對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)工作的思考

楊文紅 劉美君

摘 要：高校教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)著基層教學(xué)管理工作，其工作能力和質(zhì)量在教學(xué)管理中起著至關(guān)重要的作用。文章從高校教學(xué)秘書(shū)工作素養(yǎng)出發(fā)，分析了當(dāng)前教學(xué)秘書(shū)工作中存在的問(wèn)題，并就如何加強(qiáng)高校教學(xué)秘書(shū)工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書(shū)；教學(xué)管理

教學(xué)秘書(shū)作為高校教學(xué)管理的基層成員，其工作素養(yǎng)直接影響著學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量，進(jìn)而影響到高校的人才培養(yǎng)工作。

一、高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)

1.“以人為本”的服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理工作的直接組織者和管理者，負(fù)責(zé)各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)的具體實(shí)施和落實(shí)。工作具有內(nèi)容繁雜、時(shí)間性強(qiáng)、任務(wù)性強(qiáng)、責(zé)任重大等特點(diǎn)，這就要求教學(xué)秘書(shū)必須具有高度的責(zé)任感，對(duì)待各項(xiàng)工作必須兢兢業(yè)業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守紀(jì)律。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)還是一個(gè)服務(wù)性的崗位，其工作對(duì)象是廣大的師生群體，因此在工作中教學(xué)秘書(shū)又要做到想師生之所想、急師生之所急。這種雙重性要求教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)活動(dòng)中既要嚴(yán)守紀(jì)律，又要甘當(dāng)配角；既要熱愛(ài)工作、甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，又要富有主動(dòng)精神和責(zé)任感。

2.全面的知識(shí)儲(chǔ)備及良好的組織管理能力

教學(xué)秘書(shū)日常接觸的教師通常具有較高的專業(yè)知識(shí)水平，這就要求教學(xué)秘書(shū)有較全面的知識(shí)儲(chǔ)備，必須對(duì)所在學(xué)院的專業(yè)知識(shí)有一定的了解，掌握專業(yè)課程的結(jié)構(gòu)體系、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃等，以便協(xié)助處理教學(xué)中出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)作為高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。這就要求教學(xué)秘書(shū)必須具備一定的組織管理能力，不斷創(chuàng)新工作方法，夯實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)，提高其解決實(shí)際問(wèn)題的能力。

3.樹(shù)立自我學(xué)習(xí)意識(shí)，提升自身能力水平

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化成為當(dāng)前高校建設(shè)的重點(diǎn)。智能化辦公系統(tǒng)的運(yùn)用對(duì)當(dāng)前高校教學(xué)秘書(shū)提出了新的要求，教學(xué)秘書(shū)必須熟練運(yùn)用辦公軟件，如Office 文字和OCR等數(shù)據(jù)處理軟件，同時(shí)還應(yīng)掌握復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、傳真機(jī)等工具的使用。此外，作為學(xué)院教學(xué)管理的一線工作人員，教學(xué)秘書(shū)需要撰寫(xiě)各類公文。因此，教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)培養(yǎng)自身良好的應(yīng)用文寫(xiě)作、文字處理、會(huì)議組織能力。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)還要自覺(jué)加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，如教育學(xué)、心理學(xué)、文秘處理、管理學(xué)等，并真正做到學(xué)以致用。

二、高校教學(xué)秘書(shū)的工作現(xiàn)狀

教學(xué)是立校之本，教學(xué)工作是高校重中之重的工作。多數(shù)高校對(duì)教師隊(duì)伍建設(shè)和科研工作極為關(guān)注，但對(duì)教學(xué)管理工作卻較為忽視。長(zhǎng)期以來(lái)，教學(xué)秘書(shū)工作存在的各種問(wèn)題制約了教學(xué)秘書(shū)工作的積極性，很大程度上影響了高校教學(xué)管理的質(zhì)量。

1.工作不受重視，隊(duì)伍流動(dòng)性大

隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，作為高校教學(xué)工作的基層管理者，教學(xué)秘書(shū)的重要性日益凸顯。但一直以來(lái)，多數(shù)人對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，對(duì)其在教學(xué)管理中的作用缺乏客觀了解，認(rèn)為教學(xué)管理不需要專業(yè)的知識(shí)與技能，只要聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)的安排就能勝任，工作簡(jiǎn)單。由于缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，許多高校在教學(xué)秘書(shū)人員的配置上存在很大的主觀性和隨意性，通常由其他部門(mén)人員或聘任專業(yè)不對(duì)口的人員擔(dān)任，限制了高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)。

2.工作量大、工作狀態(tài)緊張

高校教學(xué)秘書(shū)作為高校教學(xué)工作最基層的組織管理單位，工作內(nèi)容繁雜、涉及面廣且極其重要，直接關(guān)系到整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展。從內(nèi)容上看，其工作內(nèi)容包括學(xué)生的學(xué)籍管理、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究與改革等事務(wù)性工作。從領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)看，教學(xué)秘書(shū)受到學(xué)校教務(wù)處以及學(xué)院教學(xué)院長(zhǎng)的雙重領(lǐng)導(dǎo)，既要完成學(xué)校安排的教學(xué)任務(wù)，又要聽(tīng)從教學(xué)院長(zhǎng)的安排。教學(xué)秘書(shū)面對(duì)的部門(mén)多、工作任務(wù)重且工作時(shí)效性強(qiáng)，稍有差錯(cuò)就會(huì)鑄成大錯(cuò)。因此，教學(xué)秘書(shū)經(jīng)常處于緊張忙碌的工作狀態(tài)。

