淺談圖書(shū)館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

馮海英

摘要：隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷地發(fā)展，幾乎所有領(lǐng)域都開(kāi)始普及了信息技術(shù)的應(yīng)用，目前我國(guó)許多圖書(shū)館都引入了數(shù)字化的方案到檔案管理的工作里面去了，借助先進(jìn)的信息技術(shù)使得檔案管理工作開(kāi)展得更加順利和有效，給用戶提供越來(lái)越好的服務(wù)。本文將分析一下圖書(shū)館檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要意義，接著并提出一些更好開(kāi)展圖書(shū)館的檔案管理工作的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館;檔案管理工作;信息技術(shù);信息化建設(shè)

1.圖書(shū)館檔案管理引入數(shù)字化建設(shè)的重要意義

給廣大的社會(huì)群眾提供針對(duì)性的服務(wù)、信息傳遞速度快、檔案管理人性化、內(nèi)容涉及范圍廣以及信息化程度越來(lái)越強(qiáng)等等這些都是現(xiàn)如今圖書(shū)館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的一些主要的優(yōu)勢(shì)。所以，在圖書(shū)館檔案管理工作里面，圖書(shū)館要意識(shí)到引入數(shù)字化建設(shè)的必要性，將檔案管理工作做得越來(lái)越細(xì)化，滿足廣大社會(huì)群眾對(duì)資源的需求，進(jìn)而不斷完善和改進(jìn)檔案管理工作中的細(xì)節(jié)以及服務(wù)等方面。

1.1?引入數(shù)字化建設(shè)，能夠有效提升信息資源的利用率

通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行掃描或者精加工，制作成電子檔案的形式來(lái)進(jìn)行保存和使用，這也就更加呈現(xiàn)出將數(shù)字化應(yīng)用到檔案管理工作里面所帶來(lái)的便捷功能，信息材料通過(guò)借助科學(xué)技術(shù)，以一種全新的形式給廣大群眾使用，給傳統(tǒng)的檔案管理工作引入了一種全新的操作模式，進(jìn)而使得這個(gè)工作環(huán)節(jié)變得更加簡(jiǎn)潔以及便捷，對(duì)于整理一些時(shí)間比較久的檔案資料，一般都是需要許多工作人員來(lái)進(jìn)行的，這會(huì)浪費(fèi)許多的勞動(dòng)力以及時(shí)間，導(dǎo)致需要花費(fèi)大量的管理成本費(fèi)用以及困難的查詢障礙。將現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)引進(jìn)到圖書(shū)館檔案管理工作里面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案梳理工作也變得更加便捷和簡(jiǎn)潔，通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行掃描等操作就可以有效的保存和保管檔案，這樣就大大地減少了圖書(shū)館的儲(chǔ)存空間的使用，并且在無(wú)形之中大大提高了對(duì)信息的保存以及應(yīng)用的效率。

1.2?信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，大大提高了社會(huì)化的服務(wù)質(zhì)量

將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到圖書(shū)館檔案管理工作里面，能夠使得檔案管理工作的效率大大提高，借助互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大的背景之下以及發(fā)達(dá)的科學(xué)技術(shù)確保給用戶提供最高質(zhì)量服務(wù)，使得信息共享能夠得到最大范圍的普及，并且還能夠給圖書(shū)館開(kāi)展新興業(yè)務(wù)提供技術(shù)的支持，使得檔案管理工作可以在工作模式、工作內(nèi)容以及工作質(zhì)量上都能夠得到最高的提升。在圖書(shū)館檔案管理工作里面引入數(shù)字化技術(shù)，還不會(huì)被時(shí)間以及空間所限制到，使得信息能夠高效率的、規(guī)范化的開(kāi)放，對(duì)圖書(shū)館檔案里面的信息資料進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，達(dá)到資料不受距離困擾的傳輸?shù)哪康摹?/p>

