淺析如何進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作

胡曉華

摘要：檔案管理工作在各個(gè)行業(yè)的發(fā)展過程中都是非常重要，其所包含信息內(nèi)容比較多，是一個(gè)單位發(fā)展歷程的體現(xiàn)，也可以幫助企業(yè)和單位的管理者作出重要的決策。以往的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足社會(huì)的發(fā)展需求，各個(gè)行業(yè)在發(fā)展的過程中都需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，了解規(guī)范檔案管理的重要性，針對(duì)目前檔案管理工作中存在的問題，對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的管理，這樣才可以將檔案作用充分發(fā)揮出來。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；規(guī)范化管理；問題；措施

引言：

在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作的要求越來越高，所以各企事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變?cè)械膶?duì)檔案管理工作的看法，要以實(shí)際的工作需要為準(zhǔn)則，規(guī)范原有的檔案管理方法，使其更好地為單位的發(fā)展建設(shè)服務(wù)，而實(shí)際的工作中，很多人對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，使其在單位中處于可有可無的位置。

一、規(guī)范檔案管理的重要性和必要性

1、規(guī)范檔案管理是新形勢(shì)下檔案管理工作的要求

社會(huì)在不斷發(fā)展的過程中，原有的生產(chǎn)方式已經(jīng)發(fā)生了改變，其檔案管理工作在單位中的作用也發(fā)生了很大的變化，因此，必須要改變?cè)械膶?duì)檔案管理工作的看法，使其更好地適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。檔案是一種記錄單位發(fā)展的重要信息資源，是單位發(fā)展的足跡的展示，對(duì)其發(fā)展有著重要的影響，是企事業(yè)單位進(jìn)行工作總結(jié)的重要依據(jù)，因此，要想適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展要求，必須要加強(qiáng)單位對(duì)檔案管理的規(guī)范化水平。

2、規(guī)范檔案管理是企事業(yè)單位加強(qiáng)自身管理的體現(xiàn)

在目前的發(fā)展形勢(shì)下，各企事業(yè)的發(fā)展也面臨著新的局面，要想在新形勢(shì)下獲得更好地發(fā)展，就必須要對(duì)日常的工作進(jìn)行總結(jié)整理，這恰恰是檔案管理工作的重要內(nèi)容，所以企事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，這也是提高自身管理能力的必然要求。

3、檔案管理有助于企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展

檔案管理工作是對(duì)企事業(yè)單位日常工作的總結(jié)記錄，是對(duì)單位開展業(yè)務(wù)的回顧和管理，所以加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化管理，對(duì)于企事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的作用，任何企業(yè)的發(fā)展都離不開對(duì)日常工作的總結(jié)，只有從總結(jié)中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，這樣才能對(duì)日后的工作進(jìn)行規(guī)劃，有助于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問題

1、檔案管理工作發(fā)展滯后

受到傳統(tǒng)管理方式的影響，人們對(duì)檔案管理工作一直都不是十分重視，導(dǎo)致一些管理制度和管理方式上十分落后，但是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理水平在工作中的作用越來越重要，所以原有的檔案管理方式已經(jīng)不能適合社會(huì)的發(fā)展要求，嚴(yán)重阻礙正常工作的開展。

2、檔案管理方式落后

在目前的檔案管理工作中，檔案管理方式還比較落后，通產(chǎn)都是使用人工管理的方式，而目前的檔案信息量是非常大的，人工管理方式不能保證檔案管理工作的效率。

3、檔案管理人才缺乏

企事業(yè)單位對(duì)檔案的管理工作一直都不是十分重視，使得沒有安排專業(yè)的人員對(duì)其進(jìn)行管理，特別是在檔案管理工作任務(wù)逐漸加大的當(dāng)今社會(huì)，在涉及到一些專業(yè)的知識(shí)時(shí)，檔案管理的工作人員不知道該如何做起，單位也缺乏對(duì)管理人才的專業(yè)化培訓(xùn)，一般都是由工作人員來進(jìn)行這項(xiàng)工作，使得工作的效率十分低下。

三、如何進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作

1、全新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義

想要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理，首先要了解檔案管理工作的重要性，提高工作人員的思想意識(shí)，使其轉(zhuǎn)變?cè)瓉韺?duì)檔案管理工作的看法，并將思想的改變?cè)谛袆?dòng)上體現(xiàn)出來。檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展是非常重要的，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，將檔案管理工作納入日常的工作中來，單位領(lǐng)導(dǎo)人員可以建立獎(jiǎng)懲機(jī)制來提高工作人員工作的積極性，使其可以積極的參與到檔案管理工作中，這樣才可以提高檔案管理工作的效率。單位在發(fā)展的過程中，想要提高檔案管理工作的水平，就需要根據(jù)目前檔案管理工作的情況采用科學(xué)的方法加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的管理，認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)單位的運(yùn)營和發(fā)展的重要性，制定相關(guān)的管理制度，并將其落實(shí)到實(shí)際的工作中，才可以保證檔案管理工作的順利開展。

2、強(qiáng)力防御檔案管理工作的邊緣化

當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展速度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了人們的思維定式，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的飛速發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，日新月異。檔案工作作為一個(gè)傳統(tǒng)性工作，其本身性質(zhì)和特殊性使它的重要性被慢慢的淡化，普遍存在的一種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)是，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，無足輕重，這足以說明有很多人對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，相當(dāng)一部分人認(rèn)識(shí)模糊，存在一定的誤區(qū)。這種現(xiàn)象在一定程度上滋生蔓延到整個(gè)檔案管理行業(yè)，是檔案管理工作中的毒瘤，影響了檔案工作前進(jìn)的腳步，必須引起領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，徹底予以清除。

3、求實(shí)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。在當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)下，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，對(duì)檔案管理工作中是新的機(jī)遇，也是新的挑戰(zhàn)?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的快速整理和存儲(chǔ)，為檔案管理工作提供了便利。但是，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性無法得到保證，使檔案工作在進(jìn)行的過程中存在著安全隱患。想要改變檔案信息資料的安全性問題，就需要制定完善的檔案信息管理制度，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行全面的分析和管理，并設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)檔案信息規(guī)范化管理，利用先進(jìn)的技術(shù)和軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行獲取權(quán)限的設(shè)置，在使用檔案信息的過程中要進(jìn)行身份認(rèn)證，保證信息的安全性。

4、科學(xué)規(guī)范，提高效能

檔案信息的價(jià)值是非常高的，管理人員認(rèn)識(shí)檔案信息的重要作用，需要做好檔案的開發(fā)和利用工作，將檔案信息的作用充發(fā)揮出來，使其為社會(huì)的發(fā)展提供一份力量，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，將其應(yīng)用在有需要的地方。

結(jié)語：

作為檔案管理人員既要加強(qiáng)檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點(diǎn)應(yīng)做好檔案的編目、檢索、編研工作，結(jié)合本單位特點(diǎn)和實(shí)際需要，編制出切合實(shí)際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。在檔案利用過程中，對(duì)一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復(fù)制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實(shí)需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監(jiān)督，以保證檔案資料的安全完整性。

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