基于電子檔案管理在檔案管理中的重要性

王平

摘要：電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，來提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案管理;信息化

一、電子檔案管理概述

電子檔案的使用在一定程度上提高了檔案信息的質(zhì)量。所謂的電子檔案管理是將存儲(chǔ)的文檔轉(zhuǎn)換為信息網(wǎng)絡(luò)媒體，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的辦公設(shè)備中。存儲(chǔ)內(nèi)容形式多樣，能有效地保存聲音、文件、圖像、圖形、圖表和數(shù)據(jù)。以其高效、便捷的存儲(chǔ)形式逐漸進(jìn)入到檔案管理工作中。電子檔案管理的實(shí)際應(yīng)用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是當(dāng)前檔案管理工作的重要任務(wù)。

二、電子檔案管理特點(diǎn)

電子檔案的管理是通過電子網(wǎng)絡(luò)傳播媒介，通過建立包含不同檔案類別的公共的、獨(dú)立的檔案信息管理平臺(tái)，將電子檔案信息云儲(chǔ)存于檔案信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)久有效保存。它規(guī)范了電子信息和數(shù)據(jù)文檔的管理，提高了檔案管理的效率。電子檔案的管理具有高效性和服務(wù)性的特點(diǎn)。所謂高效性是指通過在檔案信息數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)電子檔案，根據(jù)不同的類別和屬性對(duì)檔案進(jìn)行分類編碼?；跀?shù)據(jù)編碼的檔案檢索過程可以快速找到需要檢索的檔案?？梢詼p輕檔案管理人員的整理繁雜檔案的壓力。電子檔案服務(wù)性特點(diǎn)是指基于電子檔案的結(jié)構(gòu)化管理模式，通過信息網(wǎng)絡(luò)載體存儲(chǔ)不同類別的檔案文件，使電子檔案能夠長(zhǎng)期安全保存。在需要查閱檔案時(shí)，可以通過一鍵化的管理形式，及時(shí)提取檔案，更好的服務(wù)于檔案保管及查閱工作[1] 。

三、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。電子檔案在檔案查詢信息查詢及檔案的提取方面節(jié)省了大量的人力物力，提高了管理檔案的效率。檔案用戶可以更快地獲取檔案中的要點(diǎn)和重要信息，為檔案用戶提供全方位、多角度的信息服務(wù)。同時(shí)，電子檔案管理的使用減輕了檔案歸檔、檢索和查閱的困難，檔案管理者依靠檔案管理系統(tǒng)就能實(shí)時(shí)了解檔案信息，提高了檔案管理的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅繁瑣、復(fù)雜，而且在發(fā)生火災(zāi)等不可抗力的情況下，存在丟失檔案的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，通過建立高效、完整的檔案管理系統(tǒng)，使歸檔過程方便快捷，通過不同的網(wǎng)絡(luò)媒體存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，有效防止數(shù)據(jù)在不可抗力的情況下丟失的情況。它保證了檔案的完整性和永久性。在查閱機(jī)密文件電子檔案時(shí)，需要提供相應(yīng)證明手續(xù)，能夠有效防止重要信息外泄，保障機(jī)密文件等一些特殊文件的安全。

四、.電子檔案管理模式在檔案管理重要性

1。有利于構(gòu)建規(guī)范化的流程體系

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子信息化管理模式能夠解決以往模式存在的問題，在實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)上構(gòu)建規(guī)范化的流程體系。目前，使用電子信息技術(shù)有利于使檔案管理轉(zhuǎn)換成自動(dòng)化管理方式，并不受人為因素干預(yù)，只需要在前期階段提前設(shè)置相關(guān)程序，計(jì)算機(jī)技術(shù)便可以根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況儲(chǔ)存和管理信息，確保信息的完整性。

2.提升檔案管理工作的即時(shí)性

基于傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，檔案管理人員需要花費(fèi)較多時(shí)間和精力分析檔案數(shù)據(jù)，并將其整合在一起，加以整理和儲(chǔ)存。該環(huán)節(jié)的工作量大，再加上檔案管理工作對(duì)于人員有極強(qiáng)的依賴性，人為因素經(jīng)常對(duì)檔案管理工作的效率以及質(zhì)量產(chǎn)生不良的影響。但是，應(yīng)用電子信息化檔案管理模式，則能有效提升檔案管理的即時(shí)性，使相關(guān)數(shù)據(jù)資料具備價(jià)值性。

