新形勢(shì)背景下的人才市場(chǎng)人事檔案管理方法分析

崔奐換

摘要：人才流動(dòng)是社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)人力資源的整合優(yōu)化，但不科學(xué)的人才流動(dòng)會(huì)給人才市場(chǎng)和企業(yè)的人事檔案管理工作帶來一定的影響。本文分析了現(xiàn)行人才市場(chǎng)人事檔案管理的弊端，闡述了為了適應(yīng)人才市場(chǎng)發(fā)展現(xiàn)狀，提升檔案管理效果的方法和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人才市場(chǎng);人事檔案;管理方法

引言

隨著信息化的快速發(fā)展，人才市場(chǎng)人事檔案管理工作也面臨著諸多問題，制約著人才市場(chǎng)檔案管理工作的順利開展，人事檔案是記載人才信息的重要載體，它能反映了個(gè)人的基本信息，是企業(yè)進(jìn)行人員考察、選擇人才的參考依據(jù)。因此，人才市場(chǎng)檔案管理工作也要隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展不斷更新，以適應(yīng)新時(shí)期下人事檔案管理工作的需要。

1現(xiàn)行人才市場(chǎng)檔案管理工作弊端分析

1.1檔案內(nèi)容陳舊、失真

在我國人才流動(dòng)日益活躍和頻繁的時(shí)代背景下，人檔分離似乎是一種必然趨勢(shì)，記載個(gè)人工作經(jīng)歷、工作能力的檔案在更新速度和即時(shí)性上顯然已經(jīng)跟不上個(gè)人個(gè)人工作能力和經(jīng)驗(yàn)積累的速度。部分單位在招聘人才的過程中認(rèn)為新增的檔案內(nèi)容對(duì)流動(dòng)人員的整體素質(zhì)和工作經(jīng)驗(yàn)起到客觀和真實(shí)的反應(yīng)，也難以作為人才選拔的客觀依據(jù)。人檔分離造成的直接結(jié)果是信息搜集難度高、查閱手續(xù)特別繁雜、人才選拔難度激增，與此同時(shí)還帶來了檔案內(nèi)容陳舊、人才市場(chǎng)誠信建設(shè)受阻、人才評(píng)價(jià)機(jī)制難以完善等多種問題。在這種情況下，檔案功能不僅不能得到發(fā)揮，還會(huì)逐步弱化。

1.2人事檔案管理理念滯后，服務(wù)理念明顯不足

人才市場(chǎng)作為政府職能部門，以向公眾提供最大化的服務(wù)為基本職責(zé)，而服務(wù)性是人事檔案工作最基本的性質(zhì)?，F(xiàn)實(shí)中諸如檔案信息服務(wù)方式單一、管理程序繁瑣復(fù)雜、辦理人事檔案業(yè)務(wù)效率低下、未給公眾帶來便利的工作現(xiàn)象普遍存在。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生歸結(jié)于人事檔案管理部門受傳統(tǒng)思想制約、管理理念封閉保守，認(rèn)為只要按部就班地把檔案“保管”好、不出問題就可以的僵化思想，導(dǎo)致檔案管理工作中沒有樹立以人為本、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。另外，傳統(tǒng)的檔案思想使得公眾依賴于檔案工作部門，使得檔案工作部門長(zhǎng)期沒有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，所以很難形成先進(jìn)管理理念，導(dǎo)致其社會(huì)服務(wù)的自覺性、主動(dòng)性和積極性不高。

1.3人才不規(guī)范流動(dòng)使得重建檔案增多

檔隨人走屬于干部檔案管理的制度，個(gè)人經(jīng)歷縮影的人事檔案是每個(gè)人的“身家性命”，但當(dāng)前受到了社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的嚴(yán)重沖擊，人才資源是第一資源的這一原則已經(jīng)成為共識(shí)，為了各自的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展與需要，各個(gè)企業(yè)和政府加大力度引進(jìn)緊缺人才和高層次人員，部分省市出臺(tái)了針對(duì)原單位不肯放人和不能正常進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)的緊缺人才重新建檔的規(guī)定，允許人才提供一部分材料重新建檔，這種惡性競(jìng)爭(zhēng)使得人才不規(guī)范流動(dòng)，同時(shí)也導(dǎo)致“重建檔案”現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。

2激活人事檔案管理、適應(yīng)人才市場(chǎng)需求的檔案管理方式探索

2.1樹立檔案信息服務(wù)意識(shí)，加大檔案工作的宣傳力度

首先，人才市場(chǎng)自身服務(wù)功能的正確定位。人事檔案工作的根本目的是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)，服務(wù)性是檔案工作最基本的性質(zhì)。因此，檔案部門要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、改善服務(wù)態(tài)度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)改變管理模式、增加服務(wù)方式、優(yōu)化服務(wù)手段，加大對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，也使人事檔案管理部門最大化地為公眾服務(wù)。其次，在人才市場(chǎng)檔案管理工作中要通過各種途徑加大檔案管理工作的宣傳力度，提高檔案管理的重視度。領(lǐng)導(dǎo)的重視固然重要，但是公眾的檔案意識(shí)提升能夠給檔案工作提供動(dòng)力。普及人事檔案相關(guān)知識(shí)，有必要將有關(guān)政策和規(guī)章制度讓社會(huì)公眾知曉，讓用人單位和個(gè)人了解各級(jí)人才市場(chǎng)的人事檔案部門就是一個(gè)人才信息庫，專供人們查閱利用。也讓公眾意識(shí)到人事檔案對(duì)自身利益的重要性，尤其是維護(hù)和利用好個(gè)人的人事檔案，注意將平時(shí)的有關(guān)材料及時(shí)補(bǔ)充到自己的檔案里，以備推薦、受聘、晉升等方面使用。

