對檔案管理工作重視的遠遠落后于發(fā)達地區(qū)的學校，故而造成在教育水平上的差距。所以，想要縮小與發(fā)達地區(qū)的教育水平的差距，做好發(fā)達地區(qū)的教育水平的差距是重要途徑之一。

1.5檔案管理工作可以升級檔案服務

傳統(tǒng)的檔案管理和檔案服務都已經(jīng)不能適應現(xiàn)在的信息化時代了，尤其是檔案服務功能，它在這種發(fā)展趨勢之下，局限性日益突出，以然不能滿足我們目前與日俱增的需求。所以，我們要舍棄傳統(tǒng)落后的服務形式，提高服務功能，大力的提高檔案信息資源的有效利用。

二、小學檔案管理中存在的問題

2.1對檔案管理的重視還不夠

根據(jù)目前學校檔案管理的情況來看，大部分人員對檔案管理的意識薄弱，他們并不完全了解檔案管理的重要性，也沒有認識到檔案管理在促進教育事業(yè)中的作用。個別學校領導對檔案管理有一個片面的觀點，即學校不是政府部門，文件管理既不必要也不可能嚴格做到，所以，學校的檔案管理不可能隨著形勢的發(fā)展及時的更新。檔案管理工作還沒有列入學校工作的重要議事日程，缺乏長遠的發(fā)展規(guī)劃，通常在學校的日常工作中，檔案管理工作被擱置，被忽略，嚴重影響了學校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.2檔案的基礎設施落后

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家教育投入大幅度增加，學校辦學條件也有明顯改善，但由于區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展不平衡，許多學校對檔案管理中相關硬件設施投入不足。甚至還有學校沒有檔案室，檔案倉庫又小又簡陋，設施陳舊、缺乏防護措施。糟糕的辦公條件，倉儲，辦公和閱讀還沒有實現(xiàn)三個的獨立，不時發(fā)生文件丟失、文件損壞、蟲害等情況。糟糕的存儲條件時刻威脅到檔案文件的安全。

2.3沒有完善的檔案管理體系

除了硬件方面的缺失，學校檔案管理的大部分“軟件”建設也嚴重滯后，沒有制定檔案管理計劃、檔案管理工作規(guī)程、檔案管理人員職責和其他條例，也沒有制定檔案處理和檔案收集、歸檔、鑒定、存儲、編輯等規(guī)章制度，即使少數(shù)的一些學校有制定這些規(guī)章制度，也只是寫在紙上，掛在墻上，沒有有效的監(jiān)督機制，一切相關工作都是流于形式。例如，檔案的收集側重于具有少量的類別，單調內容和無特色的文檔文件?？茖W研究檔案、專業(yè)檔案、專用載體檔案的文本檔案及檔案實體對象對象沒有得到應有的重視。

2.4檔案工作者的素質不高

學校檔案管理部門的大部分員工都是其他部門的兼職員工，沒有專業(yè)背景，整體素質較低。由于繁忙的工作和眾多的事物，他們沒有做足夠的相關業(yè)務的研究，缺乏必要的專業(yè)技能。他們中的許多人年齡較大，學歷較低，知識來源單一，創(chuàng)新意識淡薄，無法滿足其工作要求。個別檔案工作者的政治素質偏低，觀念陳舊，檔案管理工作本身枯燥乏味，地位低下，薪金低，難以激起工作積極性，故而工作質量得不到很好的保證，限制了檔案的發(fā)展。

三、如何做好小學檔案管理

3.1不斷提高檔案管理人員的綜合素質

在檔案管理的過程中，為了確保檔案利用者得到可靠的、權威的、公正的檔案信息，檔案管理人員扮演著重要的角色。作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備過硬的專業(yè)素養(yǎng)。還要有強烈的責任心、不怕苦，不怕累的精神，能夠積極應對檔案管理過程中可能出現(xiàn)的困難。

在新形勢下的檔案管理工作，要求更高的工作質量。為了做好這一要求，有效的措施之一就是提高檔案管理人員的綜合素質。在專業(yè)方面要了解檔案管理工作的整個流程，甚至掌握檔案管理工作中的每一個細節(jié)，能夠對檔案管理中各個環(huán)節(jié)了如指掌；在職業(yè)道德上，要誠實守信，不做虛假報告；在工作能力上，要求檔案管理人員善于發(fā)現(xiàn)問題、善于總結經(jīng)驗等。值得注意的是，隨著經(jīng)濟、社會的不斷發(fā)展，

檔案管理也有了新的形勢，就會出現(xiàn)新的管理模式，所以，檔案管理人員要考慮實際的情況，積極學習新的檔案管理模式及方法，用最有

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效的方式，最有效的利用檔案資源。

3.2改變檔案管理工作者的管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理針對的是檔案的實體，所做的主要工作內容是對紙質檔案實體的服務、維護及保存。但在新時期，我們的檔案管理針對的是信息化的檔案。所以，必須自覺地從傳統(tǒng)的實體管理向檔案信息化管理發(fā)展：以有效的工作方式給檔案的利用者提供服務；豐富和完善檔案的館藏；加快數(shù)字化檔案的發(fā)展進程。應該把“檔案資源利用的效率”作為工作的主要基準之一，研究開發(fā)檔案管理的新方法，實現(xiàn)檔案資源的有效利用。同時檔案工作者應開放自己的工作，通過與其他相關部門的合作來推進檔案信息化的開發(fā)和利用，如實現(xiàn)檔案部門、電子文件形成部門和計算機與信息管理部門三結合。

結語：

在小學檔案管理的工作中，我們堅持按照規(guī)章制度行事，改善服務態(tài)度，提高服務質量，熱情，主動，準確，迅速，做好學校的后勤服務工作。加強學校檔案的服務功能，努力發(fā)揮其教育功能，使檔案的資源可以更有效的開發(fā)利用。加強檔案檢索工具，編輯反映學校特色的、具有較高利用價值的編研材料，利用多媒體幫助管理檔案，使管理方法更加科學化、管理機構更加高效化、檔案管理工作的規(guī)范化，并不斷改進檔案綜合服務功能使檔案信息資源更加適用于教育和教學。

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作者簡介：

王新民（1968年—），女，山東濟南人，漢族，本科，中級，濟南市皇亭競技體育學校，研究方向：小學檔案管理。