淺談新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

李憲章

摘要：對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，人事檔案管理工作是培養(yǎng)人才、組織選人用人的重要依據(jù)。目前，由于我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革進(jìn)程的不斷加快，改革層次的不斷拓寬，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作正面臨著前所未有的新挑戰(zhàn)?；诖耍疚木托聲r(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理工作進(jìn)行了分析，并提出了有針對(duì)性的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人事檔案管理

引言

人事檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行中發(fā)揮著不可替代的作用，同時(shí)其也是單位人員辦理工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)職稱晉升時(shí)的重要依據(jù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案直接記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事管理活動(dòng)，是客觀反應(yīng)職工個(gè)人情況的真實(shí)記載，與職工的日常工作及生活息息相關(guān)，是職工享受各種社會(huì)待遇的有效依據(jù)。新時(shí)期，做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理工作，很夠更好地推動(dòng)我國(guó)人事檔案管理體系的建設(shè)，有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的利用效率，對(duì)于個(gè)人能力的實(shí)現(xiàn)、單位未來的發(fā)展以及社會(huì)的綜合發(fā)展均具有十分重要的意義。

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.1重視程度不夠。

人事檔案管理工作的沉悶性和單調(diào)性，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力提出了很高的要求。人事檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，與單位的工作業(yè)務(wù)沒有直接的關(guān)聯(lián)，與其他核心管理部門相比，并沒有引起單位足夠的關(guān)注和重視。很多單位容易忽視人事檔案的管理工作，對(duì)檔案材料管理的硬件設(shè)施投入不足，檔案管理缺乏必要的設(shè)施設(shè)備。同時(shí)，我國(guó)很多單位對(duì)檔案的管理工作是階段性的，僅僅是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，缺乏對(duì)檔案系統(tǒng)性、持續(xù)性的管理，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理工作的參與度不高，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的有效開展。

1.2管理機(jī)構(gòu)不明確。

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案，有的在組織部門，有的在人力資源和社會(huì)保障部門，也有在上一級(jí)行業(yè)主管部門，還有在各單位人事部門等，無統(tǒng)一規(guī)定。致使部分機(jī)關(guān)事務(wù)單位工作人員自己搞不清楚本人的檔案在哪里，更不知道自己的檔案是否完整，一遇到工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)職稱晉升等，還得自己承擔(dān)檔案不齊全的責(zé)任。

1.3管理制度不足。

一些單位也制定了一些相應(yīng)的管理制度，但對(duì)于人事檔案的管理工作仍缺乏統(tǒng)一的章程和規(guī)范，實(shí)際執(zhí)行力度不大，檔案資料沒有按要求進(jìn)行分門別類和規(guī)劃整理，管理制度的規(guī)范要求也過于淺層化和松散化，具有較大的活動(dòng)空間，個(gè)別人員在操作上容易打擦邊球，起不到實(shí)際上的監(jiān)督與督促作用，從而導(dǎo)致了管理工作達(dá)不到預(yù)期的效果，給新時(shí)期人事檔案管理工作帶來了極大的不變以及人力物力的浪費(fèi)。

1.4技術(shù)水平落后。

與傳統(tǒng)的管理方式相比，高技術(shù)的人事檔案管理更加簡(jiǎn)便、快捷，并且費(fèi)用成本較低。目前，少數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)將在人事檔案管理工作過程中運(yùn)用了高科技，但是，大多數(shù)事業(yè)單位仍然固守傳統(tǒng)模式，使用紙質(zhì)保管手段，即使運(yùn)用高科技進(jìn)行信息化的管理，也可能由于專業(yè)水平受限，人事檔案管理工作仍然停留在簡(jiǎn)單地將檔案類目和編號(hào)錄入系統(tǒng)中，檔案資料管理技術(shù)落后。

1.5業(yè)務(wù)水平不高。

各單位的人事檔案管理人員，檔案專業(yè)出身的人員較少，在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面還有一定差距，隊(duì)伍整體缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，人才隊(duì)伍不能適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

1.6參考性和借鑒性較低。

雖然一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)完善和改進(jìn)了人事檔案管理工作，但是人事檔案資料的可參考性和借鑒性仍有待提高。由于檔案管理工作的科學(xué)性較低，管理方法雜亂無章，管理效果受到極大的影響，降低了管理效率。科學(xué)有效的管理機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案有利于人事工作的開展，為單位和人民服務(wù)，所以提高檔案資料的可參考性和借鑒性是很有必要的。

