企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性

徐子碧

摘要：合同檔案是企業(yè)在經(jīng)營管理中的重要角色，貫穿于企業(yè)各項經(jīng)濟活動的始終?？茖W(xué)的合同檔案管理體制是企業(yè)獲得經(jīng)濟效益的有效保障。而當(dāng)今部分企業(yè)在合同管理中存在較多的問題，使企業(yè)面臨巨大風(fēng)險，本文基于此對企業(yè)合同檔案的概念特征進(jìn)行簡述，并分析了合同檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的重要性。

關(guān)鍵詞：合同檔案；管理；對策

隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，逐漸形成了以企業(yè)為主體的市場化經(jīng)營格局，企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展層次也在不斷提高，其在市場化經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的合同檔案的數(shù)量也在不斷增加，那么就需要更加科學(xué)、規(guī)范的策略和方法來對企業(yè)合同檔案進(jìn)行管理，確保企業(yè)的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)合同檔案概念與特征簡述

企業(yè)的合同檔案作為企業(yè)經(jīng)濟活動中的重要憑證，其不僅是記載企業(yè)詳細(xì)的經(jīng)濟活動內(nèi)容，還是企業(yè)履行合同的權(quán)力與義務(wù)的資料，在企業(yè)預(yù)算、企業(yè)評估以及企業(yè)審計過程中都是不可或缺的。企業(yè)合同檔案不僅包含著與一般檔案的共性價值與職能，還存在著一定的特征，主要包括以下幾個方面：首先是法律性特征，企業(yè)合同檔案的內(nèi)容載體是合同，且合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的法律法規(guī)下，合同檔案是具有法律效應(yīng)的；其次，是憑證性特征，企業(yè)的合同檔案是當(dāng)事人履行合同義務(wù)與實施權(quán)力的憑證，在發(fā)生經(jīng)濟糾紛后，也是有力的處理憑證；最后是規(guī)范性特征，企業(yè)對于合同的簽訂、變更以及終結(jié)是要在《合同法》的范圍之內(nèi)方可生效，企業(yè)的合同檔案不僅包含法律性的特征，同樣也包含了合同檔案所有的規(guī)范性特征。

二、合同檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理過程中的重要性分析

企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)離不開完善的合同檔案管理體制。合同檔案管理是由企業(yè)的經(jīng)濟活動過程中產(chǎn)生，代表了企業(yè)的經(jīng)濟活動從洽談到落實的全過程，也從側(cè)面反映了一個企業(yè)的實力，建立完善的合同檔案管理制度，嚴(yán)格落實合同中各項條款，不僅能夠有效維護企業(yè)的各項經(jīng)濟利益，促進(jìn)企業(yè)與合作對象的合作關(guān)系，還能夠合理防范企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，確保企業(yè)經(jīng)濟效益。

三、企業(yè)經(jīng)營活動中合同檔案工作存在的問題

（一）合同檔案管理不善

首先是合同的格式與內(nèi)容問題，上文提到，我國的市場化進(jìn)程的不斷發(fā)展，企業(yè)已經(jīng)成為主體力量，但是大部分企業(yè)的法制意識依舊還是處于滯后狀態(tài)，大部分企業(yè)的合同負(fù)責(zé)人的相關(guān)法制觀念缺失較為嚴(yán)重，最基本的《合同法》也了解不多，在擬定合同的過程中，還會出現(xiàn)合同的格式與內(nèi)容方面的錯誤，這也導(dǎo)致合同在使用時存在著一定的風(fēng)險；其次是合同檔案整理方法錯誤，隨著電子化辦公模式的普及，越來越多的企業(yè)管理者對合同原件并不重視，而是保留傳真或者復(fù)印件等類型的合同形式，這是不符合合同檔案管理工作的要求的，也極易帶了風(fēng)險隱患；再次是合同保存問題，大部分企業(yè)經(jīng)營者存在著一個錯誤觀念，即合同只要簽字蓋章，保存并不重要，這也導(dǎo)致當(dāng)下很多合同簽訂后，相關(guān)的合同檔案管理人員并沒有及時的對合同檔案進(jìn)行妥善保管，造成合同檔案管理工作的混亂，這不僅不利于合同的使用，也帶來了極大的法律風(fēng)險。

