探究OA系統(tǒng)在公文管理中的應(yīng)用與設(shè)計(jì)

張杰

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，我們已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代中，多種多樣的創(chuàng)新型技術(shù)被廣泛應(yīng)用在設(shè)計(jì)與各個(gè)行業(yè)中，尤其是OA系統(tǒng)以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)被應(yīng)用在公文管理當(dāng)中，對(duì)行業(yè)管理水平的提高有積極的促進(jìn)作用。文章簡(jiǎn)單介紹了OA系統(tǒng)，并針對(duì)OA系統(tǒng)在公文管理中的應(yīng)用與設(shè)計(jì)進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；公文管理；應(yīng)用；設(shè)計(jì)

在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的進(jìn)程中，信息化發(fā)展速度也隨之加快腳步，特別是互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)人們生活以及社會(huì)生產(chǎn)產(chǎn)生巨大變革。OA系統(tǒng)作為一種新型技術(shù)，在公文管理應(yīng)用與設(shè)計(jì)領(lǐng)域中最大程度地滿足企業(yè)與工作發(fā)展需求。不斷提高工作效率以及企業(yè)管理水平，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、OA系統(tǒng)概述

21世紀(jì)是以信息為代表的時(shí)代，每時(shí)每刻我們都在制造與傳播信息，人們的生活節(jié)奏也越來(lái)越快，各行各業(yè)更加在注重生產(chǎn)生活的效率，工作、學(xué)習(xí)以及生活中的信息交流與傳遞必須高效、快捷。信息對(duì)人們?nèi)粘Ｉ?、工作以及社?huì)生產(chǎn)等各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。大大縮短了人與人之間的距離，實(shí)現(xiàn)無(wú)距離信息交流與溝通，進(jìn)而不斷提高人們的認(rèn)知，開(kāi)拓思維境界。但是，我們也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)是一把雙刃劍，對(duì)人們生活以及社會(huì)生產(chǎn)提供便利條件的同時(shí)，也對(duì)各個(gè)領(lǐng)域體造成不同程度的影響。在信息化時(shí)代背景下，對(duì)公文管理模式與經(jīng)營(yíng)理念提出嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文管理在信息時(shí)代背景下逐漸凸顯出其弊端與 不足。OA系統(tǒng)是社會(huì)進(jìn)步與時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在要求與時(shí)代產(chǎn)物，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，是人們的多樣化需求促進(jìn)了OA系統(tǒng)的產(chǎn)生[1]。

OA系統(tǒng)是一種自動(dòng)化辦公軟件，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，并結(jié)合通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，對(duì)信息的內(nèi)容進(jìn)行智能化處理，進(jìn)一步保證辦公管理系統(tǒng)更加方便、高效、快捷的處理信息，并通過(guò)現(xiàn)代化辦公設(shè)施實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。傳統(tǒng)上辦公文秘都是通過(guò)人為操作，OA系統(tǒng)在辦公管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了由手動(dòng)辦公向自動(dòng)辦公的轉(zhuǎn)變。將紙質(zhì)公文電子化，極大的提高公文數(shù)據(jù)的管理效率與質(zhì)量，減輕工作人員的工作量，并減少人為失誤操作幾率。OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，減少了對(duì)紙張的依賴程度，在某種程度上節(jié)約資源，保護(hù)生態(tài)環(huán)境。