3。提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性

無論是在企業(yè)還是事業(yè)單位的運(yùn)行期間，檔案管理工作都是不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好該項(xiàng)工作是很有必要的。在現(xiàn)有的學(xué)校檔案中，包含了諸多內(nèi)容，比如學(xué)校員工的信息檔案、學(xué)校后期的發(fā)展信息等，對(duì)于檔案管理工作提出了越來越高的要求，因此，學(xué)校必須確保檔案管理工作的完善性和安全性。電子信息技術(shù)主要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電腦為信息管理載體，應(yīng)用電子機(jī)械化的方式，無論是準(zhǔn)確性還是保密性，均比人工操作方式要安全，可以為人員查找和儲(chǔ)存信息提供很大的方便，從而能在一定程度上提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

4。提升檔案管理工作的運(yùn)行效率

電子信息化管理模式的主要檔案管理工具是計(jì)算機(jī)設(shè)備，這也說明在管理檔案和儲(chǔ)存信息的過程中，只需應(yīng)用計(jì)算機(jī)或者硬盤等設(shè)備，便可以儲(chǔ)存相關(guān)信息并加以應(yīng)用。從實(shí)際運(yùn)行情況來看，該種類型的儲(chǔ)存方式有重要的作用，不僅能減少紙質(zhì)儲(chǔ)存占據(jù)的空間，使信息儲(chǔ)存更加環(huán)保，還能簡(jiǎn)化相關(guān)人員的操作手續(xù)，只需要簡(jiǎn)單操作計(jì)算機(jī)，就可以查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，從而能最大限度地節(jié)省人力、物力，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

5.提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性

目前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，給企業(yè)檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)侵入企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，篡改企業(yè)的檔案信息，嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案的真實(shí)性和有效性。如何保證企業(yè)電子檔案的真實(shí)性和有效性是企業(yè)檔案電子化管理中的重要問題，也是企業(yè)檔案電子化管理中的難點(diǎn)問題，要做好這方面工作，首先需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案電子化管理的信息技術(shù)支持，以技術(shù)性策略來加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建構(gòu)完善的電子化檔案管理機(jī)制。其次，還要求政府能夠出臺(tái)相關(guān)的政策，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的保護(hù)，約束網(wǎng)絡(luò)不法分子的行為。最后，要求企業(yè)能夠?qū)嵭须p軌制檔案管理，即企業(yè)在實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的同時(shí)，也不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。這樣可以保證企業(yè)電子檔案被篡改或者流失后能夠及時(shí)采取有效措施來進(jìn)行彌補(bǔ)，保證電子檔案文件的真實(shí)性和有效性。

6.加大對(duì)企業(yè)電子化檔案管理的投入

加大技術(shù)投入。企業(yè)檔案電子化管理是以信息技術(shù)為支撐的，要保證企業(yè)檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效率，防止企業(yè)電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)不法分子的侵襲，目前企業(yè)電子檔案管理，檔案光盤需要每5年換刻一次，錄音帶需要定期倒帶，袋子備份需異地保存。在掃描過程中，工作人員應(yīng)具備一定的規(guī)范性和專業(yè)性，所以需要對(duì)檔案人員進(jìn)行日常專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，規(guī)范操作實(shí)練。電子化檔案管理需要科技投入，通過不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來保證檔案管理的工作質(zhì)量。例如，企業(yè)需要引進(jìn)國(guó)際上先進(jìn)的防火墻技術(shù)和保密技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子檔案的安全保護(hù)。企業(yè)還需要適時(shí)更新檔案管理的硬件和軟件，防止因?yàn)榧夹g(shù)設(shè)備過于落后給不法分子以可乘之機(jī)。加大人才投入，企業(yè)檔案電子化管理必須要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的專業(yè)技術(shù)人才。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)河北省電力有限公司檢修分公司）