交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性與途徑研究

黃杰瑤

摘要：在信息化時代，檔案管理信息化建設(shè)工作對于交通部門是至關(guān)重要的。它的真實(shí)性、全面性、科學(xué)性直接的反映了交通運(yùn)輸事業(yè)的管理水平和工作人員的業(yè)務(wù)能力，但在社會轉(zhuǎn)型和改革的大環(huán)境下，很多制度并不完善，傳統(tǒng)理念也無法在短時間內(nèi)被新的管理理念所取代，致使檔案信息化管理過程中還有很多的問題需要重視。文章就此話題展開討論。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；問題；重要性；途徑

一、引言

在整個交通事業(yè)管理活動中，檔案管理是其中最核心、最關(guān)鍵的部分，它能夠?yàn)榻煌ü芾硖峁┱鎸?shí)可靠的資源信息，確保道路交通的安全及單位內(nèi)部的穩(wěn)定發(fā)展。而從大局上來看，檔案管理的科學(xué)性也直接的反映了交通事業(yè)管理水平的高低。尤其是在信息化時代，檔案管理也已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，體現(xiàn)了檔案服務(wù)的高質(zhì)量、高價值，也增強(qiáng)了管理人員的服務(wù)意識和責(zé)任心，真正落實(shí)了為人民服務(wù)的原則，讓檔案資料的價值更加充分地體現(xiàn)出來。

二、交通檔案管理存在的問題

（一）管理不到位

檔案管理機(jī)制還在沿襲傳統(tǒng)的觀念進(jìn)行管理，一方面在人員和設(shè)備無法做到合理的配置，沒有專門部門、人員進(jìn)行專項(xiàng)管理，另外，目前而言大部分檔案都是分散管理，不集中，辦公與管理“共處一室”，影響各自工作效率，也容易發(fā)生工作混亂，不利于檔案的保存、銜接和保密，也為后期的開發(fā)利用增添了困難。

（二）資源浪費(fèi)嚴(yán)重

部分員工由于自身能力有限、素質(zhì)不高、對交通知識、管理知識以及信息技術(shù)的掌握不全面、不熟練，不僅無法全面的理解檔案資源的使用價值，也對于在管理中出現(xiàn)的一些管理問題、技術(shù)問題束手無策；加之受到傳統(tǒng)管理方式的影響，管理工作大多是人為操作，降低了工作效率。其次，信息技術(shù)更新快速，而交通檔案管理在基本的硬件使用和相應(yīng)的管理軟件的研發(fā)方面跟不上技術(shù)的更新速度，甚至一套設(shè)備、一個軟件能使用多年，導(dǎo)致信息在網(wǎng)絡(luò)輸入、輸出和存儲等方面有一定的困難。

三、交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）利于單位提高經(jīng)濟(jì)效益

相對于傳統(tǒng)的管理模式，檔案的信息化建設(shè)讓檔案信息的管理和儲存更加有序、規(guī)范，不僅有效的縮減檔案的占地和存儲空間，節(jié)省了資源，減輕了工作壓力和單位的經(jīng)營負(fù)擔(dān)，也減少了檔案管理的失誤發(fā)生率。整體上對于單位的經(jīng)濟(jì)效益起到了推動和保障作用。

（二）利于提高檔案的利用率

檔案信息化管理有效的銜接起了單位管理活動中的各個環(huán)節(jié)、各個部門，實(shí)現(xiàn)了信息資源的整體性和共享性，確保信息的完整、真實(shí)和豐富性，辦公人員只要在按照單位或用戶的需求、結(jié)合基本信息進(jìn)行線上操作，就會快速的查詢到所需檔案，省時、省力，也提高了工作效率和檔案的利用率，由此更好的服務(wù)單位、服務(wù)群眾、服務(wù)社會。

四、交通檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

（一）合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺

建立信息開放服務(wù)中心，對資源信息開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的安全共享。通過各類媒體終端，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作，單位也要及時監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播及本單位信息的被盜外流現(xiàn)象。其次，從全局出發(fā)，結(jié)合競爭和服務(wù)并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務(wù)行為和思想，將服務(wù)模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務(wù)人員提供了一定的激勵和約束。

（二）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

加大對檔案工作的支持力，加強(qiáng)對從業(yè)人員的培訓(xùn)，擴(kuò)大員工的對外交流和學(xué)習(xí)平臺，轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的思想。另外對人員的培訓(xùn)也要從不同角度來進(jìn)行。定期進(jìn)行專業(yè)的知識和技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高從業(yè)人員對分析、判斷、實(shí)踐和應(yīng)急能力。同時培養(yǎng)一批科技人員，設(shè)置安全保密系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)管計算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容，從而能夠有效地避免計算機(jī)被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊(duì)伍的管理水平。

（三）提高數(shù)字化管理

在管理工作中利用網(wǎng)絡(luò)光纖與硬盤的連接陣列，提升數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)性，同時增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲存量。其次，對磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組合要按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護(hù)程序都為數(shù)字化檔案管理提供了系統(tǒng)保障，增加了檔案的安全性。再次，要提升檔案的使用性。由于磁盤陣列本身具備了對系統(tǒng)的維護(hù)功能，使得數(shù)字化檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)在線升級功能，讓管理更見便利、安全、有效。

五、結(jié)語

當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化的管理模式，這不僅提高了管理工作效率和檔案資源的利用率，也催化了檔案工作的完善進(jìn)度和程度，對交通事業(yè)的發(fā)展有著積極的作用。

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