標準編寫工具TCS 2010應用實踐

郭安奎 唐炯 蔣三斌

摘 要： 標準編寫工具TCS 2010在企業(yè)標準化良好行為創(chuàng)建過程中的有效應用，提高了企業(yè)標準文本編制工作效率，最重要的是有效的落實了GB/T 1.1-2009《標準化工作導則 第1部分：標準的結(jié)構和編寫》關于標準結(jié)構樣式的要求。但由于各種原因在使用過程中出現(xiàn)了一些問題，為此作者就應用過程中遇到的問題進行了全面梳理并通過探索實踐，總結(jié)了處置辦法，供使用者借鑒。

關鍵詞： 標準編寫工具TCS 2010；標準化

中圖分類號：TM761+.1 文獻標識碼：B

1 前言

標準文本的格式排版是企業(yè)標準編制及修訂工作的一個重要環(huán)節(jié)，也是檢驗企業(yè)標準結(jié)構是否合理的一項重要檢查手段。標準文本格式排版任務具有工作量大、細節(jié)要求多、出錯率高的具體特點。運用標準編寫工具TCS 2010可以有效解決上述問題，同時標準編寫效率得到有效提高。

2 TCS安裝

（1） 運行環(huán)境

TCS 2010是國家標委會依據(jù)GB/T 1.1-2009《標準化工作導則 第1部分：標準的結(jié)構和編寫》，在原TCS 2009基礎上基于office二次開發(fā)形成的加載程序。該加載程序?qū)B/T 1.1-2009的全部結(jié)構樣式要求均轉(zhuǎn)化為加載項中的加載程序，并根據(jù)不同標準設置有“國家標準”、“行業(yè)標準”、“地方標準”、“企業(yè)標準”四種類型備選。

（2） 適用的軟件版本

TCS 2010適用于 Word 2003、2007、2013、2016版本。

（3）安裝步驟

a.在電力協(xié)作網(wǎng)http：//biaozhun.chinapower.com.cn，下載《中國標準編寫模板 TCS 2010（修正版）》；

b.下載保存至電腦預定軟件保存文件夾下，解壓后按默認安裝路徑安裝。

c.待安裝完成后，按壓縮包中“安裝說明.txt”要求，將壓縮包里的“TCS.doc”文件復制到TCS 2010的安裝路徑，覆蓋掉原來的文件中的同名文件，重啟電腦即可完成安裝。

（4）安裝注意事項

a.安裝應選擇Word軟件完整版以上版本，建議安裝企業(yè)版正版。

b.安裝應使用默認安裝路徑，非默認路徑安裝會造成使用過程中出現(xiàn)不能正常加載現(xiàn)象。

3 工具使用常見問題處置方法

（1）“保護文檔”與“取消保護”功能配合

a.“保護文檔”模式

在編輯過程中宜全過程采用“保護文檔”模式，在“保護文檔”模式下，文檔格式內(nèi)容全部按GB/T1.1 的規(guī)定進行編排，可以有效保證要素樣式格式的正確性。

b.“取消保護”模式

當出現(xiàn)下列情況時，應在“取消保護”模式下編輯，編輯完成及時恢復“保護文檔”模式：

a）不同條中“字母項”（或“數(shù)字項”）自動連續(xù)編號

切換至“取消保護”模式下，全選依次執(zhí)行如下操作：全選需調(diào)整編號的“字母性”（或“數(shù)字項”）內(nèi)容，點鼠標右鍵選取“重新始于1”，則格式改為正確的從“a）”（或“1）”）開始順次編號，修改完成立刻恢復“保護文檔”狀態(tài)編制。

b）附錄中存在需橫向布局的頁面

切換至“取消保護”模式下，通過“頁面設置” ，設置為“插入點之后”、 “橫向”格式，并同步調(diào)整頁眉、頁腳的鏈接，頁眉設置為“鏈接至前一條頁眉”，頁腳的頁碼格式設置為“續(xù)前節(jié)”，后立即恢復“保護文檔”模式，再進行表格或圖形編輯。若要將表格后的格式轉(zhuǎn)換為“縱向”繼續(xù)編輯，操作方法與轉(zhuǎn)換為“橫向”方法一致。

c）插入附錄后按正常刪除后再插入附錄空號編碼

當插入附錄后按常規(guī)刪除方法刪除后，重新插入附錄會空出已刪除的附錄編號斷號編號，此時切換至“取消保護”模式下，以2016版word為例，進入“視圖”-“導航窗格”，在左側(cè)的導航欄選擇“標題”導航要素，選中已刪除的附錄標題項目后，單擊鼠標右鍵選擇“刪除”，后恢復“保護文檔”，重新插入后正常。2013版與2016版word相同，2007版與2003版在“文檔結(jié)構圖”中，操作方法一樣。

