信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

曾少芳　黃韻

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作從信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上得到發(fā)展，能夠有效地滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展需求，同時(shí)也能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，因此進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)其的研究非常有必要。基于此本文分析了信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；問(wèn)題對(duì)策

一、信息時(shí)代下檔案管理工作的必要性

社會(huì)的不斷發(fā)展，使得我們的生活進(jìn)入到信息化時(shí)代，在此基礎(chǔ)上檔案管理工作也是由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理逐漸的朝著電子化管理發(fā)展。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過(guò)紙質(zhì)的形式進(jìn)行管理，這種方式存在著很多不足，首先增加了檔案管理的難度，很容易在管理的過(guò)程中容易出現(xiàn)丟失的情況或者是造成打混亂的情況。其次檔案保存方面存在著很多問(wèn)題。對(duì)于紙質(zhì)化檔案在進(jìn)行保存的時(shí)候需要高度重視外界條件，主要是潮濕、蟲(chóng)蛀、火災(zāi)等方面造成的影響，都會(huì)在很大程度上影響到檔案管理。對(duì)此在傳統(tǒng)的檔案管理中需要投入更多的精力和人力。最后是在進(jìn)行檔案查閱的方面還存在很多問(wèn)題，對(duì)于紙質(zhì)化檔案在進(jìn)行查閱的時(shí)候，增加了查找的難度，同時(shí)對(duì)于紙質(zhì)化檔案不能夠進(jìn)行備份，因此當(dāng)發(fā)生問(wèn)題的時(shí)候不能夠進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)，從而會(huì)直接影響到檔案的使用，影響到檔案管理的水平。

而在信息時(shí)代下進(jìn)行檔案管理就能夠很好的解決這些問(wèn)題，不僅能夠有效地確保檔案管理質(zhì)量，同時(shí)也能夠增加儲(chǔ)存量，并且方便進(jìn)行查閱，不僅如此，信息化檔案管理還能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行備份，當(dāng)檔案資料出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候能夠通過(guò)備份及時(shí)找回，進(jìn)一步確保了檔案資料的安全。對(duì)此在信息化時(shí)代下，檔案管理是符合市場(chǎng)發(fā)展需求的，能夠更加方便我們的工作，因此需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)其的研究。

二、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）管理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較低

就目前的情況來(lái)看，我國(guó)相關(guān)檔案網(wǎng)站管理方面還沒(méi)有相對(duì)比較完善的標(biāo)準(zhǔn)，因此在后期進(jìn)行管理的時(shí)候存在著很多差異，不能夠使用同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理，從而在很大程度上影響到整體的管理效率。

（二）缺少統(tǒng)一規(guī)范信息化的標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于檔案管理信息庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)為了更好地確保整體的時(shí)效性，需要保障檔案信息庫(kù)信息的真實(shí)性，因此必須要保證其標(biāo)準(zhǔn)化。但是如今在檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)因?yàn)槭艿胶芏嘁蛩氐挠绊?，包括工作領(lǐng)域、機(jī)構(gòu)差異以及資金投入方面的影響，從而使的檔案管理工作不能夠規(guī)范化進(jìn)行，也在很大程度上影響了檔案資料的真實(shí)性。

（三）管理理念不符合現(xiàn)今時(shí)代發(fā)展要求，且服務(wù)意識(shí)缺乏

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，如果還是使用傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行檔案管理不能夠滿(mǎn)足市場(chǎng)發(fā)展需求，同時(shí)也會(huì)影響到工作的效率。不僅如此在進(jìn)行全新管理方法的推廣過(guò)程中也會(huì)受到很大影響，而且很多檔案管理部門(mén)缺乏相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，對(duì)于這些方面都會(huì)直接影響到檔案管理工作的開(kāi)展。

