文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

周禮麗

摘要：當(dāng)前，在文書檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問題，不能保證管理工作效率與質(zhì)量，難以提升文書檔案的利用率與使用效果。因此，在實(shí)際發(fā)展期間，需明確文書檔案管理要求，針對(duì)文書工作與檔案工作進(jìn)行合理的銜接，并科學(xué)使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，創(chuàng)建自動(dòng)化的發(fā)展系統(tǒng)與機(jī)制，以便于提升文書檔案管理工作效率與質(zhì)量，滿足當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理問題；應(yīng)對(duì)措施

在文書檔案管理工作中，需明確重點(diǎn)內(nèi)容，并樹立正確的觀念，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，篩選最佳的管理方式，全面提升整體管理工作效率與質(zhì)量，以便于維護(hù)國家文書檔案的管理與保護(hù)工作。

一、文書檔案管理重要性分析

對(duì)于文書檔案而言，具備較高的政策性特點(diǎn)、保密性特點(diǎn)與專業(yè)性特點(diǎn)，對(duì)于國家的發(fā)展具備重要意義，工作人員需樹立正確觀念，深入認(rèn)知文書檔案的內(nèi)容。當(dāng)前，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境改變，文書檔案工作形成了良好的模式，有利于促進(jìn)事業(yè)的良好進(jìn)步。主要因?yàn)楦鱾€(gè)單位中的文書檔案，可以作為活動(dòng)歷史憑證，具備真實(shí)客觀與法律性的優(yōu)勢(shì)，與其他的資料存在一定差異，可以憑證自身特點(diǎn)進(jìn)行處理。文書檔案中都記錄著客觀性的資料內(nèi)容，能夠公正的顯示歷史情況，可以作為歷史判斷的證據(jù)。同時(shí)，文書檔案在實(shí)際保存期間的載體呈現(xiàn)多元化特點(diǎn)，為紙張與影音文件等，在一定程度上記錄了當(dāng)事人的真實(shí)歷史狀況，可作為當(dāng)前管理工作的參考依據(jù)。另外，文書檔案中記錄單位在社會(huì)活動(dòng)中的實(shí)際情況，具有一定的深度與廣度，可以為單位的發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)性的依據(jù)，創(chuàng)建合理的管控體系。

由此可見，文書檔案在實(shí)際使用中較為重要，需予以足夠重視，利用科學(xué)的方式實(shí)施管理工作，優(yōu)化整體工作模式與體系，全面增強(qiáng)整體管理工作效果，達(dá)到預(yù)期的管控目的。

二、文書檔案管理問題分析

目前，一些部門在文書檔案管理工作中存在問題，不能保證管理效果，難以創(chuàng)建合理的管控體系，嚴(yán)重影響文書檔案的良好控制與保護(hù)。具體問題表現(xiàn)為：

（一）文書與檔案工作缺乏銜接

文書與檔案工作之間存在相互統(tǒng)一與聯(lián)系的關(guān)系，文書工作屬于檔案工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，而檔案工作是對(duì)文書工作的延續(xù)，只有二者之間進(jìn)行良好的銜接，進(jìn)行合理管理才能實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。但是，當(dāng)前很多部門沒有重點(diǎn)關(guān)注文書與檔案工作之間的良好銜接，還在使用分體式的管理方式，在缺乏銜接的情況下，不能更好的實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作目的。同時(shí)，一些單位在工作中，未能督促文書與檔案工作部門之間的聯(lián)系，沒有創(chuàng)建合理的銜接管理機(jī)制，甚至出現(xiàn)相互脫節(jié)的現(xiàn)象，導(dǎo)致文書工作與檔案工作之間發(fā)生矛盾。例如：二者之間的文件格式不規(guī)范，且附件的編號(hào)不統(tǒng)一，不利于進(jìn)行文書檔案的管理，甚至影響各方面工作的良好實(shí)施。

（二）缺乏正確觀念

一些單位在文書檔案管理工作中缺乏正確觀念，未能意識(shí)到工作的重要性，在實(shí)際工作期間，沒有產(chǎn)生對(duì)于文書檔案的正確理解，導(dǎo)致工作效果降低。一些管理人員認(rèn)為文書檔案工作較為簡單，只是針對(duì)資料進(jìn)行管理，雖然單位已經(jīng)投入人力與財(cái)力支持，但是，很難充分發(fā)揮管理工作作用，甚至影響各方面管理效果。同時(shí)，單位文書檔案管理部門不能保證資料保存的完整性，沒有統(tǒng)一管理規(guī)范，管理工作流于形式，不利于將其落實(shí)在實(shí)際管理中。受到各方面因素的影響，不能保證文書檔案管理人員的工作積極性，甚至在管理工作中發(fā)生矛盾與分歧，難以滿足當(dāng)前的實(shí)際工作要求。

（三）部門之間缺乏配合

單位在文書檔案管理期間，部門之間缺乏有效的配合，未能形成良好的管理機(jī)制與模式。例如：在歸檔工作中，各個(gè)部門沒有集中收集文件資料，一些部門為了自身利益不上交文件資料，在檔案收集人員多次催交之后，才能進(jìn)行上交。長此以往，在各個(gè)部門之間矛盾重重的情況下，不僅不利于檔案資料的合理收集，還會(huì)影響單位整體的團(tuán)結(jié)性與凝聚力，不能促進(jìn)單位的良好發(fā)展。