二、OA系統(tǒng)在文件管理方面的應(yīng)用分析

（一）實(shí)現(xiàn)資源共享

傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式下，文件的傳輸與使用會(huì)受到時(shí)間與空間等多方面的限制，OA系統(tǒng)可以極大的促進(jìn)其信息資料的共享能力，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。相關(guān)技術(shù)人員可以憑借有效協(xié)議，將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有效連接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子設(shè)備之間的數(shù)據(jù)信息有效傳輸。讓人們可以分享各自的資源，一個(gè)人的資源了可以在多個(gè)人手中得到利用，加快了數(shù)據(jù)的整合與計(jì)算，而電子信息可以將儲(chǔ)存的信息在電子設(shè)備之間進(jìn)行傳播，這種快捷、方便的傳播方式，保證了各個(gè)環(huán)節(jié)與各個(gè)部門之間的交流。通過(guò)建立相關(guān)協(xié)議，將各個(gè)部分連接在一起，實(shí)現(xiàn)信息資源在電子設(shè)備之間的流轉(zhuǎn)。信息之所以可以順利流通，主要依靠的就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的理論導(dǎo)向，依照傳輸協(xié)議的相關(guān)要求，不再受到時(shí)間與地點(diǎn)的限制，進(jìn)而方便信息交流[2]。

（二）促進(jìn)高效辦公

在OA系統(tǒng)中，文件的擬定、修改以及審批、傳輸都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，通過(guò)對(duì)大量的信息建立分層體系，對(duì)信息資源文件進(jìn)行整合壓縮，進(jìn)而縮小文件大小，保證不影響傳輸控制協(xié)議，進(jìn)而使得信息可以準(zhǔn)確的到達(dá)指定位置。文件傳輸不必再經(jīng)歷復(fù)雜、繁瑣的辦公流程，也不需要在特定時(shí)間內(nèi)找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。只需要登錄辦公系統(tǒng)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備就可以進(jìn)行操作，節(jié)省大量的人力與物力，提高辦公效率與質(zhì)量，減少人為操作失誤的幾率，保證各項(xiàng)任務(wù)都可以有效進(jìn)行。此外，對(duì)于綜合性比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，我們還可以O(shè)A系統(tǒng)構(gòu)建綜合型系統(tǒng)，對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單處理，不需要奔走于各個(gè)樓層，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，也不再受到時(shí)間與空間的限制，提高辦公效率。

三、OA系統(tǒng)在公文管理中的設(shè)計(jì)分析

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展迅猛，日新月異，使得OA系統(tǒng)在各個(gè)行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，包括商城、企業(yè)、廣場(chǎng)以及學(xué)校等，OA系統(tǒng)的發(fā)展也越來(lái)越完善。尤其在辦公管理設(shè)計(jì)中的應(yīng)用，對(duì)于系統(tǒng)框架的設(shè)計(jì)，OA系統(tǒng)具體將整體框架分為數(shù)據(jù)層、數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層以及用戶需求表示層三部分，這樣的構(gòu)建模式可以清晰準(zhǔn)確的展現(xiàn)出所需要的信息數(shù)據(jù)，保證設(shè)計(jì)的規(guī)范化與科學(xué)化。值得注意的是，在設(shè)計(jì)中需要將層次與層次之間的耦合程度作為重點(diǎn)綜合考慮。在不同層次之間設(shè)置一個(gè)單一的調(diào)整功能以及擴(kuò)展功能，可以滿足人們的多樣化需求。如果在某個(gè)層面出現(xiàn)異?，F(xiàn)象或者其他問(wèn)題，可以通過(guò)OA系統(tǒng)的調(diào)整功能及時(shí)處理，最大程度的保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性與安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，OA系統(tǒng)的功能中，辦公管理是重要內(nèi)容，不僅提高辦公效率與質(zhì)量，節(jié)約成本以及保護(hù)資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦琪.加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè) 提升公文流轉(zhuǎn)效能——江西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)的實(shí)踐與體會(huì)[J].管理觀察，2016年34期.

[2]李秀玲.貫徹落實(shí)“四講”工作思路 全面提升公文處理工作質(zhì)量——對(duì)站段公文處理有關(guān)問(wèn)題的分析與建議[A].甘肅省鐵道學(xué)會(huì)文秘檔委員會(huì)2016年度綜合學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集[C].2016年.

[3]孫艷.關(guān)于公文電子化推行過(guò)程中所面臨的問(wèn)題及對(duì)策[A].甘肅省鐵道學(xué)會(huì)文秘檔委員會(huì)2017年度綜合學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集[C].2 017年.

（作者單位：交通運(yùn)輸部天津水運(yùn)工程科學(xué)研究院）