淺談檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對措施

鄭婉琪

【摘 要】隨著我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，我國進入了互聯(lián)網(wǎng)時代，將信息技術(shù)與計算機硬件設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中成為提高檔案管理效率的重要方法。但當前我國檔案管理工作還存在諸多不足，一方面是檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，另一方面是檔案信息化建設(shè)水平不高，限制了我國檔案管理效率提升。鑒于此，本文就當前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和必要展開詳細的分析，并提出具體的改進建議，以推進我國檔案管理工作又好又快發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；問題；建議

引言

信息技術(shù)及計算機技術(shù)是當前社會的主流趨勢，智能終端的廣泛應(yīng)用使人們每天接受大量信息，多類型的數(shù)字化信息、多樣的數(shù)據(jù)使信息，資源共享效率也越來越高。檔案作為一種重要的信息記錄形式在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，人們對檔案管理的現(xiàn)代化和信息化的研究不斷深入，使人們以更為便捷的方式實現(xiàn)資源共享，因為檔案信息建設(shè)所涉及到的內(nèi)容較多，推動檔案信息化建設(shè)只有結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，建立檔案管理信息化體系，才能將檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息共享方式及數(shù)據(jù)資源使用方式都發(fā)生了變化，計算機設(shè)備被廣泛應(yīng)用到檔案管理機制中，信息技術(shù)成為檔案信息資源合理分配、統(tǒng)籌使用的方法，在此，結(jié)合時代發(fā)展情況，對檔案管理的新情況、新原則、新理論重新進行研究，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，更好實現(xiàn)檔案信息社會化服務(wù)。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)重點關(guān)注三個方面，首先是實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，其次是實現(xiàn)檔案的網(wǎng)站建設(shè)，最后是實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

依靠計算機設(shè)備代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工檔案管理模式是社會產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。根據(jù)我國檔案部門管理的要求，檔案信息化建設(shè)對信息資源進行數(shù)字化管理，在現(xiàn)階段，有眾多單位先后開始實施檔案的信息化建設(shè)工作。例如，檔案信息網(wǎng)站的建立，利用互聯(lián)網(wǎng)便能及時快速查詢檔案資料，這使人們的工作變得更加快捷。但是在檔案信息化建設(shè)的過程中還出現(xiàn)了諸多問題，比如基礎(chǔ)設(shè)施不完善，管理層對檔案管理工作未全面重視等。在實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理部門應(yīng)針對現(xiàn)實問題，尋求解決問題的對策。

二、檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.全面提高檔案管理效率

傳統(tǒng)檔案管理模式是以人工的方式對檔案信息資料收集、編輯、管理，然后提供給單位使用，員工工作量大、工作效率低下、費時費力。在實行信息化后，自動化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理只需錄入一次便可多次使用，還能通過網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)信息共享。不僅如此，利用計算機還能進行信息統(tǒng)計，制作報表，使檔案管理人員的工作效率更高。

2.提高檔案信息檢索查詢效率

傳統(tǒng)檔案管理模式是依靠人工的方式從大量紙質(zhì)檔案信息資源中查詢有價值的信息，信息檢索流程過于復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員可以在數(shù)據(jù)庫中快速查詢檔案信息。不僅如此，還可以利用數(shù)據(jù)庫進行模糊查詢、分類查詢，能從眾多的信息中找到有關(guān)聯(lián)的信息，提高了檔案信息檢索效率。

3.提供更高效的檔案管理服務(wù)

檔案管理的信息化建設(shè)使檔案管理人員能夠在個人計算機針對不同需求進行科學(xué)化的信息檢索，能有效提高檔案管理效率。在信息時代，檔案管理部門的作用和職能已經(jīng)不再局限于進行檔案管理，而是成為了一個更加重要的信息中心，面向公民提供多種檔案管理服務(wù)，滿足不同用戶的信息需求。

三、當前檔案信息化建設(shè)方面存在的主要問題

1.檔案信息化觀念落后

目前我國一些管理人員認為檔案管理的作用不大，缺乏實用性，于是造成了檔案管理事業(yè)在先天上的不足，建設(shè)經(jīng)費投入不多，檔案信息化建設(shè)也僅僅是處于起步階段。同時，這也導(dǎo)致了檔案管理人員的工作意識不強，工作態(tài)度不積極，最終導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)的不完善，無法實現(xiàn)檔案信息化的服務(wù)職能。

