論企業(yè)檔案管理工作的思路創(chuàng)新

徐娜

摘要：進(jìn)入新世紀(jì)以后，伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)越來越看重內(nèi)部改革，以此全面提升自身的管理水平及市場競爭能力。在企業(yè)管理活動中，檔案管理是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，其管理效率會直接影響到企業(yè)的信息利用情況，甚至?xí)ζ髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來很大影響，因此，加強(qiáng)檔案管理對企業(yè)發(fā)展而言具有十分重要的意義。對此，下面就新形勢下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展思路作如下闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；工作；思路創(chuàng)新

中圖分類號：TU712文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

企業(yè)中的檔案管理是個綜合性的過程，要從現(xiàn)狀入手，滿足實(shí)際要求。人力資源的儲備管理是一項(xiàng)綜合性的過程，記錄企業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)記錄。在后續(xù)管理中要從綜合能力和技術(shù)管理概況入手，滿足載體要求。在后續(xù)管理階段，需要做好整體調(diào)控工作，節(jié)約成本，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效率。

1 檔案管理工作的重要性

一方面，檔案管理工作能否科學(xué)有效的進(jìn)行，在一定程度上反映了企業(yè)的管理水平與發(fā)展情況。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，一定會產(chǎn)生一些歷史資料，如企業(yè)的業(yè)績成果等，這些歷史必然會被記錄在檔案之中，所以，為了能夠有效的查詢到這些歷史資料，必須要做好檔案管理工作。只有這樣企業(yè)員工才能夠深入了解到企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，更好的服務(wù)于企業(yè)，促使企業(yè)健康的發(fā)展。在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢下，我們要不斷的創(chuàng)新檔案管理的觀念，進(jìn)而創(chuàng)新管理方式，保證檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性?？偠灾訌?qiáng)檔案管理工作有利于企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。另一方面，檔案資料是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中不斷形成的，能夠真實(shí)準(zhǔn)確的記錄企業(yè)的各項(xiàng)活動，在企業(yè)管理人員進(jìn)行決策時(shí)能夠起到輔助作用。企業(yè)管理人員可以通過分析研究檔案的記錄，對過去的工作進(jìn)行總結(jié)，可以發(fā)現(xiàn)工作當(dāng)中的不足，并可以借鑒之前的經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀制定出更加科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。并且，做好檔案管理工作還能夠更好的服務(wù)于各部門，使各部門的業(yè)務(wù)更加有序的開展。

2 企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理薄弱

目前很多企業(yè)的檔案室就是存放各種檔案的倉庫，沒有專門人員管理，一般只配置保管人員，而且管理十分被動，作用也微乎其微，因此無法靈活掌控企業(yè)的全局或局部情況。

2.2 信息化水平低

傳統(tǒng)的檔案管理工作采取的是人工管理的模式，主要是檔案管理人員處理各種檔案數(shù)據(jù)，這期間會頻繁出現(xiàn)不規(guī)范的管理方式，或是導(dǎo)致檔案丟失和損毀，給企業(yè)檔案管理的發(fā)展帶來極大的影響。而在信息化時(shí)代，單一、傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適用。

2.3 管理力度不夠

企業(yè)行業(yè)管理流程中，存在與其他行業(yè)一樣的問題，即：重建設(shè)輕管理。在管理意識不足的情況下，大部分企業(yè)為了獲取更大的利益而忽視管理力度。為了獲得更高的經(jīng)濟(jì)利益，而減少了管理方面的資金投入，如此一來造成管理經(jīng)費(fèi)不足，導(dǎo)致檔案管理人員工作積極性不高，給檔案管理質(zhì)量帶來了嚴(yán)重的影響。

3 企業(yè)檔案管理工作的思路創(chuàng)新

3.1 觀念上的創(chuàng)新

應(yīng)樹立檔案是資產(chǎn)，是企業(yè)特殊資產(chǎn)的理念。在建筑企業(yè)中，檔案是所有員工勞動智慧的凝聚，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄以及客觀的評價(jià)。對一個企業(yè)來講，檔案十分珍貴。作為一種重要的信息資源，科學(xué)的檔案管理方式有利于企業(yè)合理決策、提高工作效率。檔案管理人員一定要堅(jiān)持“管理型、信息型、服務(wù)型”的檔案工作理念，更好地給領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考、企業(yè)生產(chǎn)提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

