淺談如何做好新常態(tài)下油田企業(yè)文秘工作

李孟巖

摘 要：油田企業(yè)往往企業(yè)工程量較大，本文從油田企業(yè)文秘日常工作實際出發(fā)，通過提煉總結一些比較實用、有效的方法和措施，就如何做好辦公室文秘工作提出了建議。

關鍵詞：油田；辦公室；文秘

1前言

辦公室是一個單位的窗口、形象和面孔，處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置，是辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。文秘工作者作為辦公室的成員，涉及工作的方方面面，既有人，又有事，千頭萬緒，林林總總。文秘是企業(yè)辦公職能的重要組成部分，是實現(xiàn)企業(yè)領導階層與普通員工工作聯(lián)系的重要紐帶，在企業(yè)生產(chǎn)運營中具有非常重要的地位和作用。文秘工作開展效果，直接影響著企業(yè)生產(chǎn)運營的經(jīng)濟效益，對企業(yè)發(fā)展也有著一定的作用和影響。在新時期發(fā)展環(huán)境下，隨著企業(yè)生產(chǎn)運營環(huán)境的轉變，對文秘工作也提出的新的要求和標準，只有在不斷創(chuàng)新文秘工作，提升文秘工作人員能力水平的情況，才能夠為企業(yè)正常辦公開展提供相應的支撐，進而推動企業(yè)生產(chǎn)運營效率及綜合發(fā)展競爭能力的提升。

2背景及意義

何為秘書？按照百度百科的解釋，指經(jīng)過學習，掌握公關與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現(xiàn)代文書學、秘書學的原理和方法，具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作、文學編輯和新聞寫作、有較強的公關能力，并從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關系等工作的人才。在新形勢下，秘書工作已逐步在走向職業(yè)化，其職能作用越來越強。作為國企辦公室的文秘工作者，主要職責一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等。二是事務服務，主要是后勤服務工作?？傃灾貢ぷ魇且粋€圍繞領導活動的需求和目標而開展的輔助性工作，是實現(xiàn)機關職能的重要手段，又是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的紐帶，為領導工作起著服務、指導、監(jiān)督、參謀的作用。

3企業(yè)對文秘工作人員的能力要求

首先，文秘崗位工作人員要想勝任各項工作，必須具備較強的綜合能力。企業(yè)辦公開展中，文秘工作人員工作的開展，不僅需要其具備較為深厚的文字能力與業(yè)務知識，同時還需要掌握一定的科學文化知識，在文書制作與文件擬訂中，能夠通過準確、合理的語言表達，實現(xiàn)信息的有效傳遞，起到企業(yè)上下溝通第的紐帶作用。此外，文秘工作人員還需要具備較好的理解能力，能夠在與領導溝通過程中，將信息有效傳遞下去，同時能夠?qū)⑵髽I(yè)員工的意見有效反饋上來，提高工作效率。

其次，文秘工作人員還需要具備較好的日常事務處理能力。企業(yè)中，文秘工作所涉及的范圍比較廣，日常工作內(nèi)容繁雜，因此，要求文秘工作人員必須具備較好的日常事務處理能力，在能夠在較多的日常工作內(nèi)容中，快速、準確的處理好各項事務，提高工作效率。對于企業(yè)來講，文秘工作人員日常工作開展，不僅需要進行各類文件的正確管理與傳達發(fā)送，同時還需要對企業(yè)的管理結構以及企業(yè)工作開展性質(zhì)等進行熟練掌握，在較高的工作能力與素養(yǎng)支持下，高效完成各項工作任務。

最后，企業(yè)文秘工作人員還需要具備較高的責任心。文秘工作在企業(yè)各項工作開展中，具有承上啟下的作用，其工作內(nèi)容經(jīng)常涉及企業(yè)內(nèi)部的重要決策或信息等，只有在較高的責任素質(zhì)下，才能夠通過責任意識與使命感的約束，起到較好的保密作用，避免企業(yè)重要信息外漏，對企業(yè)發(fā)展造成不利影響。此外，文秘工作人員日常工作開展中，還需要結合國家的政策制度以及油田行業(yè)發(fā)展要求規(guī)定等，對各項工作任務進行綜合處理和協(xié)調(diào)解決，在問題解決與工作執(zhí)行中，需要堅持正確的立場，具備明辨是非的責任意識，樹立全局觀念，才能夠確保各項工作的有序開展，為企業(yè)發(fā)展提供保障。