（四）缺乏工作規(guī)范性

當(dāng)前，很多單位在文書檔案管理期間未能統(tǒng)一工作規(guī)范，無法針對(duì)文書檔案的收集與管理進(jìn)行嚴(yán)格控制與協(xié)調(diào)。首先，在案卷標(biāo)題設(shè)置與檔案號(hào)碼編制的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象，不能更好的對(duì)其進(jìn)行管理。其次，在目錄檢索方面，未能創(chuàng)建合理的管理機(jī)制，難以科學(xué)使用計(jì)算機(jī)檢索方式提升工作效率。最后，部分工作人員在編制檢索的時(shí)候存在誤差，不能保證檢索質(zhì)量，導(dǎo)致文書檔案管理工作受到嚴(yán)重的抑制性影響。

三、文書檔案管理工作措施

在文書檔案管理的過程中，應(yīng)樹立正確觀念，合理解決當(dāng)前存在的問題，制定完善的管控方案與制度，確保在新時(shí)期發(fā)展的背景之下更好的使用文書檔案管理方式，提升整體工作的規(guī)范性與可靠性，達(dá)到預(yù)期的管理目的。具體措施為：

（一）促進(jìn)文書與檔案工作有效銜接

對(duì)于文書工作而言，需將其作為檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，合理使用文書工作提升檔案管理效率。首先，在文書工作中，檔案管理部門參與到調(diào)研監(jiān)督活動(dòng)中，建立規(guī)范化的管理方案，確保文書工作符合要求，并為檔案管理工作提供高質(zhì)量服務(wù)。其次，文書工作中需保證材料立卷與歸檔的規(guī)范性，并結(jié)合當(dāng)前管理工作，創(chuàng)建合理的銜接與輔助機(jī)制。最后，需保證文件的質(zhì)量，統(tǒng)一具體的工作標(biāo)準(zhǔn)，并合理處理賬外資料，提升文書資料完整性與可靠性。

（二）樹立正確觀念

各個(gè)單位在文書檔案管理工作中需樹立正確觀念，加大宣傳教育力度，使得管理部門能夠意識(shí)到文書檔案管理的重要性，并積極參與到各方面的管理活動(dòng)中。首先，需要求文書檔案管理部門編制宣傳手冊(cè)，要求每個(gè)部門的工作人員都能觀看宣傳手冊(cè)，并重點(diǎn)關(guān)注文書檔案資料的保護(hù)工作。在此期間，還需針對(duì)法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，在法律的支持下，更好的進(jìn)行文書檔案管理。其次，領(lǐng)導(dǎo)人員需樹立正確觀念，積極投入到文書檔案管理中，在合理監(jiān)督與控制的情況下，動(dòng)態(tài)化的實(shí)施管控工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式與觀念，促進(jìn)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施。

（三）促進(jìn)部門之間的良好合作

為了促進(jìn)文書檔案的合理管理，單位需保證各個(gè)部門之間能夠良好合作，并針對(duì)文書檔案的管理要求與內(nèi)容進(jìn)行全面分析，制定完善的統(tǒng)籌規(guī)劃方案，以便于提升整體管理工作效果，滿足當(dāng)前的發(fā)展需求。首先，文書檔案管理部門需做好各個(gè)部門之間的宣傳工作，將自身作為各個(gè)部門的溝通橋梁與紐帶，以便于獲取有價(jià)值的文書檔案材料。其次，在工作中，需全面了解各個(gè)部門的實(shí)際狀況，收集最新的資料內(nèi)容，并了解重要的信息，以便于進(jìn)行收集歸檔。在此期間，各個(gè)部門都要提出合理的建議與意見，為文書檔案管理工作提供參謀，并結(jié)合當(dāng)前的文書檔案管理特點(diǎn)創(chuàng)建部門之間的合作機(jī)制。

（四）保證管理工作的規(guī)范性

為了更好的實(shí)施文書檔案的管理工作，需統(tǒng)一工作規(guī)范，提升管理效果。其一，需全面檢查檔案資料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)過時(shí)的卷宗內(nèi)容，避免出現(xiàn)重復(fù)錄入的現(xiàn)象，提升整體的管理效率。其二，在卷宗管理期間需進(jìn)行重新組合，尤其是一些厚度過高的卷宗，由于內(nèi)容較為混亂，因此，需要進(jìn)行重新的編排。在編排期間還需重點(diǎn)關(guān)注文書檔案的合理組合，及時(shí)發(fā)現(xiàn)沒有頁碼或是目錄等問題，采取合理的措施解決問題。其三，在遇到模糊材料的時(shí)候需要進(jìn)行統(tǒng)一命題，更好的識(shí)別其中內(nèi)容，提升檔案管理效率與質(zhì)量。

（五）建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

為了更好的針對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，需建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，通過人才的支持更好完成文書檔案管理工作。在此期間，不僅要聘用專業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才，還需針對(duì)工作人員進(jìn)行階段性專業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，要求工作人員總結(jié)豐富的文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并在實(shí)際工作中合理使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以此提升整體工作效果與質(zhì)量。

四、結(jié)語

在文書檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問題，不能保證管理工作效果，因此，單位需樹立正確觀念，制定完善的協(xié)調(diào)機(jī)制與規(guī)劃方案，在合理管理的情況下，創(chuàng)建現(xiàn)代化的管理機(jī)制。為了更好的進(jìn)行文書檔案管理工作，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的管理工作內(nèi)容與實(shí)際情況，創(chuàng)新管控體系，樹立正確的觀念，加大各個(gè)環(huán)節(jié)的管理力度，在合理控制的情況下，全面提升文書檔案管理工作可靠性與有效性，滿足當(dāng)前的需求。

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（作者單位：上海市青浦區(qū)華新鎮(zhèn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）