探究如何做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作

羅旭維

摘要：科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，使人類進(jìn)入了信息時(shí)代。信息技術(shù)在全球范圍內(nèi)的快速推廣，為人事檔案管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)基礎(chǔ)。人力資源管理人員可以通過(guò)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)傳統(tǒng)的人事檔案管理向信息化方向發(fā)展，建立起系統(tǒng)化的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)，提升人事檔案管理的效率，從而促進(jìn)人事檔案信息化的建設(shè)、科學(xué)化的管理。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案關(guān)系；信息化建設(shè)

一、做好人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）降低檔案管理成本，提高管理效率

通過(guò)利用信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事檔案轉(zhuǎn)化為人力資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)，完善人力資源信息操作系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)以及信息安全系統(tǒng)等軟件，則在很大程度上可以降低檔案管理成本和提高檔案管理效率。這是因?yàn)橛辛巳耸聶n案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，工作人員能夠準(zhǔn)確、快速地查詢到相關(guān)的信息，這在減少工作人員的操作成本的同時(shí)，工作效率又得到了很大的提升。

（二）推動(dòng)資源的有效整合和利用

借助現(xiàn)代信息技術(shù)和發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好人事檔案管理信息化工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成龐大的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)，可以將每個(gè)人的信息進(jìn)行有效的整合和更新。其次，將人事檔案信息整理成數(shù)據(jù)庫(kù)后，可以大大地減輕人力資源信息的整理、保存和查閱工作，使人事檔案管理工作變得更加的高效，這將極大地提升人事檔案的利用率、查全率。

二、制約人事檔案管理信息化建設(shè)的因素

（一）人事檔案管理信息化意識(shí)薄弱

我國(guó)的人事檔案管理大部分還保留著傳統(tǒng)的管理模式，缺乏人事檔案管理信息化意識(shí)，也缺乏對(duì)人力資源信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用的意識(shí)。這種將人力資源信息束之高閣的做法，不能夠快速地對(duì)相應(yīng)的信息進(jìn)行更新和補(bǔ)充，也不能讓這些人力資源信息得到很好的開(kāi)發(fā)和利用，浪費(fèi)了人事檔案信息的現(xiàn)代價(jià)值。這種傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代快速發(fā)展的步伐，必須要更新相關(guān)部門的管理制度，更新相關(guān)人員的管理觀念。

（二）缺乏配套的檔案管理信息化制度和基礎(chǔ)設(shè)施

首先，進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)，需要有相應(yīng)的制度來(lái)規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程，要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃來(lái)引導(dǎo)檔案管理信息化的發(fā)展方向，還要有相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)對(duì)信息化的人力資源信息進(jìn)行管理。如果沒(méi)有這些制度的引導(dǎo)和約束，很容易導(dǎo)致人力資源信息的濫用、泄露等事件的發(fā)生。

其次，做好人事檔案管理信息化建設(shè)還需要強(qiáng)大的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，最基本的計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施是必須要配備的，而與這些硬件設(shè)施相關(guān)的軟件設(shè)施也要配備，還需要具有專業(yè)知識(shí)技術(shù)的人員配備和合理有效的政策、制度支持，只有提供了齊全的軟件和硬件設(shè)施，相關(guān)的工作人員才能順利開(kāi)展人事檔案管理信息化工作，方便工作人員將所有的信息進(jìn)行輸入、掃描，形成人力資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)，也方便工作人員利用相關(guān)軟件對(duì)人力資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行篩選、分析、統(tǒng)計(jì)、匯總、共享、查詢等操作，提升人力資源管理工作的效率。

三、推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）制定和配備相配套的制度和軟硬件設(shè)施

做好人事檔案管理信息化建設(shè)，要先制定好相關(guān)的規(guī)章制度，一方面，用制度來(lái)明確要求相關(guān)工作人員做好觀念轉(zhuǎn)變，注重人事檔案管理的信息化建設(shè)；另一方面，用制度來(lái)指引工作人員開(kāi)展具體的工作，制定好相應(yīng)的工作進(jìn)度和工作安排，以保證工作人員有章可循，有事可做。

（二）規(guī)范人事檔案管理的流程

做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作需要以準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)和前提。而規(guī)范人事檔案管理的流程可以確保人力資源數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。由于每一個(gè)人在不同的人生階段有不同的經(jīng)歷材料，因此每個(gè)人的檔案需要經(jīng)常進(jìn)行更新。這是一份頻繁、細(xì)瑣的工作，所以要規(guī)范好人事檔案的更新流程，在更新材料時(shí)，工作人員要做到確保材料的完整性并做到及時(shí)歸檔。此外，對(duì)每一個(gè)人的檔案都應(yīng)該以個(gè)人為單位分類存放，同時(shí)做好檔案的保護(hù)管理工作。為做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

（三）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)

做好人事檔案管理信息化工作，離不開(kāi)相關(guān)專業(yè)人員。目前，雖然參與到人事檔案管理工作的大部分人員是專業(yè)的，但是對(duì)信息化的相關(guān)要求是不熟悉的。所以需要對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，如組織工作人員參加技能研修班、參加網(wǎng)絡(luò)課程，以此來(lái)提高人事檔案管理者的專業(yè)水平和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，使這些工作人員能夠更好地運(yùn)用信息技術(shù)處理好人力資源信息。同時(shí)，還要加強(qiáng)工作人員的職業(yè)道德和思想道德培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的工作責(zé)任感，以做好人事檔案信息的保護(hù)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為人事檔案管理信息化提供了強(qiáng)大的信息技術(shù)支持，對(duì)于提升人事檔案管理的效率，提高人力資源信息的價(jià)值和利用率是很有幫助的。因此人事檔案管理部門要及時(shí)做好人事檔案管理信息化建設(shè)的工作，為早日實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化做好準(zhǔn)備，促使人事檔案管理工作能夠跟得上時(shí)代發(fā)展的潮流。

【參考文獻(xiàn)】

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