2.檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)要滿足一定的硬件條件，包括計算機、區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等設(shè)備，檔案信息化管理工作需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，但是這些基礎(chǔ)設(shè)施需要大量的資金投入，目前很多單位對于檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施不全或是規(guī)格不同，信息共享和信息服務(wù)質(zhì)量不高。

3.檔案管理人員信息化素養(yǎng)欠缺

檔案信息化管理需要檔案管理人員有較高的信息技術(shù)能力，不僅需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機。首先，檔案信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理方式，對專業(yè)技術(shù)要求較高，但是我國目前大多數(shù)檔案管理人員未曾達到這個要求，很多檔案管理部門都存在著缺少員工，員工專業(yè)素質(zhì)低的情況，檔案管理工作很多都停留在傳統(tǒng)的工作方式上，對現(xiàn)代化辦公的了解和接觸太少。其次，數(shù)據(jù)庫建設(shè)及管理人員，程序設(shè)計人員較少，這使得檔案信息化建設(shè)程度仍然很低。另外，檔案管理工作是一種信息不斷更新，不斷發(fā)展的工作，在技術(shù)層面上，由于我國檔案信息化管理的起步較晚，在技術(shù)上依賴于外國，這也阻礙了檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.信息安全問題

檔案信息化處理雖然好處眾多，但是也存在很多安全隱患問題。首先，檔案信息化建設(shè)要對原有的檔案進行處理，一些珍貴的檔案保存時間較長，如果處理不當，很容易對檔案造成損壞。其次，早期的檔案存在很多錯印、漏印的情況，這樣在進行電子掃描的時候檔案還是錯的。再次，檔案信息化建設(shè)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障，若是沒有及時備份，會造成文件缺失。最后，由于檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)防范安全意識不高，很容易造成重要信息丟失。

四、推動檔案信息化建設(shè)的主要策略

1.加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想推動檔案信息化建設(shè)，檔案管理者要在思想上重視它，加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。要配備成套的計算機設(shè)施，并安裝專業(yè)的軟件和與檔案信息化管理相關(guān)的掃描、打印等設(shè)備。只有完善軟硬件設(shè)施，才能為檔案信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)保障。

2.提高檔案管理工作人員信息化素養(yǎng)

當前檔案管理人員信息化素養(yǎng)有所欠缺，為了應(yīng)對檔案管理任務(wù)，檔案管理人員應(yīng)具備良好的素養(yǎng)，可以定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，增強檔案管理人員服務(wù)意識與責(zé)任意識。目前檔案管理專業(yè)人員較少，甚至是通過簡單培訓(xùn)就上崗工作，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解較少，管理者可以招聘專業(yè)的程序設(shè)計人員或數(shù)據(jù)庫管理人員，但是最好的解決方案是培養(yǎng)綜合型檔案管理人員，使之具備專業(yè)素質(zhì)。

3.保障檔案信息安全

檔案信息化建設(shè)過程中的安全性需要人們格外關(guān)注，要保障檔案的安全性，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識，同時要有相應(yīng)的技術(shù)支持。作為檔案管理人員，要有保密意識。在技術(shù)層面上，專業(yè)人員要為服務(wù)器安裝更高級的防火墻，對重要數(shù)據(jù)進行加密，為了防止數(shù)據(jù)的丟失，可以用光盤進行備份。

4.建立檔案信息化管理體系

檔案管理是一項復(fù)雜的工作，為了保證檔案管理工作的有序進行，管理者要根據(jù)法律建立一套完整的檔案信息化管理模式，在檔案管理的各個流程進行嚴格把控。管理者還可以建立檔案信息的獎懲機制，以防重要信息丟失或泄露。

五、結(jié)語

在我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的社會背景下，將信息技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理服務(wù)中，應(yīng)不斷強化檔案信息化建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強化檔案管理人員素質(zhì)，改變檔案資源利用方式，樹立創(chuàng)新的檔案管理理念，應(yīng)用信息技術(shù)強化檔案管理服務(wù)，全面提高檔案管理工作水平，推動我國檔案管理事業(yè)良好發(fā)展。

【參考文獻】

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