（二）違約風(fēng)險

合同檔案作為證明一段時間內(nèi)的經(jīng)營活動存在的憑證，在所規(guī)定的時間內(nèi)是具有法律效力與約束力的，但是合同檔案在所規(guī)定的時間內(nèi)都是具有法律效力與約束力的，但是企業(yè)經(jīng)營活動中是存在不可預(yù)料的變化的，違約就是常見的風(fēng)險之一，部分企業(yè)在合同檔案的使用過程中，因為經(jīng)營者的法制觀念與契約觀念的淡薄，導(dǎo)致在企業(yè)的經(jīng)營過程中出現(xiàn)毀約與違約等情況，這往往使得企業(yè)在違約后面臨著嚴(yán)重的額法律問題，這在很大程度上影響與阻礙了企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）合同檔案管理的規(guī)范性

在企業(yè)的合同管理過程中，合同內(nèi)容的不完整也是普遍存在的現(xiàn)象。部分企業(yè)的合同承辦人并沒有專業(yè)的法律法規(guī)知識，對合同法也了解甚少，從而使得擬定的合同內(nèi)容不完整以及格式不規(guī)范等，這嚴(yán)重影響了合同檔案質(zhì)量。

四、企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作應(yīng)對策略

（一）強化企業(yè)合同檔案管理機制

企業(yè)的合同檔案管理工作是有專門的管理部門對其負(fù)責(zé)的，但合同檔案關(guān)系到企業(yè)的各個部門。所以，相關(guān)的合同檔案管理部門要根據(jù)企業(yè)實際情況以及業(yè)務(wù)的范圍，制定完善的檔案管理制度，對企業(yè)各個部門及人員進(jìn)行規(guī)定：收集、整理、編目以及上架等都要進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，例如在使用與簽訂合同檔案之后何時進(jìn)行合理的歸類存檔工作，只有在管理制度完善的前提下，才能夠充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，對于部分不熟悉合同檔案法律法規(guī)與業(yè)務(wù)的企業(yè)合同檔案管理部門及人員，要進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使其充分熟悉企業(yè)合同檔案工作的相關(guān)規(guī)定與流程。

（二）企業(yè)合同檔案管理專業(yè)化

我國企業(yè)在合同檔案管理方面并不重視，這也是合同檔案管理風(fēng)險多發(fā)的原因之一。所以，企業(yè)要建立專業(yè)的合同檔案管理部門，從而提高企業(yè)的合同檔案管理的專業(yè)化水平。

（三）合同檔案管理與法制化

在當(dāng)下的市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)營活動必須要以足夠的法治精神作為支撐，企業(yè)的合同檔案管理人員也需要遵循法制化的思路，具體而言，企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的相關(guān)管理工作時，可以運用法制化的思路，即根據(jù)企業(yè)的實際情況與相關(guān)法律制定合理有效的內(nèi)部管理規(guī)范，從而使得企業(yè)內(nèi)部管理透明化，拒絕腐敗管理。內(nèi)部管理規(guī)范的實施，也使得企業(yè)合同檔案管理的工作人員對相關(guān)法律認(rèn)真遵循，規(guī)范自己的工作。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)合同檔案管理是一項非常重要的內(nèi)容，它對企業(yè)合同檔案管理能否有序、規(guī)范化管理具有十分重要的意義。在當(dāng)前的市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)經(jīng)營活動的規(guī)范性與合法性都需要相應(yīng)合同檔案作為支撐與憑證，所以企業(yè)要完善合同檔案管理規(guī)范，并進(jìn)行科學(xué)合理的管理，就能夠有效降低企業(yè)在合同管理方面的風(fēng)險，從而確保企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]洪鮮春.淺談合同管理在企業(yè)管理中的重要性[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2015，17（26）：121-165.

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