2.2加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化水平配置配備

落后的檔案管理手段和方法已不能滿足現(xiàn)階段人才市場(chǎng)發(fā)展需要，必須加大投入，在硬件達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)落實(shí)軟件建設(shè)，把電子檔案建設(shè)作為工作重心。電子檔案具備一般檔案的本源性、回溯性等基本特性，還具易存儲(chǔ)、容量大、易傳輸?shù)刃绿匦?。因此，只有加快普及?jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，逐步由傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)與之相配的管理隊(duì)伍，在設(shè)備、技術(shù)、軟件、人員等方面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，人事檔案才能更加有效地為高校的教學(xué)、科研、管理服務(wù)。

2.3健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建立是快速提供信息服務(wù)和發(fā)揮出檔案價(jià)值以及實(shí)現(xiàn)人力資源宏觀調(diào)控的主要手段，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)的重要前提，在構(gòu)建的過程中要注意以下幾個(gè)方面：一是系統(tǒng)的相應(yīng)軟件要統(tǒng)一。由人才市場(chǎng)和企業(yè)主管部門依照社會(huì)形勢(shì)和發(fā)展需求進(jìn)行開發(fā)和使用。在過程中，軟件既要實(shí)用，又要安全、快捷，最為重要的就是要有適應(yīng)新發(fā)展形勢(shì)的前瞻性。二是系統(tǒng)軟件中的信息項(xiàng)要統(tǒng)一。主要包括人才的基本情況和學(xué)歷以及職務(wù)等，為了進(jìn)一步保障信息的完整性和準(zhǔn)確性，在進(jìn)行錄入的過程中需要認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)信息。三是信息數(shù)據(jù)的補(bǔ)充與維護(hù)要及時(shí)。這是保障人事檔案信息真實(shí)有效的關(guān)鍵。四是對(duì)信息數(shù)據(jù)運(yùn)用有效的安全保護(hù)措施。電子檔案在脫機(jī)狀態(tài)時(shí)，要構(gòu)建信息備份機(jī)制，既可以在同種載體中進(jìn)行復(fù)制，還可以在一種載體中進(jìn)行備份;另外所提供的電子文件信息的服務(wù)器還要具備較強(qiáng)的抵御病毒和黑客能力。為了進(jìn)一步保障個(gè)人隱私權(quán)，對(duì)涉及到人才個(gè)人隱私的信息不能錄入電子信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)。

2.4調(diào)整現(xiàn)有法規(guī)政策和行為準(zhǔn)則

根據(jù)人才市場(chǎng)本身權(quán)責(zé)不清、出現(xiàn)問題相互扯皮的現(xiàn)狀來看，人才市場(chǎng)建立一套規(guī)范科學(xué)的檔案托管制度時(shí)候呢有必要的，這樣檔案管理部門和用人單位內(nèi)部檔案管理部門可以明確各自在檔案收集、檔案鑒別、檔案整理、檔案移交和保管工作上的責(zé)任和權(quán)限，保證檔案代管工作能夠得到有序開展，使得人才市場(chǎng)的檔案代管工作能夠健康規(guī)范地運(yùn)行下去。

而從人才市場(chǎng)檔案管理人員工作態(tài)度不積極、工作壓力較大、資料收集不及時(shí)等現(xiàn)狀來看，人才市場(chǎng)檔案管理部門和用人單位內(nèi)部檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立溝通和協(xié)作渠道，商定辦事程序和規(guī)范，減少在辦理業(yè)務(wù)過程中不必要的手續(xù)。比如，人才市場(chǎng)檔案管理部門要承擔(dān)起填寫政審表、上報(bào)審查工作等職責(zé)。

2.5正確處理留人與放人問題

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化和人才價(jià)格市場(chǎng)化的不斷發(fā)展，人才屬于人才市場(chǎng)較為自由的主體，有著自主選擇的權(quán)利。大部分流動(dòng)人員選擇離開原單位，就是想去更寬闊的平臺(tái)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，體驗(yàn)生命的更好質(zhì)量。新單位有著更好的薪資待遇，這也是個(gè)人價(jià)值的體現(xiàn)。依照馬洛斯的需要層理論分析，人的需要從低到高主要分為五個(gè)層次;即為生理需要、安全需要、歸屬感需要、尊重需要以及自我實(shí)現(xiàn)的需要。人們都渴望自己得到尊重，實(shí)現(xiàn)人生目標(biāo)。如果不是由于與原單位有實(shí)際問題沒有了結(jié)，如合同期限未滿、項(xiàng)目未交代清楚等原因，原單位不應(yīng)該再繼續(xù)扣留人才，要尊重人才的意愿，正確處理留人與放人問題。

結(jié)語

新形勢(shì)下，做好檔案管理工作不僅能夠適應(yīng)人才市場(chǎng)人事檔案管理工作自身發(fā)展的需求，而且對(duì)于提高人才市場(chǎng)檔案管理水平和人事檔案服務(wù)質(zhì)量具有重要的作用。要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：牡丹江人力資源和社會(huì)保障局）