Excel在中小企業(yè)應用現(xiàn)狀的研究

摘 要：在信息技術的迅猛發(fā)展下，企業(yè)越來越多的應用場景離不開計算機，在數(shù)據(jù)處理方面Excel超強的表格處理與數(shù)據(jù)分析能力，可以幫助企業(yè)在各管理領域，面對復雜多變的環(huán)境做出正確的決策。本文首先對Excel做一個大概的介紹，其次具體分析Excel在中小企業(yè)的財務管理、營銷管理、倉庫管理、績效管理這四大管理領域的應用現(xiàn)狀，最后展望一下Excel的未來發(fā)展。

關鍵詞：excel；中小企業(yè)；應用現(xiàn)狀

中圖分類號：TP317.3 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）21-0315-02

1 Excel簡介

Excel是微軟公司辦公軟件Microsoft office的組件之一，也是微軟辦公套裝的重要組成之一，能夠進行各種數(shù)據(jù)的處理、分析、統(tǒng)計，憑借超強的計算分析功能，可以處理紛亂復雜的數(shù)據(jù)，進而轉化成可用信息。

Excel最常用到的處理數(shù)據(jù)的方法有以下幾種：

1.1 采用數(shù)據(jù)圖表幫助決策分析

Excel擁有大量的圖表類型，自定義的圖表制作，能夠滿足絕大部分工作需求，將圖型、文字、表格三者結合起來將數(shù)據(jù)可視化，進而做出高效正確的決策分析。

1.2 采用公式及函數(shù)進行計算

使用Excel處理數(shù)據(jù)的計算問題時，常常會使用到公式及函數(shù)，而Excel提供了大量的內置函數(shù)，可以極大的簡化了計算過程，還提高了處理數(shù)據(jù)的精準度。除此之外，用戶還可以自定義函數(shù)，滿足實際工作需求。

1.3 采用工作表整理數(shù)據(jù)信息

Excel最直觀明顯的部分，也是主要的功能，通過表格的形式記錄和整理數(shù)據(jù)，還能對表格進行增刪、篩選和排序操作，提高效率。

1.4 采用多樣分析工具進行數(shù)據(jù)挖掘

Excel內置大量的分析工具，比如移動平均、指數(shù)平滑、規(guī)劃求解等，可以對數(shù)據(jù)進行高層次的數(shù)據(jù)挖掘。

2 Excel在中小企業(yè)的財務管理中的應用

因為經(jīng)濟的不斷變革，理財難度的不斷加大，實際工作中有大量復雜的數(shù)學公式要處理，傳統(tǒng)的手工計算已經(jīng)遠遠落伍，無法滿足日益增長的管理工作的需求，所以出現(xiàn)了大量的財務軟件，但考慮到軟件自身的局限性，比如功能不全、費用太高、適用性差，也給中小企業(yè)帶來很大的困擾。而Excel可以很好的解決這些問題，大大提高財務人員的工作效率。

Excel與其他財務軟件對比的優(yōu)勢具備以下優(yōu)點：

（1）功能個性化，靈活多變。因為多數(shù)軟件都是預先設計好使用功能，無法隨意改動，造成無法根據(jù)自身工作特點實現(xiàn)最終結果。相反Excel更加靈活，可以自定義函數(shù)，隨時調整表格格式等。

（2）使用領域廣，適用性強。因為其他軟件使用范圍小，涵蓋領域小，很難滿足企業(yè)各大管理領域的需求。而Excel不會被企業(yè)規(guī)模和業(yè)務特征的限制，適用各管理領域。

（3）適用對象廣，易用性高。Excel可以面對企業(yè)的各層級人員，處理各業(yè)務類型，具有培訓周期短，易上手的優(yōu)點。

（4）對接性高，性能穩(wěn)定。Excel能夠與大多數(shù)數(shù)據(jù)庫對接，軟件運行的穩(wěn)定性較高。

（5）投入成本低，效率高。專業(yè)類軟件投入成本高，后期的維護和培訓費用高，周期長。Excel具備投入成本低，簡單易學，快速上手。

綜上所述，Excel在中小企業(yè)的應用難以被其他財務軟件所完全替代。下面以幾個案例為例，分析一下Excel具體應用的現(xiàn)狀。

2.1 在固定資產(chǎn)折舊中的應用

主要有四個函數(shù)：①DB函數(shù)，使用固定余額遞減法，計算一定資產(chǎn)在給定時間內的折舊值，是一種加速折舊法；②DDB函數(shù)，使用的是雙倍余額遞減法或者其他的指定方法，與單倍余額遞減法類似，與DB函數(shù)的區(qū)別在于把month換成factor；③SLN函數(shù)，即根據(jù)直線折舊法計算的每月折舊額相等，主要用在經(jīng)濟適用年限的一些資產(chǎn)中；④SYD函數(shù)，又被稱為年數(shù)總和法，是一種加速遞減折舊法。