（2）文本粘貼導致格式錯誤的預防

將帶有格式的文本粘貼至TCS格式的標準文本會導致層次要素樣式破壞，致使后續(xù)編輯及已編輯文本格式錯亂無法正常編輯，故在粘貼文本時應清除待粘貼文本的固有格式，防止出現(xiàn)帶格式粘貼引起的文本編輯錯誤致使文本匯編返工。當出現(xiàn)上述問題需要返工時建議按照“分層次逐級無格式導入”的方法進行編輯，具體如下：

a）將待粘貼文本的按章、條層級分層次按方法一粘貼至空白的“.txt”文檔，備用。

b）打開待粘貼文檔，在打開的文本中通過加載項點擊“TCS”新建文檔，重命名并保存；

c）按層級要素逐層級要素分批次按無格式方式粘貼，即按“章”-“條一”—“條二”……—“列項”-“圖、標”順序，先將“章”全部處置完，再統(tǒng)一處置各章“條一”，依次處置，可以防止粘貼過程中層次要素編輯錯誤導致再次返工。

4常見問題的預防

（1）原因分析

標準編寫工具TCS 2010能有效的校驗標準文本層次要素編輯錯誤，尤其是當標準文本表格多、圖標多時，出錯概率較多，剛開始使用者出錯較多，其主要原因主要有：

a.工具使用培訓不到位

標準編寫前未開展系統(tǒng)的標準編寫工具培訓，致使工具安裝錯誤及未核對word版本情況下安裝工具，致使工具安裝不正常。初期還會存在全員參與編寫工具培訓現(xiàn)象。

b.word軟件使用不熟練

由于工具是基于word的二次開發(fā)，其部分異常情況處置使用的是word的基本功能，對word軟件使用不熟練會導致出現(xiàn)文中所述問題時不能及時修正導致全文返工重新排版。

c.寄希望于全部標準編寫人員掌握工具使用方法

企業(yè)在開展標準化良好行為建設初期，往往會出現(xiàn)一個集中編制標準階段，此過程時間緊任務中，全員參與標準編寫，繼而寄希望于每一位編寫人員均能熟練使用編寫工具，提交出合格的標準文本。

（2）預防措施

a.有針對性的系統(tǒng)培訓標準文本匯編專業(yè)團隊

企業(yè)在人力資源結(jié)構配置上往往是老中青綜合搭配，經(jīng)驗豐富的老專家、老師傅往往經(jīng)驗豐富、技術過硬，是企業(yè)的中堅力量，同時也是標準編寫隊伍的主力，但由于接觸計算機培訓有限，在計算機軟件使用方面不是很擅長，青年員工計算機應用熟練，可以采取在標準編寫團隊中穿插青年員工參與編寫，輔助收集資料，從事文本編輯，并對青年員工集中系統(tǒng)性的培訓編寫軟件，組成標準文本匯編專業(yè)團隊，即可以讓青年員工參與標準編寫學習掌握業(yè)務知識，又能有效解決標準文本匯編難題，提高標準文本質(zhì)量。

b.與編寫工具培訓同步組織word軟件文檔排版培訓

在確定好標準文本匯編編輯團隊后，系統(tǒng)策劃團隊培訓，重點是word常用排版及標準編寫工具兩項重點內(nèi)容，同時收集整理關于編寫工具使用的各類常見問題處理方法，開展系統(tǒng)培訓，并認為設置案例檢驗培訓效果，達到熟練掌握。

c.區(qū)別策劃標準化專題培訓

根據(jù)標準編寫需要區(qū)別策劃培訓，對經(jīng)驗豐富的老專家、老師傅重點培訓GB/T 1.1中關于章節(jié)層次、規(guī)范用語、引用等內(nèi)容，提高內(nèi)容要求的合法合規(guī)性、管理層次界面及邏輯合理性，內(nèi)容協(xié)調(diào)一致性。

5 結(jié)語

標準的制修訂工作是貫穿企業(yè)標準化全過程的一重要工作，也是標準體系有效運行的重要保障，TCS 2010標準編寫工具的應用，保證了標準文本的規(guī)范性，提高了標準文本匯編效率，降低了標準化專兼職人員在標準匯編工作過程中的工作量。做好工具使用培訓和培養(yǎng)標準匯編專業(yè)團隊合理組建編寫組，可以提高標準文本匯編質(zhì)量，可以減少經(jīng)驗豐富的老專家、老師傅在文本格式編輯上的精力投入，可以為青年員工參與標準編制搭建平臺。