三、信息時(shí)代檔案管理工作優(yōu)化對(duì)策

（一）合理規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為了更好的提高檔案管理的整體水平，檔案管理部門(mén)需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并編制出合理的細(xì)則，嚴(yán)格的進(jìn)行落實(shí)控制，從而更好地確保整體的規(guī)范化。不僅如此，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，需要對(duì)各個(gè)崗位職責(zé)進(jìn)行明確，做好檔案分類(lèi)和管理，從而能夠更好地確保整體的水平。

（二）創(chuàng)建完整的適合信息化發(fā)展的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案之間的整理，方便能夠及時(shí)地進(jìn)行查閱，從而的也能夠更好的保障檔案管理的規(guī)范化，提高整體管理水平。

（三）創(chuàng)新服務(wù)理念

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于資料以及信息方面的要求越來(lái)越高，不僅需要確保其準(zhǔn)確度，同時(shí)還要確保其速度和效率，對(duì)此在應(yīng)用的過(guò)程中檔案管理部門(mén)需要不斷地拓寬服務(wù)范圍，使用先進(jìn)的方法，確保其符合市場(chǎng)發(fā)展需求。

首先，在進(jìn)行管理的時(shí)候，需要相關(guān)檔案管理人員不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，提高自身的能力。其次，管理人員在進(jìn)行管理的時(shí)候，必須要有正確的服務(wù)意識(shí)。最后在這個(gè)管理的過(guò)程中需要以信息時(shí)代提出的相關(guān)要求進(jìn)行人才隊(duì)伍建設(shè)，不僅要不斷提高他們的理論知識(shí)，同時(shí)還需要掌握相應(yīng)的管理手段，不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而更好的應(yīng)用管理中。整個(gè)過(guò)程還需要不斷地進(jìn)行工作總結(jié)，采取有效的措施不斷地完善存在的問(wèn)題，從而能夠更好地提高整體的檔案管理信息化水平，最大程度發(fā)揮起作用，更好的方便人們的工作。

（四）優(yōu)化檔案管理模式

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)也是越來(lái)越激烈，企業(yè)為了更好的生存，必須要不斷地加強(qiáng)信息化方面應(yīng)用。在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，為了更好的規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)需要加強(qiáng)各個(gè)文件資料的管理，也就是檔案資料。就目前的情況來(lái)看，企業(yè)檔案管理水平對(duì)于企業(yè)的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生很大的影響，企業(yè)要想促進(jìn)發(fā)展，需要不斷地繼續(xù)管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化。在應(yīng)用的過(guò)程中檔案管理人員需要樹(shù)立相應(yīng)的服務(wù)理念，充分的發(fā)揮其價(jià)值，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新管理，從而更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。為了更好地符合信息化要求，企業(yè)需要結(jié)合自身情況制定一套相對(duì)比較完善的規(guī)章制度，同時(shí)從源頭上采取管理控制。企業(yè)還需要不斷地根據(jù)自身的崗位職責(zé)，對(duì)于檔案管理方法以及要求等方面進(jìn)行重點(diǎn)明確，確保其的真實(shí)性，從而確保檔案管理工作的科學(xué)化，更好地提高管理水平。企業(yè)檔案管理的時(shí)候需要不斷地加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)，從而能夠確保信息化管理過(guò)程中收集、整理以及利用等方面時(shí)間統(tǒng)一化，更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。另外再進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，還需要做好信息系統(tǒng)的對(duì)接控制，及時(shí)的進(jìn)行相關(guān)文件的歸檔，從而確保信息的完整性，更好地促進(jìn)企業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

總之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了科技技術(shù)的發(fā)展。信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們的需求也在不斷的發(fā)生改變。對(duì)企業(yè)的應(yīng)用過(guò)程中，使用檔案管理信息化管理具有非常重要的意義，不僅能夠有效地確保工作質(zhì)量，同時(shí)也能夠提高工作效率，更好地發(fā)揮起作用，因此進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)其的研究非常有必要。

參考文獻(xiàn)：

[1]葛洪梅.信息時(shí)代檔案管理中的保密工作[J].管理觀察，2014（07）：189+192.

（作者單位：中國(guó)電建集團(tuán)海南電力設(shè)計(jì)研究院有限公司）