信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的探究

李同兆

摘要：目前在檔案管理工作中其信息化建設已經成為一種必然的發(fā)展趨勢，因此在辦公室文書檔案管理中需要重視對信息技術的采用，以此來提高管理工作實際的執(zhí)行效率及質量。為了對信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作所受到的影響有一定的了解，本文通過對其在檔案管理工作中所需面臨的問題進行分析，并從多角度提出了在實際中可以采取的提升辦公室文書檔案管理工作水平的措施，以此來促使其可以更好的適應現(xiàn)今信息社會的發(fā)展形勢。

關鍵詞：信息社會；辦公室文書；檔案管理

在信息社會背景下要想推動辦公室文書檔案管理工作向著規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展，則需要綜合考慮如何對現(xiàn)代化的管理技術及信息技術進行科學的應用，同時還需在辦公室文書檔案管理工作中對其所采用的管理模式、管理方法、管理制度等進行改革及創(chuàng)新，以此來達到有效對檔案管理工作進行優(yōu)化的目的，從而減少在辦公室文書檔案管理中的工作量，進而提升檔案管理整體的實行效率。

一、信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作所面臨的主要問題

1、信息化技術的認識程度不夠

現(xiàn)今，信息技術在各行業(yè)中得到廣泛應用，在很大程度上為人們的工作提供了便利，而對于信息化技術的發(fā)展也應給予充分重視，且如何在辦公室文書檔案管理工作中給予更好應用更要在各方面進行改革和創(chuàng)新，如從人力和設備等方面給予重視，還要從管理人員思想意識方面給予培訓，以能更好的適應新管理模式的應用。因對于部分員工來說，其接受新事物的過程比較慢，也不愿意多花時間去了解和接觸信息化技術，所以在一定程度上致使信息化技術在辦公室文書檔案管理工作中應用不完全。

2、辦公室文書檔案管理工作具備危險系數(shù)

現(xiàn)今，辦公室文書檔案管理工作在信息化水平方面亟待提高，尤其是其安全管理方面仍不夠完善，無法確保文書檔案管理系統(tǒng)在實際應用中具有較高安全性，容易為不法人員造成惡意破壞和篡改的危險，影響辦公室文書檔案管理的實施與操作。所以，為了確保文書檔案管理工作安全性，企業(yè)和單位相關領導人員一定要給予重視，且從技術和維護等方面來提高其安全性，以此提高其實際應用效率。

二、信息社會背景下加強辦公室文書檔案管理工作水平的措施分析

1、建立完善的辦公室文書檔案管理體系

為了確保在實際中可以有效的提高辦公室文書檔案管理的整體水平，必須要重視對其現(xiàn)有管理體系進行革新及完善，通過對辦公室的文書檔案管理的現(xiàn)狀及需求等因素進行分析來研究如何對其各項管理內容進行補充，以此來達到有效優(yōu)化辦公室文書檔案管理體系的目的。首先在辦公室文書檔案管理體系的建立上需要針對實際情況來確定其相應的管理制度，以此來保證工作人員可以根據(jù)規(guī)章制度的要求來進行管理活動，從而達到對工作人員管理行為進行有效約束的目的。其次還需針對辦公室文書檔案的特征來制定相應的管理流程，通過管理流程的確定可以有效的避免在管理工作中存有疏漏問題，使辦公室文書檔案管理的實行效果在實際中可以得到進一步的提高。

2、對管理方式進行改革

從之前的文書檔案管理工作看，其中常常存在著檔案登記不清的情形，這對辦公室中的檔案安全和個人信息安全都造成了很大的威脅，并且不利于辦公室發(fā)揮職能，因此，在文書檔案管理方式上，應該進行改革和創(chuàng)新。在工作中，應該將責任落實到具體的人頭上。在辦公室接收一份檔案后，要知道這份檔案的流動經手人員，對這份檔案的安全負責，在辦公室中也應該建立分工體系，這樣能夠更好地實現(xiàn)職責明確，使得辦公室工作中減少不必要的麻煩，能夠讓辦公室的管理工作逐步走向規(guī)范化，使辦公室的職能得到最大限度的發(fā)揮。

3、創(chuàng)新保障工作

辦公室文書檔案管理的主要作用是方便查找信息和保障信息安全，因此在辦公室文書檔案管理過程中還要注重保障工作的進行，因此，應該在條件允許的情況下，安裝值得信任地安保系統(tǒng)，對于這一系統(tǒng)的引進，并不是僅僅在形式上對保障方式進行創(chuàng)新，而是通過這一系統(tǒng)的引進能夠切實保障辦公室內所有文書檔案的安全，辦公室文書檔案管理工作不是孤立存在的，它與企業(yè)中很多部門的運行存在著很大關系，也與辦公室職能的發(fā)揮有著很大的關系。

4、建立檔案檢索系統(tǒng)

辦公室文書檔案管理工作的職能主要是為了保障信息安全，同時也是為了方便信息的查找，因此建立文件檢索系統(tǒng)能夠實現(xiàn)信息的快速查找，完善辦公室文書檔案管理工作。文件檢索系統(tǒng)可以根據(jù)文件的重要程度劃分為兩個層次，即普通程度和重要程度，其中普通檔案檢索系統(tǒng)中可以只錄入文檔名稱、建立時間、關鍵人姓名和經手人姓名以及文檔存放地點等，在查找時，可以根據(jù)編號來找出對應的柜門號實現(xiàn)快速查找。

5、定期清理過期文檔

在辦公室文書檔案管理工作中需要注意對過期文檔的清理工作，文在檔管理工作中可以根據(jù)檔案的時效來進行分類，并根據(jù)文書檔案的具體時效來進行定期的清理及銷毀，以此來防止在文書檔案管理工作中出現(xiàn)文檔混淆的情況，以免增加檔案管理的工作量，這樣可以有效的提高檔案工作的效率。如果被清除的文檔是紙質文檔，可以進行廢物再利用，如果是電子文檔，則可以直接從磁盤中清除。對于重要文檔來說其失效后應該在領導審批后，并協(xié)同單位相關管理人員，一同對紙質版進行銷毀，對電子版及備份進行刪除。

6、加強對工作人員的培訓

在信息社會下，發(fā)展速度越來越快，信息量不斷增大，并且這種趨勢越來越明顯，辦公室文書檔案管理工作是信息化社會的一個縮影，同樣存在著這種趨勢，這就對辦公室文書檔案管理人員提出了較高的要求，相關的人員應該從自身技能出發(fā)，對照現(xiàn)代社會中所需的技能，在欠缺的地方加緊努力，單位也應該對員工進行定期培訓，做到哪方面短缺就在哪方面培訓，這樣才能不斷適應信息化社會的要求，擺脫辦公室文書檔案管理工作與信息化社會脫節(jié)的困擾。

結語：

在信息化發(fā)展非常快速的時代，辦公室文書檔案管理工作也應該隨著社會進步而進步，而不是單純的進行檔案的分類或者是匯總。這使得辦公室文書檔案工作面臨很多挑戰(zhàn)，并且從現(xiàn)實情況中可以看出辦公室對于這種轉變還不能很好地適應，但是這種環(huán)境下的辦公室應該懷揣著挑戰(zhàn)的心態(tài)來積極主動的進行改革，而不能安于現(xiàn)狀。

參考文獻：

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