關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

邊淑蘭

摘要：檔案具有“存憑、留史、資政、育人”的功能，是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)，是創(chuàng)新現(xiàn)代社會(huì)管理、創(chuàng)新人才開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)。我國(guó)各級(jí)檔案系統(tǒng)要深化認(rèn)識(shí)，以五大發(fā)展理念為引領(lǐng)，科學(xué)編制檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃，著力補(bǔ)齊人才、管理等方面短板，依法、創(chuàng)造性地開展檔案工作，并積極探索建立檔案“互聯(lián)網(wǎng)”工作模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理制度；創(chuàng)新

引言

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的現(xiàn)如今，人才的合理應(yīng)用與科學(xué)調(diào)配已經(jīng)成為社會(huì)資源利用關(guān)注的焦點(diǎn)。對(duì)此，站在人力資源管理的思維視角之上，探究人事檔案管理制度的優(yōu)化創(chuàng)新，人事檔案管理模式的科學(xué)發(fā)展，對(duì)促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，保證社會(huì)資源科學(xué)利用意義重大。目前，為實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展，國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的日漸提升，應(yīng)注重人力資源檔案管理制度的合理建設(shè)，以此來保證人力資源檔案管理模式發(fā)展科學(xué)，能及時(shí)精準(zhǔn)的為需求事業(yè)單位推薦高素質(zhì)、高能力、高涵養(yǎng)的優(yōu)秀人才。

1創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的必要性

目前我國(guó)許多單位中對(duì)人事檔案的管理依舊沿用傳統(tǒng)的管理制度，這些制度及模式多數(shù)是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期制定的，在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式下及時(shí)代的發(fā)展變化中，其在現(xiàn)今的人事檔案管理工作中已經(jīng)無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的效果，無(wú)法滿足單位用人對(duì)人事檔案使用的要求。創(chuàng)新和完善人事檔案管理制度與模式不僅僅是增強(qiáng)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，也是轉(zhuǎn)變和利用人才發(fā)展戰(zhàn)略的重要前提，更是規(guī)范我國(guó)人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，重視人才培養(yǎng)的關(guān)鍵因素。

2創(chuàng)新人事檔案管理制度的原則

2.1服務(wù)原則

人事檔案首先要從每個(gè)人開始建立，隨后要做到整體檔案系統(tǒng)的管理，這些都需要做到適應(yīng)市場(chǎng)化需求，優(yōu)化人才流動(dòng)及管理，讓人才的使用、管理、流動(dòng)得以實(shí)現(xiàn)最大化的利用。人事檔案是證明每個(gè)人整體素質(zhì)的履歷資料，也是每個(gè)單位需要施行人事管理的重要證據(jù)。當(dāng)求職者去應(yīng)聘工作時(shí)，這個(gè)檔案是應(yīng)聘者向招聘單位說明自身素質(zhì)的重要依據(jù)。

2.2準(zhǔn)確原則

人事檔案信息儲(chǔ)存需要做到信息準(zhǔn)確全面，要做到內(nèi)容充分，檔案資料要豐富、全面、完整，能夠反映一個(gè)人的真實(shí)面貌，不能存在核實(shí)不準(zhǔn)確的消息就歸檔，比如模糊不清的數(shù)字、日期等也不可以歸檔。人事檔案要反映出一個(gè)人的整體素質(zhì)和履歷情況，突顯出一個(gè)人最有價(jià)值的信息以及他的具體情況。

2.3通用原則

某個(gè)人因?yàn)閾Q工作的原因，想把自己的人事檔案從原來的工作單位換到另一個(gè)單位，這就需要從個(gè)案的編制到系統(tǒng)的建設(shè)都要完整，做到通用原則。第一要做到標(biāo)準(zhǔn)化，第二要做到規(guī)范化，第三要做到適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的需求，這樣才能實(shí)現(xiàn)通用原則服務(wù)的宗旨。還有將人事檔案的管理樹立一種“以用戶為中心”的服務(wù)理念，改變不合適的管理體制，努力完善檔案的功能，確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)性和公民知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)，發(fā)揮人事檔案作用和保證社會(huì)穩(wěn)定。

3實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度創(chuàng)新模式發(fā)展的措施

3.1提高人事檔案管理部門工作人員的專業(yè)素質(zhì)

針對(duì)很多人事檔案管理部門工作人員專業(yè)素質(zhì)缺失的問題，人力部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)首先從思想意識(shí)上對(duì)員工進(jìn)行正確引導(dǎo)，讓員工能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，然后可以通過聘請(qǐng)專業(yè)講師的方法，對(duì)人事檔案管理部門員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，幫助員工樹立良好的檔案意識(shí)，同時(shí)提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)精神。