3.職業(yè)晉升空間小

目前，各高校關(guān)于教學(xué)秘書(shū)的評(píng)聘標(biāo)準(zhǔn)不一，沒(méi)有一個(gè)完善的考評(píng)體系。多數(shù)高校將教學(xué)秘書(shū)劃分到管理系列，與黨政機(jī)關(guān)人員一起參加評(píng)定，由于教學(xué)秘書(shū)工作很難看到工作成果，工作績(jī)效很難量化，因此，在職業(yè)發(fā)展上受到很大限制。也有部分高校將教學(xué)秘書(shū)納入科研系列，教學(xué)秘書(shū)由于工作量大的限制，難以全身心投入到科研工作中，因此也無(wú)法與科研人員和其他教師競(jìng)爭(zhēng)。由此可見(jiàn)，由于評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的不完善、不合理，使教學(xué)秘書(shū)在職稱晉升方面處于劣勢(shì)，這極大限制了教學(xué)秘書(shū)工作的積極性。

三、改善教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀的措施

基于以上問(wèn)題，本文認(rèn)為，隨著高校教學(xué)管理工作的逐步深化，高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)也需與時(shí)俱進(jìn)，具體有以下建議：

1.加強(qiáng)高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，更新發(fā)展理念

高校必須明確只有在思想上高度重視，才能在工作上精準(zhǔn)有力。因此，改善高校教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀的首要任務(wù)是在思想上發(fā)力，理清教學(xué)工作的重點(diǎn)，不斷提升思想境界，更新發(fā)展理念。在新形勢(shì)下，高校管理者應(yīng)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念，改變長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)教學(xué)秘書(shū)“重使用、輕培養(yǎng)”的錯(cuò)誤意識(shí)。全面加強(qiáng)和改進(jìn)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，一方面，既要繼承和發(fā)展高校在長(zhǎng)期實(shí)踐中形成的成功方法，又要不斷創(chuàng)新和豐富高校在教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍培養(yǎng)上有效管用的新方法，不斷增強(qiáng)高校工作的生機(jī)活力。另一方面，要從教學(xué)秘書(shū)的切身利益出發(fā)，在擇優(yōu)錄取、專業(yè)培養(yǎng)、收入分配、職稱評(píng)定等方面制定相關(guān)政策，真正做到把人才引進(jìn)來(lái)、留下來(lái)，確保教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的穩(wěn)定性和延續(xù)性。

2.完善教學(xué)秘書(shū)評(píng)價(jià)考核體系，促進(jìn)教學(xué)工作良性發(fā)展

當(dāng)前，大多數(shù)高校教學(xué)秘書(shū)并沒(méi)有一個(gè)完善合理的考核體系，僅僅是一種合格評(píng)價(jià)。這種考核方式嚴(yán)重制約了教學(xué)秘書(shū)工作的積極性，長(zhǎng)此以往，造成教學(xué)秘書(shū)工作懈怠。因此，高校急需改善當(dāng)前不合理的考核評(píng)級(jí)指標(biāo)體系，制定更為完善合理的體系。第一，要實(shí)行崗位責(zé)任聘任制，明確教學(xué)秘書(shū)的崗位職責(zé)，避免出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，確保教學(xué)秘書(shū)有較為充足的時(shí)間進(jìn)行教學(xué)管理和科研工作。第二，要建立健全評(píng)價(jià)考核體系，對(duì)教學(xué)秘書(shū)的各項(xiàng)工作進(jìn)行量化分析，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，將考核結(jié)果與獎(jiǎng)金、職稱評(píng)定等掛鉤。

3.完善教學(xué)秘書(shū)培養(yǎng)體系，提高教學(xué)秘書(shū)專業(yè)水平

隨著高校教學(xué)管理理念和模式的不斷更新，對(duì)教學(xué)秘書(shū)的專業(yè)化水平、職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。高校要探索建立完善合理的教學(xué)秘書(shū)培養(yǎng)體系，深入實(shí)施崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)、專題培訓(xùn)和業(yè)務(wù)進(jìn)修等多方式、多途徑、多手段的培養(yǎng)模式。要有計(jì)劃地加強(qiáng)各院系教學(xué)秘書(shū)管理工作方面的交流，借鑒其他高校成功的教學(xué)管理模式，取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)教學(xué)管理改革的不斷深化。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)自身也要通過(guò)主動(dòng)學(xué)習(xí)加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和能力的培養(yǎng)，不斷結(jié)合自身發(fā)展方向更新和完善專業(yè)知識(shí)體系，適應(yīng)高校教學(xué)管理發(fā)展的需要。

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