1.3資源利用的共享化，能夠滿足不同用戶的需求

將數(shù)字化建設(shè)引進(jìn)到圖書(shū)館檔案管理工作里面最大的特點(diǎn)就是，突破信息化技術(shù)的局限以及互聯(lián)網(wǎng)的限制，使得信息資源可以在最大范圍里面給廣大的用戶提供服務(wù)，進(jìn)而就能夠滿足廣大用戶的所有需求，并且還能夠在圖書(shū)館管理權(quán)限的范圍里面給用戶提供信息交流的這項(xiàng)功能，推動(dòng)文獻(xiàn)和信息在一定的范圍里面進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到信息最優(yōu)共享的目的。而且，這并不只是針對(duì)當(dāng)?shù)氐膱D書(shū)館用戶所提供的服務(wù)，其它地方的圖書(shū)館用戶也能夠享受這個(gè)服務(wù)，只要進(jìn)入到這個(gè)圖書(shū)館的網(wǎng)站平臺(tái)或者通過(guò)和其它圖書(shū)館用戶進(jìn)行信息交流就能夠隨時(shí)隨地收獲到有關(guān)的知識(shí)和信息，這也就做到了信息資源利用的最大共享化，滿足不同用戶的各種需求。

2.檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的有效策略

2.1?完善檔案管理數(shù)字化建設(shè)的配套設(shè)備

如果想有效展開(kāi)圖書(shū)館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，一定要重視硬件和軟件這兩方面的裝置。在硬件這方便，首先就是要構(gòu)建完整的數(shù)字化設(shè)備系統(tǒng)，其中包括了計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、服務(wù)器、掃描儀等這些必備的數(shù)字化設(shè)備，接著額還要對(duì)這些數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤，對(duì)于系統(tǒng)比較落后的設(shè)備要做到及時(shí)更新升級(jí)，這就是圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的對(duì)于硬件的要求。軟件方面指的就是數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，這就需要構(gòu)建一個(gè)完整的數(shù)字化管理系統(tǒng)。第一步就是要構(gòu)建信息接收、搜集系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)一定要確保檔案信息的精確性以及可靠性，其中包括接收和整理每個(gè)部門(mén)所移交的電子檔案信息以及電子目錄，網(wǎng)絡(luò)搜集和處理每個(gè)網(wǎng)站一些有關(guān)的信息，檔案資料征集工作管理等。接著就是要構(gòu)建一個(gè)管理存儲(chǔ)系統(tǒng)，管理存儲(chǔ)系統(tǒng)主要確保檔案信息的完整性以及安全性，包括檔案信息的動(dòng)態(tài)管理、數(shù)據(jù)安全、保護(hù)以及辦公自動(dòng)化管理等。最后就是要開(kāi)發(fā)利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。

2.2?檔案管理要重新塑造原文資源庫(kù)

紙質(zhì)資料、聲音資料以及影響資料等等這些都屬于原文資源，原文資源是一手資源，具有著一定的權(quán)威性。所以，在進(jìn)行圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化建設(shè)里面，不單單要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，還要滿足圖書(shū)館用戶閱讀原文、接觸原文資料的需求，把原文資料與開(kāi)放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫(kù)有效地融合在一起，這樣就可以確保檔案信息的權(quán)威性，同時(shí)還可以確保檔案信息的精確性以及真實(shí)性，并且還可以使得圖書(shū)館信息資源的最大化利用。

2.3?重視高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)，給檔案管理數(shù)字化建設(shè)提高人才保障

在任何一個(gè)行業(yè)里面，每一項(xiàng)工作的順利進(jìn)行都是需要高素質(zhì)人員的。通過(guò)一些調(diào)查，現(xiàn)如今許多圖書(shū)館在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，往往都會(huì)缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，工作人員的質(zhì)量并不在同一條直線上。因此，在目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)里面，更加需要重視高素質(zhì)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)。一名優(yōu)秀的檔案管理工作人員一定要具備高度的責(zé)任感、積極的工作心態(tài)并且還要有專業(yè)的知識(shí)和技術(shù)，這樣才能夠給圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)強(qiáng)大的技術(shù)支持人員。對(duì)于圖書(shū)館優(yōu)秀的工作人員，需要不斷激勵(lì)他們自覺(jué)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，同時(shí)多點(diǎn)安排一些相關(guān)的工作講座以及定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，這些措施都能夠有效地提高工作人員的工作素養(yǎng)。

總結(jié)

將數(shù)字化建設(shè)引進(jìn)到圖書(shū)館檔案管理中，是現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的必行之路，能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)技術(shù)與先進(jìn)文化的有效結(jié)合。但是通過(guò)對(duì)目前圖書(shū)館的發(fā)展情況來(lái)看，還是會(huì)存在許多問(wèn)題。所以這就要進(jìn)行仔細(xì)的研究，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，使得圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化可以更加便捷地給廣大群眾提供服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

研究方向：檔案管理??學(xué)歷：大學(xué)?？?/p>

（作者單位：黑龍江省伊春市金山屯區(qū)圖書(shū)館）