關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的探討

徐欣

摘要：檔案歸檔文件的整理工作能夠?yàn)槭聵I(yè)單位業(yè)務(wù)的開展提供文件基礎(chǔ)和重要依據(jù)，所以事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案歸檔文件整理工作的重視，對不同內(nèi)容和性質(zhì)的文件進(jìn)行分類處理，使其發(fā)揮出歸檔文件的重要用途。文章主要針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出了一些優(yōu)化整理的措施，希望能夠?yàn)闄n案管理人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；歸檔文件；整理

1事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要內(nèi)涵

隨著時間的增長，事業(yè)單位的重要文件也越來越多，其中也包括各單位之間往來的一些文件。這些文件不僅能夠?yàn)楫?dāng)前業(yè)務(wù)提供指導(dǎo)，同時還能夠在日后體現(xiàn)出歷史機(jī)制，同時也能夠方便使用者及時調(diào)出查看。所以，事業(yè)單位應(yīng)該做好歸檔文件的整理工作，這對于事業(yè)單位的發(fā)展具有很重要的意義。

相較于檔案管理中的其他環(huán)節(jié)，歸檔文件整理的主要目的就是把繁亂的文件通過整理使其井井有條，不僅利于歸檔，同時還方便以后的查閱和使用。通過歸檔文件整理能夠有效地提高檔案管理工作的效率，同時對后期的文學(xué)研究也能夠?yàn)槠涮峁┩暾馁Y源。

事業(yè)單位中的文件主要包括以下幾個部分：綜合類文件、組織人事類文件及業(yè)務(wù)類文件。綜合類文件主要包括事業(yè)單位之間的公文往來、上級事業(yè)單位對下級事業(yè)單位的通知、批復(fù)及業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)等文件，甚至節(jié)假日放假通知等。組織人事類文件包括事業(yè)單位工作人員的人事檔案、對于事業(yè)單位工作人員的任命、工作調(diào)動、罷免辭退等的公文。業(yè)務(wù)類文件包括事業(yè)單位出臺的與其業(yè)務(wù)相關(guān)的工作實(shí)施細(xì)則、具體的業(yè)務(wù)流程、事業(yè)單位的職責(zé)要求等內(nèi)容。業(yè)務(wù)類中最為重要的則是與群眾息息相關(guān)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦類等資料文件。如在社會保障局會對參保人的參保資料進(jìn)行存檔，這種存檔的準(zhǔn)確性和完整性關(guān)乎參保人的待遇享受問題。

2事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的過程及注意事項(xiàng)

2.1事業(yè)單位文件的分類

根據(jù)文件內(nèi)容的不同，可以把事業(yè)單位的文件分為綜合類文件、組織人事類文件以及業(yè)務(wù)類文件。每種文件類型都具有自己的特點(diǎn)，下面我們就具體分別闡述一下這三類文件類型。

綜合類文件包括的內(nèi)容比較多也比較雜，除了其他兩種類型以外的文件都可以歸入綜合類文件中。相比其他兩種類型，綜合類文件的使用頻率最低。所以通常情況下，綜合類文件的時效性也最強(qiáng)，其中涉及工作內(nèi)容的文件非常少，但是為了保持檔案的完整性還是應(yīng)該整理好綜合類文件。工作人員可以按照文件的年份進(jìn)行標(biāo)注文件，并對文件中的關(guān)鍵詞以及主要特征進(jìn)行整理，這也是后期查找文件的主要依據(jù)。

組織人事類文件的使用率高于綜合類文件，該類文件主要包括事業(yè)單位人員五險(xiǎn)一金的繳納以及退休員工的辦理材料、事業(yè)單位員工的職稱和登記確認(rèn)的書面材料、員工的履歷以及職位變更等內(nèi)容。該類文件不僅能夠起到證明職員身份的作用，同時還能夠證明員工和事業(yè)單位之間的關(guān)系，為員工保護(hù)自身的合法權(quán)益起到保障作用。此外，事業(yè)單位還可以根據(jù)該類文件考察員工的等級、表現(xiàn)以及工作情況，也就是說通過該類文件能夠幫助事業(yè)單位更好地了解員工的情況，方便做出調(diào)整，實(shí)現(xiàn)人員的合理利用。在整理組織人事類文件時可以按照員工的入職年份進(jìn)行初步整理，然后再進(jìn)行細(xì)節(jié)上的整理。