案例：某企業(yè)購買價值1000元的固定資產(chǎn)，3年的使用年限，凈殘值是100元。SLN直線折舊法的計算結果為SLN（1000，100，3）=300元；DDB雙倍余額遞減法第1年折舊費DDB（1000，100，3，1，2）=666.67元，第2年折舊費DDB（1000，100，3，2，2）=222.22元，第3年折舊費DDB（1000，100，3，3，2）=11.11元。

由此可知，使用Excel內置的函數(shù)可以高效準確的計算各年份的折舊額，同時也可以分析貨幣資金的時間價值等。

2.2 數(shù)據(jù)分析工具的應用

案例：某公司生產(chǎn)的零部件成本總額（y）與產(chǎn)量（x）關系是：y=0.52x2+38.25x+15000，假設產(chǎn)品單價是820元，求最高利潤和產(chǎn)量。分析可知，如果手工計算函數(shù)式：z=820x-（0.52x2+38.25x+15000），過程很復雜并且麻煩，此時可借助數(shù)據(jù)分析中的規(guī)劃求解，便可以快速得出準確答案。

3 Excel在中小企業(yè)營銷管理中的應用

為了能夠較快掌握企業(yè)的銷售情況，并據(jù)此調整銷售模式，提高銷售總量，很多企業(yè)都采用Excel強大的數(shù)據(jù)處理功能來滿足需求。具體體現(xiàn)在如下幾方面。

3.1 采用Excel進行數(shù)據(jù)查詢

采用篩選和數(shù)據(jù)透視功能，可以精準快速的查詢產(chǎn)品銷售信息。

（1）Excel篩選功能，可以隱藏不符合要求的數(shù)據(jù)，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)，這樣便于查看需要的數(shù)據(jù)內容。比如按照時間項目，對數(shù)據(jù)進行年、月、日的篩選。

（2）Excel數(shù)據(jù)透視功能，將相關信息匯總，制成一種動態(tài)二維的表格，并且可以制成行列交叉的表格，行列的轉換也可以看到不同的統(tǒng)計結果。

3.2 采用Excel進行數(shù)據(jù)分析

企業(yè)通常采用數(shù)據(jù)分類匯總和圖表分析的功能，從銷售結果中提取有價值信息，以此作為決策的依據(jù)。

（1）數(shù)據(jù)分類匯總，為了快速統(tǒng)計和分析每天產(chǎn)生的大量銷售數(shù)據(jù)，單靠純人工操作，要耗費大量的時間和精力，可以采用Excel按照預定的關鍵字對數(shù)據(jù)進行排序，再按照給定的字段對表格里的數(shù)據(jù)進行匯總，最后會自動得出匯總結果。

（2）Excel圖形分析，為了能夠更直觀的表示數(shù)據(jù)之間的相互關系，Excel可以將數(shù)據(jù)信息可視化轉換成圖形信息，直觀增加數(shù)據(jù)的可讀性。

3.3 采用Excel管理和建立數(shù)據(jù)資料

企業(yè)銷售過程就是數(shù)據(jù)產(chǎn)生過程，數(shù)據(jù)管理首先要利用這些數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)資料。通常數(shù)據(jù)會分門別類的歸類整理，以商品的條碼、名稱、類別、規(guī)格、單價、數(shù)量、金額、日期、狀態(tài)等信息進行管理。其中條碼具有唯一性，是對不同產(chǎn)品加以區(qū)分的關鍵字段，類別、規(guī)格等其他字段可以方便日后的統(tǒng)計及查詢，狀態(tài)用來對產(chǎn)品入庫情況的查詢，金額用來對數(shù)據(jù)進行自動計算。為提高商品管理中的效能，應當重視以下兩點。

（1）對條碼長度進行限制，為防止條碼出錯一般以國際通用的長度13位為標準。通過對Excel進行設置達可以避免輸入時大于或少于13位。

（2）對數(shù)據(jù)有效性進行設置，當錄入的數(shù)據(jù)為固定信息類別時，為了避免人為手工錄入導致的出錯的問題，最好采用下拉列表的方式進行選擇操作，例如：性別的男或女，四季節(jié)的春、夏、秋、冬。

4 Excel在中小企業(yè)倉庫管理中的應用

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營離不開倉庫管理，倉庫貨物的存量水平，對企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動起到關鍵作用。倉庫管理面臨兩大問題：①庫存過大，會增加儲存成本；②庫存過小，又無法滿足供給需求。因此，庫存管理需要采用經(jīng)濟批量訂貨模式。利用Excel結合經(jīng)濟訂貨批量原理，計算出最佳的訂貨量，以便提高企業(yè)倉儲庫存的效率。目前有以下三種常用的訂貨模式。