4具體舉措

4.1在專業(yè)知識上扎實學、學扎實

一個稱職的秘書，必須具有文字綜合、組織協(xié)調(diào)、分析判斷以及相關的學習、實踐能力、掌握現(xiàn)代化信息的能力等等。其中文字綜合能力是最重要、最基礎的，也是實現(xiàn)其他能力的基礎。而文字綜合能力的基礎在于扎實的知識，包括管理、法律、外語、寫作以及對從事的文秘工作有幫助的其它知識。尤其是作為油田企業(yè)的文秘，必須掌握油田建設方面的專業(yè)知識、術語，同時要注意收集新的信息，關注油田行業(yè)新的發(fā)展動態(tài)。

4.2在督辦工作時下真功、動真格

領導交辦的事情千頭萬緒，這些事有的是刻不容緩，馬上就要落實的；有的則是常抓不懈，時時要催辦、催促的。作為督辦這些事項的文秘工作者，對領導批示交辦的重要事項，要緊抓不放，大膽督辦，跟蹤問效，直至落實，形成閉環(huán)。要堅決杜絕“老好人思想”，狠抓落實，敢于碰硬，敢于拔“釘子”，敢于督辦到底。要敢于在難點、焦點問題上加大督辦力度，尤其是涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營進度的問題，必須本著大膽督辦，反復督辦，跟蹤督辦的意識，真正把領導授予的督辦權用出權威來。同時，要結合企業(yè)工作實際情況制定督查督辦管理辦法，將督辦結果納入績效考核，在月度績效獎金上予以體現(xiàn)，以此倒逼被督辦者。

4.3在寫材料工作時上接仙氣、下接地氣

一篇好材料，要“吃透上情、掌握下情”，把握好密切聯(lián)系基層與領導，才能寫出有活力、有深度的公文。只有做到既密切聯(lián)系實際、聯(lián)系基層，又能跟得上上級和領導要求，這樣的文章，員工才會看得懂、喜歡看，看了以后，才會覺得不浮夸、不浮躁、不膚淺。那么如何做到上接仙氣、下接地氣呢？一是要學會積累材料，建立資料文庫。及時摘抄各類報紙期刊、新聞網(wǎng)站、微信公眾號上的新聞宣傳稿、理論學習稿、調(diào)研信息、典型經(jīng)驗等，以此不斷充實大腦，做好海量的知識儲備，提高自身理論水平。二是要學會及時總結提煉領導在各類會議、各種場合上的講話內(nèi)容，同時要做好錄音、筆記工作，以備整理遺漏的話語。三是學會調(diào)研，加強與一線員工的溝通交流，及時了解和掌握一線員工的需求及他們的關注點。四是關注其他油田企業(yè)微信公眾號和企業(yè)網(wǎng)站，注重學習借鑒其他企業(yè)宣傳文稿中的亮點和特色內(nèi)容。

4.4在日常服務工作上嚴謹、周密、細致

文秘工作的核心是服務，服務就必須注重細節(jié)，嚴謹和周密是抓好細節(jié)的必備素質(zhì)。比如草擬一份工作總結，要通盤考慮公司的整體情況、反映整體工作，具體操作中，要把自己拿不準的數(shù)據(jù)再次疊加計算、再次核實，這體現(xiàn)著秘書的嚴謹、周密、細致，代表著公司的形象，就不得不重視。因此，秘書作為領導的業(yè)務和事務服務助手，要自覺提升主觀能動性和崗位意識，堅持高標準、嚴要求的工作方針，樹立“零誤差”理念，確保不出現(xiàn)任何紕漏，真正做到嚴謹、周密、細致。

4.5要“耐得住寂寞、坐得住板凳”，潛心修煉著這門“武功”

秘書工作是個“苦差事”，時間總覺得不夠用，經(jīng)常加班加點，甚至通宵工作，連周末也難以休息，就算是旅游時被叫回、聚餐時被叫走、休息時被叫醒的情況也不稀奇。工作的性質(zhì)決定你必須隨叫隨到，任何時候都能夠以飽滿的熱情和積極的態(tài)度接受領導安排的各項工作任務，完成使命。

5結束語

總之，新時期企業(yè)文秘工作面臨新的要求和挑戰(zhàn)，只有不斷地創(chuàng)新文秘工作的思路和方式，促進其工作效率提升，才能夠更好的為企業(yè)發(fā)展服務，從而推動企業(yè)工作效率及綜合發(fā)展提升。

參考文獻：

[1] 傅嘉. 新形式下研究企業(yè)秘書群體文化軟實力的理論意義與實踐價值[J]. 秘書之友， 2017（2）：4-5.

[2] 張彩云. 法治環(huán)境下民營企業(yè)秘書危機處理的語言藝術研究[J]. 讀天下， 2016（15）.

[3] 章玫平. 對企業(yè)秘書工作范圍變化的調(diào)查分析[J]. 秘書之友， 2016（2）：8-11.