相比前兩種歸檔文件，業(yè)務(wù)類文件是使用率最高的，同時也是事業(yè)單位歸檔文件中數(shù)量最多的一類文件。其中，使用率最高的則是該類文件中和使用規(guī)范相關(guān)的文件。檔案管理人員應(yīng)該保存好該類文件的原件，如果不包括涉密內(nèi)容，可以復(fù)印幾份發(fā)放到員工手中，方便員工之間傳閱使用。對于其中涉及到員工權(quán)利以及權(quán)利變更方面的文件應(yīng)該妥善做好保密工作，同時還應(yīng)該更加仔細(xì)地整理，避免出現(xiàn)文件丟失的情況。例如社會保障局業(yè)務(wù)中涉及到參保人員的身份證等證明材料，醫(yī)保報(bào)銷時的收費(fèi)收據(jù)以及疾病診斷等材料，這些材料一旦都是很難補(bǔ)辦，所以必須妥善保管好。針對這類材料可以按照年份來進(jìn)行整理。

2.2事業(yè)單位文件的編碼與存檔

在對歸檔文件進(jìn)行分類之后，還應(yīng)該對其進(jìn)行編碼和存檔。上述三類文件基本都可以依據(jù)年份進(jìn)行編碼，編碼工作也是為后期的存檔和使用提供方便。

歸檔文件整理中除了可以采取年份編碼以外，還可以根據(jù)文件的內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的分類。越細(xì)致的分類越有利于后期的使用，所以對歸檔文件基本都在三次分類以上，這也提高了后期查找到該文件的幾率，也就提高了文件的使用率。

在完成全部歸檔文件的編碼以后就要及時地把文件放入檔案室中，其中需要特別注意的就是對文件的保護(hù)，避免出現(xiàn)文件損壞的情況。具體來說，第一，當(dāng)前大部分的文件都是紙質(zhì)文件，隨著保存時間和使用頻率的增加勢必會出現(xiàn)損壞，為了盡量減少對文件的破壞，應(yīng)該盡量控制檔案室的溫度和濕度，并定期更換檔案室中的除濕設(shè)備。此外，還應(yīng)該避免動物對文件的損壞。第二，由于這些文件中有很多屬于涉密文件，所以為了避免文件的丟失，應(yīng)該在查看借閱文件時做好登記，并對歸還時間做好記錄。第三，文件應(yīng)該保存在牛皮紙盒中，并在紙盒中填寫編號，方便后期的查找，還能夠起到美觀的作用。

2.3事業(yè)單位文件的利用

隨著電子技術(shù)在檔案管理中的使用，提高了管理的效率。在文件歸檔整理的過程中通過對文件進(jìn)行電子掃描，形成電子文件，這樣就可以在沒有原件的情況下方便借閱，提高了文件的使用率。此外，還能夠避免因?yàn)槎啻谓栝喍乖次募霈F(xiàn)破損的情況，這也有利于對原文件的保護(hù)。除了上述功能之外，事業(yè)單位還可以把一些文件上傳到單位網(wǎng)站上，方便公民的查閱和使用。

對原文件的掃描是一項(xiàng)工作量較大的任務(wù)，要求檔案室工作人員具有較高的工作責(zé)任心及耐心，對原文件紙質(zhì)版編碼與電子版編碼相一致。除了掃描之外，檔案室工作人員還要做好電子檔案的維護(hù)工作，按時抽查電子檔案，出現(xiàn)電子檔案破損情況時應(yīng)當(dāng)及時對原文件掃描上傳。

對于原文件的借閱，檔案室應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的文件借閱冊，對于借閱文件的名稱，借閱單位，借閱人聯(lián)系方式、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時間等內(nèi)容進(jìn)行登記。對于逾期未歸還的文件應(yīng)當(dāng)及時催還。

3結(jié)束語

綜上所述，最好檔案歸檔文件的整理工作為事業(yè)單位的發(fā)展提供很大的幫助。由于事業(yè)單位在發(fā)展的過程中會產(chǎn)生大量的文件，其中不乏一些重要的保密文件。對這些文件進(jìn)行分類整理需要極大的耐心和責(zé)任感，作為檔案管理人員不僅要采取科學(xué)的歸檔方法，同時還應(yīng)該借助電子技術(shù)來提高工作效率，同時也能夠起到保護(hù)文件的作用，方便后期使用者的查閱，發(fā)揮出了文件的自身價(jià)值。

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