3.2采用創(chuàng)新式管理方法

人事檔案管理工作雖然具有一定保密性，但更應(yīng)當(dāng)明確人才流動(dòng)的社會(huì)化趨勢(shì)。人才流動(dòng)不應(yīng)因?yàn)槿耸聶n案管理而成為限制，相反，一定的流通性可以促進(jìn)人才的交流，在社會(huì)范疇內(nèi)進(jìn)行人才的交流和流通，對(duì)于企業(yè)來說可以獲得更多吸納人才的方法，這種創(chuàng)新式的人事檔案管理方式需要人力資源管理者在實(shí)踐中不斷摸索總結(jié)。

3.3要加大政策創(chuàng)新的力度

在大力推進(jìn)人事檔案管理社會(huì)化進(jìn)程的同時(shí)，必須抓緊進(jìn)行政策創(chuàng)新。就當(dāng)前來說，應(yīng)該對(duì)各個(gè)企事業(yè)單位的檔案負(fù)責(zé)人員是否具有人事檔案的管理權(quán)限進(jìn)行資格認(rèn)定，并實(shí)行年審制度，符合條件的發(fā)給資格證書，年審不合格的，限期整改合格，否則取消其檔案管理資格。其次是要規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，盡量減少陳舊、不合時(shí)宜的信息。第三是要貫徹公開、公平、公正原則，揭開多年來籠罩在人事檔案頭上的神秘面紗，尊重和維護(hù)公民個(gè)人的知情權(quán)，將人事檔案作為社會(huì)信息源之一，有條件地向社會(huì)開放，特別向本人開放，讓公民有依法維護(hù)個(gè)人檔案的權(quán)利，對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的行為，要有責(zé)任追究制度。只有令人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，也才能使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏。第四是要把人事檔案管理納入行政執(zhí)法責(zé)任制考核的內(nèi)容，加大考核力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、處理問題，確保各項(xiàng)政策法規(guī)的落實(shí)。對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的行為，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。

3.4實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理

檔案管理應(yīng)拋棄傳統(tǒng)方法，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存時(shí)間短，溫度和濕度都可能造成檔案的損壞。數(shù)字化管理節(jié)省存儲(chǔ)空間和提高檢索檔案的效率，最重要的是數(shù)字化檔案管理的模式延長(zhǎng)了檔案的壽命。數(shù)字化檔案都存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤中，他們對(duì)環(huán)境并沒有特別要求。小小的一塊硬盤可以存儲(chǔ)的檔案。數(shù)字化檔案可以復(fù)制和備份，一般情況下丟失不了，易于保存。

3.5建立檔案管理機(jī)構(gòu)

檔案管理機(jī)構(gòu)存在許多問題，要建立開放化的管理模式，首先要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理社會(huì)化，要建立具備社會(huì)性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)。管理機(jī)構(gòu)建立需要檔案管理的專業(yè)性、技術(shù)性、還要解決沒有檔案的人員的檔案問題。在過去的工作中，自己的檔案都是在所在單位，而部分沒有工作或者是退休的人員檔案就沒有機(jī)構(gòu)在收錄，就造成了無(wú)人管理的現(xiàn)象。因此，需要建立開放型和社會(huì)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮管理機(jī)構(gòu)的最大作用。

3.6借鑒國(guó)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)

各個(gè)國(guó)家、各個(gè)區(qū)域都有不同的人事檔案管理制度模式。檔案管理包括公立、私立系統(tǒng)。人事檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的管理工作，它是和人事有關(guān)系，需要調(diào)動(dòng)和流動(dòng)?？傊覀冃枰梃b國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提升我們的檔案管理工作。

結(jié)束語(yǔ)

如今，隨著我國(guó)“十三五”規(guī)劃的制定出臺(tái)，國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的全面進(jìn)步宏偉藍(lán)圖體現(xiàn)在方方面面，檔案工作也越來越受到各級(jí)各部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，尤其是黨的十八大以來，我們國(guó)家開展了全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)清理審查工作，意義深遠(yuǎn)。檔案工作者要深知自己的責(zé)任重大，積極創(chuàng)新檔案管理制度與模式，緊跟現(xiàn)代社會(huì)事業(yè)發(fā)展步伐，使檔案工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在選人用人上提供服務(wù)，盡職盡責(zé)，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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