2.改善機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效措施

2.1增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)。

各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要高度重視人事檔案管理工作，將人事檔案工作放到向黨的事業(yè)負(fù)責(zé)、向干部個(gè)人負(fù)責(zé)的高度來對(duì)待，人力、物力和財(cái)力方面提供大量的支持。要成立專門的人事檔案室和檔案管理機(jī)構(gòu)，建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)檔案管理工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，不斷推進(jìn)人事檔案管理工作的有序開展。同時(shí)，管理部門也要重視人事檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)度并落實(shí)到實(shí)際當(dāng)中去，實(shí)行一定的激勵(lì)制度，促進(jìn)人事檔案管理工作人員積極性的發(fā)揮，且還需定期考核和指導(dǎo)人事檔案的相關(guān)工作，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的制度化、信息化、科學(xué)化。

2.2明確人事檔案管理機(jī)構(gòu)。

在當(dāng)前信息化時(shí)代，也應(yīng)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的平臺(tái)、數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，建立或集中統(tǒng)一、或分類管理的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，讓專門機(jī)構(gòu)、專業(yè)人員管理人事檔案。更重要的是，要有雙向聯(lián)動(dòng)機(jī)制，人事檔案管理機(jī)構(gòu)可及時(shí)督促單位、個(gè)人及時(shí)將相關(guān)資料入檔；機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部職工也可以查詢自己的個(gè)人檔案是否完善，便于及時(shí)充實(shí)、完善，保證個(gè)人檔案的真實(shí)有效。

2.3提高檔案管理的信息化程度。

需根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部管理的實(shí)際需求，引進(jìn)合適的軟件系統(tǒng)，建立并完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷摸索人事檔案應(yīng)用軟件與實(shí)際工作的結(jié)合點(diǎn)，制定規(guī)范的工作流程，認(rèn)真做好新增材料的分類、掃描、錄入等工作，及時(shí)對(duì)干部基本信息進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)信息整合和資源共享，不斷提高檔案管理工作效率。

2.4完善檔案管理項(xiàng)目。

由于新時(shí)期的人事檔案管理項(xiàng)目已不能滿足社會(huì)的需要，所以必須要打破傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，創(chuàng)新和轉(zhuǎn)換人事檔案管理方式，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。新時(shí)期人事檔案管理項(xiàng)目需具備的特點(diǎn)是更加全面、真實(shí)有效，需在已有人事檔案信息的基礎(chǔ)上，增添更多的人事檔案資料，并歸類整理這些信息，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位吸收高素質(zhì)人才提供有效的途徑。

2.5培養(yǎng)高水平的人事檔案管理人員。

隨著人事檔案管理工作的信息化和科學(xué)化，從事人事檔案管理工作的人員素質(zhì)要求也會(huì)進(jìn)一步提高，想要提高人事檔案工作的質(zhì)量和效果，培養(yǎng)高素質(zhì)、高水平的現(xiàn)代化工作人員，就需要加大人事檔案管理工作的培訓(xùn)工作，提高員工對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，提高人事崗位的招聘標(biāo)準(zhǔn)，吸引高素質(zhì)的人才從事人事檔案管理工作。

2.6引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。

由于事業(yè)單位人事檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案管理人員的管理難度較大，所以相關(guān)部門要投入較多的經(jīng)費(fèi)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)或設(shè)備，改進(jìn)檔案管理的方式和手段。運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化的管理，在提高檔案管理工作的效率同時(shí)，有效降低成本費(fèi)用。同時(shí)，還需完善人事檔案管理工作制度，按照檔案管理制度對(duì)檔案資料信息收集、保管日常、分享借閱和開發(fā)利用等工作進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)而為其他部門的各項(xiàng)工作提供參考和借鑒。

2.7完善人事檔案管理制度。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度的完善，是新時(shí)期對(duì)人才管理的需要。各單位要按照人事檔案管理工作的職責(zé)和要求，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行發(fā)掘和深化，逐步建立健全人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，包括人事檔案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、調(diào)動(dòng)制度、移交制度等，使人事檔案工作有章可循、有據(jù)可依，同時(shí)，要加大監(jiān)督檢查力度和各項(xiàng)制度的執(zhí)行力度，不斷提高檔案的規(guī)范化管理水平。

3.結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，隨著社會(huì)深入改革的推進(jìn)，由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著許多新的挑戰(zhàn)，導(dǎo)致檔案管理工作非常容易被忽視。基于此，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位需不斷提升其相關(guān)人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)，完善認(rèn)識(shí)檔案管理制度，引入先進(jìn)的管理體系，提高檔案管理的信息化程度，全面提升相關(guān)檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平，確保人事檔案的參考性及借鑒性。

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