3.2 管理制度的有效完善

管理機(jī)制在管理工作開展的過程中發(fā)揮著積極的引導(dǎo)作用，所以在管理實(shí)踐中，企業(yè)必須科學(xué)合理地制定管理機(jī)制。在制定管理制度的過程中，一方面要保證管理制度和企業(yè)性質(zhì)保持一致。如果企業(yè)檔案管理工作具有營利性特征，那么在處理信息方面則要強(qiáng)調(diào)所獲得的經(jīng)濟(jì)效益。對于事業(yè)單位而言，應(yīng)保證信息的全面性與真實(shí)性，將提高服務(wù)能力作為重點(diǎn)。另一方面，對于管理制度而言，需合理規(guī)劃管理的流程，一旦流程規(guī)劃不合理，將直接影響資源的使用效果。

3.3 提高管理人員自身素質(zhì)

由于企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)會對企業(yè)檔案管理工作的有序開展帶來全面影響，因此，在實(shí)際中，還應(yīng)該加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)教育。要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力、道德水平、職業(yè)素養(yǎng)等，制定健全的培訓(xùn)體系，定期對企業(yè)檔案管理人員開展教育培訓(xùn)活動，引導(dǎo)企業(yè)檔案管理人員樹立全新的檔案管理意識，利用科學(xué)的手段開展企業(yè)檔案管理工作。同時(shí)，還要引導(dǎo)企業(yè)檔案管理人員樹立良好的職業(yè)道德感，按照企業(yè)檔案管理制度的要求去做，依法辦事，規(guī)范履職，確保檔案管理的順利開展。

3.4 企業(yè)檔案利用和服務(wù)模式的健全

在企業(yè)檔案工作開展的過程中，檔案的利用與服務(wù)發(fā)揮著重要的作用。而積極開展檔案利用和服務(wù)工作，也是企業(yè)檔案管理部門以及相關(guān)工作人員的基本責(zé)任。其中，檔案利用所指的就是利用人員通過查閱或者是借閱等途徑對檔案進(jìn)行使用的活動。對企業(yè)檔案利用制度進(jìn)行制定的過程中，應(yīng)結(jié)合文件密級確定出檔案審批工作的具體流程，進(jìn)而達(dá)到利用人員的實(shí)際需求。而檔案服務(wù)則是檔案管理部門借助不同于傳統(tǒng)檔案利用的全新理念，積極開展不同類型的檔案服務(wù)，確保企業(yè)文化與知名度的提高，不斷增強(qiáng)工作人員對于企業(yè)的認(rèn)同感。

3.5 提高企業(yè)檔案管理信息化水平

信息化是大勢所趨，企業(yè)檔案管理中應(yīng)用信息化管理也越來越頻繁。檔案管理過程中需要進(jìn)一步加強(qiáng)對信息化管理模式的應(yīng)用。第一，要大力推廣信息化管理技術(shù)。在建筑企業(yè)發(fā)展過程中，進(jìn)一步完善檔案管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)培訓(xùn)教育的力度，保證檔案管理工作人員真正認(rèn)識和把握信息技術(shù)，并在檔案管理中加以運(yùn)用，全方位收集、整理、存儲以及分享檔案。第二，要完善檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施。應(yīng)加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)設(shè)備以及信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，給信息化檔案管理工作提供有力的支撐。第三，要加大建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)的力度，應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整合檔案管理工作，降低檔案管理流程中出現(xiàn)失誤的幾率。

結(jié)束語

總之，在新形勢下，為了更好地滿足市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，企業(yè)必須提高對企業(yè)檔案管理工作的重視力度，樹立全新的企業(yè)檔案管理觀念，并利用科學(xué)的管理方法對企業(yè)檔案資料進(jìn)行管理、控制，同時(shí)要加大對企業(yè)檔案資料的研發(fā)力度，充分挖掘企業(yè)檔案資料的潛在價(jià)值，為企業(yè)檔案信息使用者提供更加豐富的信息資源，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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