淺談檔案管理信息化建設(shè)的必要性

王海東

摘要：隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的信息化和計(jì)算機(jī)化已經(jīng)成為檔案管理和計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。因此，為了適應(yīng)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的需要，充分開發(fā)檔案管理信息資源，提高檔案管理效率，檔案管理信息化建設(shè)已成為必然。本文根據(jù)以往檔案管理發(fā)展中遇到的問題及其發(fā)展趨勢，從實(shí)際出發(fā)，依據(jù)目前互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展情況，分析了檔案管理信息化的必然性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)；必要性

一、檔案管理現(xiàn)狀

（一）對檔案信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)不明確

在有關(guān)檔案信息化的管理過程中，還沒有齊全、完整、有效的管理制度和有關(guān)部門的管理系統(tǒng)。國家檔案局對于各單位的檔案管理工作，大多數(shù)只是發(fā)揮業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用，對非直屬單位的檔案管理工作人員和主要領(lǐng)導(dǎo)的考核、考評并不具有話語權(quán)，因此對于相關(guān)管理制度和相關(guān)的管理系統(tǒng)只是起建議性的作用，并不具備相關(guān)行政強(qiáng)制力，對此各行業(yè)、各部門檔案信息的管理水平參差不齊，標(biāo)準(zhǔn)各不相同，加之各行業(yè)、各單位對于檔案工作服務(wù)于本單位中心工作各有各的要求和標(biāo)準(zhǔn)。因此對于檔案信息化的管理實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也具有較大困難。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全堪憂

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和社會網(wǎng)絡(luò)信息化的深入，檔案有其自身的特殊性，由于其開放性和保密性，需要妥善處理。雖然網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展促進(jìn)了檔案的進(jìn)入和查詢，但也相應(yīng)地帶來了安全問題，如計(jì)算機(jī)病毒和計(jì)算機(jī)黑客攻擊。對檔案管理信息化來說，其安全維護(hù)是一個(gè)挑戰(zhàn)。

（三）人員專業(yè)化程度不高

檔案管理的信息化要求管理人員具有較高的綜合素質(zhì)，網(wǎng)絡(luò)的安全也要求管理人員對其進(jìn)行維護(hù)?？陀^地說，中國檔案管理人員在知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)問題上普遍不能滿足實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展需求，人才因素已經(jīng)成為檔案管理信息化進(jìn)程的主要障礙。

（四）在檔案信息化建設(shè)中缺乏足夠的重視

在非專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)中，普遍對檔案管理工作不夠重視，這些機(jī)構(gòu)中檔案管理部門由于不是主要業(yè)務(wù)部門，因此在人員配備、檔案管理設(shè)施設(shè)備上都多多少少存在“老弱病殘”的現(xiàn)象，主要領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠了解，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案管理部門“積貧積弱”，檔案管理的規(guī)范化程度不高，檔案信息化建設(shè)和管理更是如此。這也導(dǎo)致了組織內(nèi)部檔案管理人員的業(yè)務(wù)質(zhì)量不高，工作積極性不佳。另一方面，由于檔案管理工作的特點(diǎn)，檔案管理人員容易養(yǎng)成舊式的工作習(xí)慣，遵循舊的管理制度，缺乏當(dāng)代的創(chuàng)新，如果允許他們重新接受其他形式的工作，在短時(shí)間內(nèi)，他們既不能接受身體上也不能接受心理上的，甚至有沖突，不愿輕易改變。這樣，就形成了組織內(nèi)部檔案管理工作的惡性循環(huán)，大大落后于信息時(shí)代的要求。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）建立多功能閱覽室

多功能閱覽室是檔案的重要組成部分，也是提供信息建設(shè)的重要內(nèi)容。多功能電子閱覽室的建立可以幫助人們在網(wǎng)絡(luò)平臺上查詢和咨詢，獲取他們需要的文件和信息。多功能閱覽室也為特殊群體閱讀和咨詢提供了便利，這樣他們可以通過自己的個(gè)人參與來滿足他們對檔案信息的需求。

（二）根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革

隨著社會的發(fā)展，檔案的功能也在不斷調(diào)整和變化，這就要求相關(guān)管理人員根據(jù)時(shí)代的變化和要求及時(shí)調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置，建立新的功能定位。圍繞為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理和組織管理服務(wù)，創(chuàng)新部門和機(jī)構(gòu)的設(shè)置，進(jìn)行相應(yīng)的人事調(diào)整，為檔案工作人員提供更好的工作平臺，從而更好地推動(dòng)檔案工作，更好地滿足公眾的需求。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

如果現(xiàn)代社會需要更好的信息服務(wù)，就需要關(guān)注檔案數(shù)字化資源的建設(shè)，完善檔案基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施建設(shè)，利用現(xiàn)代多媒體和3D技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息電子化，從而建立全方位多功能三維展示平臺，通過視覺、聽覺等多種感官的聆聽體驗(yàn)，為更真實(shí)、更傳入的數(shù)字文件提供更具吸引力的信息服務(wù)。借助網(wǎng)絡(luò)平臺，公眾可以在家里和任何角落找到他們感興趣的文件。

（四）部門聯(lián)合統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)

新文檔材料和傳統(tǒng)材料的歸檔必須分開，以保護(hù)電子文檔的原始信息，并細(xì)分文檔信息的類型，就像掌握電子文檔的形成規(guī)則一樣重要。檔案管理部門掌握的方法和原則可以作為檔案管理人員總體規(guī)劃的基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)和信息管理部門作為電子文件形成的專業(yè)技術(shù)單位，需要聯(lián)合檔案管理部門和電子文件形成部門一起，在電子文檔標(biāo)準(zhǔn)化、制度化運(yùn)作的過程中，共同建立符合檔案信息化管理建設(shè)和改革需要的工作流程、工作人員職業(yè)操守和招聘標(biāo)準(zhǔn)，為工作人員團(tuán)隊(duì)的階段性技能培養(yǎng)提供基礎(chǔ)條件，提供具有可執(zhí)行性的策略來提升電子文件和紙質(zhì)文件融合應(yīng)用的可行性，并嘗試解決歸檔電子文件的更新和保存問題等。需要注意的是，檔案管理人員的職能定位必須從雜業(yè)向?qū)I(yè)轉(zhuǎn)換，這是保障諸如歸檔、著錄、鑒定、電子文件積累，以及錄像檔案、錄音、照片等的數(shù)字化轉(zhuǎn)換及處理、管理及時(shí)性、專業(yè)性、完整性的基礎(chǔ)條件。

三、結(jié)束語

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，提升檔案館管理人員的認(rèn)知，創(chuàng)新工作方式方法，制定出合理有效的創(chuàng)新舉措，吸收更多具備專業(yè)化素養(yǎng)人員的加入，抓住檔案館信息化建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，建設(shè)科學(xué)合理的檔案信息管理平臺，借助信息化平臺提高檔案信息管理工作人員的工作效率和專業(yè)化服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化水平邁上新高度，促使檔案館創(chuàng)新全面發(fā)展。

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