淺談檔案管理與信息統(tǒng)計

鄒春艷 彭碧珍

摘 要：現(xiàn)如今是一個信息大爆炸的時代，各種各樣的信息充斥著我們的生活。我們每天要面對紛繁復雜的信息，這些信息來自各方各面，其基本涵蓋了我們的工作生活，在信息化的大背景下，對信息進行有效統(tǒng)計以及對相關檔案進行有關管理對于整個企業(yè)的發(fā)展都有著極為重要的意義，相關人員必須加強對其的重視。

關鍵詞：檔案信息；檔案管理；信息統(tǒng)計

1前言

信息大爆炸的時代，隨處可見各種各樣的信息，但并不是每一種信息都是為人們所共有的，并不是每一種信息都可以被公開。這樣一來，信息的管理就顯尤為重要了。信息的管理是十分必要的，但是即便是加強了管理，還會有信息泄露的問題，并且造成了極其惡劣的影響，這就說明信息的管理出現(xiàn)了問題，信息的管理方法就該進行改革了。文章將以質檢行業(yè)的具體情況為基礎，對檔案管理與信息統(tǒng)計的相關問題進行探討。

2 檔案管理

2.1檔案管理簡述

檔案管理工作存在的意義就是對在職人員的工作進行記錄研究，為以后的安排打好基礎。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，人們的對各行各業(yè)的服務要求不斷地提高。而服務水平的不斷提高，離不開工作人員本身的素質。如果工作人員本身的素質比較高，綜合能力比較的強，那么這樣的服務自然是要比那些綜合素質比較低的工作人員的服務水平高。

檔案就是記錄這些工作人員的工作記錄以及詳細的資料的。這些數(shù)據(jù)存在的意義就是研究所依據(jù)這些信息進行裁決，淘汰落后者，增加新的血液，激發(fā)工作人員的斗志，進而就提升了研究所的業(yè)務水準，為人們更好地服務。

2.2意義

現(xiàn)如今有些企事業(yè)單位檔案管理體系存在著相當嚴重的問題，管理混亂、結構簡單，甚至還會出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，這對于企事業(yè)單位的順利運轉有著極為重要的影響，相關的部門必須加強對其的重視。

現(xiàn)如今是一個信息大爆炸的時代，也是一個計算機網(wǎng)絡普及的時代。信息在網(wǎng)絡上蔓延，與此同時，也有不法分子進行信息的倒賣，這就給人們的信息安全帶來極大的威脅。檔案統(tǒng)計工作是檔案工作中的一個重要環(huán)節(jié)，是保證檔案工作質量，提高檔案工作水平的有效方法。為了及時了解和掌握檔案工作的實際情況。更好地開展檔案工作，體現(xiàn)其自身價值，發(fā)揮其應有的作用，特制定檔案統(tǒng)計制度。檔案統(tǒng)計工作主要就是對檔案信息的統(tǒng)計。檔案部門將獲得的信息進行分組、整理，再根據(jù)不同需要把這些資料加以分析、對比，計算出各種統(tǒng)計指數(shù)，以了解檔案事業(yè)和其他業(yè)務各方面發(fā)展的現(xiàn)狀、速度。并預測發(fā)展趨勢，掌握發(fā)展規(guī)律，實現(xiàn)對檔案事業(yè)的科學管理。然后，再根據(jù)信息統(tǒng)計的結論作出相應的政策和研究方向的調(diào)整。因此，要想實施正確的、科學的決策，必須有準確的信息作為依據(jù)，否則就難免在決策中出現(xiàn)失誤。

2.3存在的問題

2.3.1 缺乏管理意識

現(xiàn)階段很多檔案管理人員沒有在心中樹立服務意識，具體表現(xiàn)在服務態(tài)度傲慢、被動服務、消極服務。因為大部分檔案工作具有穩(wěn)定性，升職較慢，所以很多檔案管理人員選擇得過且過，工作不負責，態(tài)度不認真，具體表現(xiàn)在：檔案統(tǒng)計時不仔細檢查，不按照規(guī)章制度進行工作，消極怠工，遲到早退；還有人玩忽職守，致使檔案信息損壞、丟失，重要文件遭到泄露；更有甚者違法亂紀，利用檔案管理的權力，私下出售檔案信息，對國家和人民造成難以估量的損失。上述現(xiàn)象反映出檔案管理人員工作態(tài)度上存在的問題。