（1）定期訂貨模式。是以采購的時間為固定要素，每隔一段時間，對倉庫貨源進行補充。此模式是以每次計算的結果和目標倉庫存量之間的差異來確定每次訂購的批量，在對不同品類的商品進行合并訂購時，能極大降低每次訂購的成本。缺點是需要花大量時間進行盤點，很多時候采購量和儲備量都打不到最佳的狀態(tài)。

（2）定量訂貨模式。是指每當倉庫存量低于最低預定量（訂貨點）時，按一定數(shù)量對商品加以補充的倉庫控制模式。優(yōu)點是動態(tài)掌握商品的倉庫存量，以此提出訂單，很少出現(xiàn)庫存不足的問題。因為每筆訂單都是固定的，也方便進行運輸和存儲。缺點也很明顯，需要不斷的核實倉庫的庫存，商品難以合并訂購。

（3）經(jīng)濟批量訂貨模式。經(jīng)濟批量訂貨法（EOQ）是通過平衡訂貨成本和倉儲成本核算，以便實現(xiàn)最低的總庫存成本的方法。此方法通過制作出的最佳成本計劃，合理的批次達到最佳的投資效益，并且可以隨時隨著不同需求做出調整。該方法不用時刻核實倉儲庫存，無需耗費大量時間對倉儲庫存進行盤點，并且可以在確保訂購日期和訂購量達到最佳時使成本最低。該方法使用的前提有如下三點：①有固定的年需求量，有固定的貨物送達時間和數(shù)量，并且確保不會出現(xiàn)缺貨的可能；②有均勻的物品消耗速率，并且物品的生產(chǎn)效率遠大于消耗速率；③批量采購生產(chǎn)物品而非連續(xù)的。倉儲的總成本一般由儲存成本、貨物的總價和訂貨的成本組成，當已知倉庫的存儲單價、年需求量等數(shù)據(jù)時，通過計算得出經(jīng)濟訂貨批量，并以此組織訂貨，使總成本達到最低，具體的公式是T=DC+（D/Q）×S+（Q/2）×H。（T-總成本；D-年需求量；C-商品單價；Q-經(jīng)濟訂貨批量；S-每次訂貨費用；H-單位商品儲存成本）得出的經(jīng)濟訂貨批量公式很復雜，采用手動計算會很相當困難，因此需要用到Excel中的規(guī)劃求解工具，快速準確的計算出最佳訂貨周期等。

5 Excel在中小企業(yè)績效管理中的應用

公司中人員的增加，相應的也增加了工資中績效的分配計算難度，以往長時間的人工計算，過程復雜，耗時長并且存在計算錯誤的風險，而且按照按勞分配的要求還需要引入績效的評分系數(shù)，自然增加了績效分配的工作量，采用VBA技術，以Excel為平臺研發(fā)出更高效的績效分配系統(tǒng)，也是Excel的一大深入應用。

5.1 VBA介紹

VBA是一種基于Visual Basic開發(fā)的編程語言，適用于通用自動化（OLE）任務的應用程序。VBA是對Excel的二次開發(fā)，它可以提升軟件的自動化水平，解決重復操作問題，避免多次人為操作帶來的失誤。提供自定義的解決方案，成功的解決方案也可以運用到Microsoft Office系列的其他軟件上。

5.2 績效分配VBA應用

績效分配原則一般是按勞分配，并有相應的評分制度，以任務的完成情況、自身的能力水平、責任的大小等因素進行綜合評定，以數(shù)值的形式，得出一個評分結果。績效一般由獎懲機制和績效算法組成?？冃惴ㄊ前凑掌髽I(yè)經(jīng)營管理活動中的各項管理要求而制定，是將管理量化的一種表現(xiàn)形式，因此在績效考核過程中，存在計算量大和冗雜情況，使用VBA技術可以很好的解決此類問題。

6 結 語

隨著技術的不斷發(fā)展，Excel將開發(fā)出越來越多的功能，更高效的運作在企業(yè)的各管理領域。在財務管理領域，Excel函數(shù)、圖表和數(shù)據(jù)分析的運用會極大地減少財務人員的運算量，增加了處理信息的準確度。在銷售領域，只需要將基本數(shù)據(jù)輸入，便可以查詢和統(tǒng)計與分析數(shù)據(jù)，全面掌握企業(yè)銷售狀況。在倉庫儲存領域，Excel的規(guī)劃求解工具可以高效精準的計算出結果，為決策提供很好的依據(jù)。在績效領域，通過VBA設計自動績效系統(tǒng)，提高了工作效率，確?？己私Y果的準確性，也提高員工的積極性和創(chuàng)新力。

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收稿日期：2018-6-6

作者簡介：江向明（1981-），男，漢族，廣西南寧人，助理工程師，研究生，主要從事市場營銷、計算機技術工作。