2.3.2 體制不成熟

現(xiàn)如今的檔案管理之中，有缺乏管理意識的，自然也有不缺乏的。雖然有管理意識，但是管理成果卻不盡如人意，漏斗百出，失誤連連。究其原因，還是因為缺乏可靠的管理體系。上層的管理者吸取了見者的經(jīng)驗教訓，打算在檔案管理方面展現(xiàn)自己的才能，但是卻忽略了科學有效的方法，最后的結果還是失敗。

2.3.3 管理人員本身素質堪憂

在質檢所正常運轉過程中，其管理人員還是把目光放到檢測人員身上，檔案信息的整理方面是缺乏的。即便是考慮到這一方面的問題，也是派遣研究所中比較清閑的或者本身的素質并不高的工作人員從事這項工作。事實上這項工作并不像想象中那樣簡單。檔案的管理、歸檔是要按照一定的條件的，如果沒有相當?shù)闹R儲備，這項工作就不會完成的那么完美。在接下來每一個需要用到信息檔案的地方，就會出現(xiàn)混亂，工作效率大大降低。

2.4措施

2.4.1 提升工作人員的意識

檔案的整理是一項十分嚴峻的工作，研究所內(nèi)部那么多的員工的資料，還有各個檢測案例的資料，進行整理將會耗費大量的時間與精力。因而，日常的工作生活中，提取檔案、存放檔案順便進行簡單的整理是比較可行的。

2.4.2 改善管理體制

單位要明確各部門的職責，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎，也是提供更高級別服務的先決條件。因此，要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動化管理制度，用完善的制度來規(guī)范檔案自動化的管理工作。

3 信息統(tǒng)計

在質檢所運轉過程之中，信息的統(tǒng)計是一項十分重要的工作。與檔案整理相比，這項工作更加受重視。畢竟信息的收集，收集的是和檢測結果直接相關的關鍵信息。自然地，信息統(tǒng)計也存在著很多的問題，以下是詳盡的分析。

3.1人員缺乏

在具體的實踐過程中，信息統(tǒng)計員這一項工作的從事者是比較稀少的。信息統(tǒng)計，這是一項對工作者的耐心、專注力、忍耐力要求極高的工作?，F(xiàn)如今的社會，人們越來越浮躁，失去了耐心，因而真正適合這項工作，并且能夠堅持下去的寥寥，這也就導致了統(tǒng)計人員的緊缺。

3.2工作人員的素質得不到保證

前文說到，統(tǒng)計人員的數(shù)量是稀少的，工作人員緊缺。當進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，就要招聘大量的工作人員，但是臨時招聘的工作人員的素質卻是難以得到保證的。

這就要求國家社會以及企業(yè)進行人才的培養(yǎng)。

3.3統(tǒng)計方法落后

傳統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)計方法相對落后，由于當前的檔案信息數(shù)量越來越龐大、關系越來越復雜、形式更加多樣化，使得檔案信息統(tǒng)計的工作量持續(xù)增加，并且困難程度也有所加劇，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)很難完成當前的檔案統(tǒng)計工作。信息化是現(xiàn)代社會的發(fā)展主題，在檔案的統(tǒng)計管理中對信息化技術的利用嚴重不足，特別是現(xiàn)在的很多信息的內(nèi)容已經(jīng)由單一的文字轉變?yōu)榱藞D片、錄音、視頻等多種多樣的形式，使得檔案統(tǒng)計工作的難度大大增加。而且由于很多檔案管理單位依然運用機械或人工等落后的統(tǒng)計方法，造成檔案管理工作的效率較低，并且面對海量的信息出錯的概率也大大增加。

4 結束語

檔案管理與信息的統(tǒng)計，無論是哪一方面，在質檢方面的影響都是不可忽視的。相對于信息統(tǒng)計，檔案的管理會受到忽視。但是不管是那一個方面出現(xiàn)了問題，我們都要采取相應的措施來解決這些難題。信息爆炸的時代，掌握了信息就等于掌握了全部。

參考文獻：

[1] 吳文玉.淺談醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].青海師范大學學報

[2] 王洪濤.醫(yī)院人事檔案管理常遇到的問題及對策[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015（3）.

[3] 蘇慧，牛玉蘭.醫(yī)院人事檔案管理工作的思考及對策[J].科技創(chuàng)新導報，2013

[4] 羅江玉.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國管理信息化，2014（8）.

[5] 潘麗，馬趙青，胡艷.淺談醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2013（16）.

[6]耿魁.醫(yī)療機構統(tǒng)計信息管理之我見[J]，市場研究，2011年11期