電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新

趙艷

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（ 2018） 9-209-02

摘 要：隨著電力信息時代的來臨，電子信息技術(shù)在各個領(lǐng)域都得到廣泛應用。就當前現(xiàn)狀而言，以往的電力檔案管理模式顯然無法滿足當前企業(yè)發(fā)展的需求，因此，對電力檔案管理工作實施創(chuàng)新是電力企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。電力企業(yè)需要借助電子信息技術(shù)對現(xiàn)有的檔案信息資源進行整合，創(chuàng)新與完善檔案服務的手段與方式，全面實現(xiàn)檔案管理自動化、檔案服務網(wǎng)絡(luò)化以及檔案資源數(shù)字化的檔案管理目標，切實增加電力檔案管理工作的質(zhì)量，從而為電力企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)?；诖?，本文筆者結(jié)合多年實際工作經(jīng)驗，針對電子信息時代背景下電力檔案管理工作存在的問題，對如何進行創(chuàng)新展開重點分析。

關(guān)鍵詞：電子信息時代 電力企業(yè) 檔案管理 創(chuàng)新策略

一、引言

社會經(jīng)濟的快速增長促進了科學技術(shù)的發(fā)展，當前我國已經(jīng)全面進入電子信息時代，信息公開以及信息管理的運用逐漸成為科技水平上升以及社會發(fā)展水平的主要代表。由于電力企業(yè)的特殊性，其檔案管理工作不僅工作量大，而且工序極其復雜。這就要求電力檔案管理工作人員必須學會借助電子信息技術(shù)來優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務。但是當前我國電力檔案管理工作不容樂觀，如何在電子信息時代下對電力檔案管理工作進行創(chuàng)新是當期電力企業(yè)亟待解決的難題，下面本文就此展開重點討論與分析。

二、電子信息時代下電力檔案管理工作存在的問題

（一）管理人員意識相對落后

隨著電子信息時代的全面來臨，電力檔案管理人員作為檔案管理工作主體，其管理理念以及管理意識在整個檔案管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但是，針對當前現(xiàn)狀而言，有些電力檔案管理人員的思想意識以及管理理念相對落后，沒有對電力檔案動態(tài)管理進行全面的了解與認識。除此之外，沒有加大對電力檔案作用的宣傳力度，從而導致大多數(shù)企業(yè)員工對電力檔案的潛藏作用認識不足或者完全不了解，從而增加了檔案管理工作的難度。

（二）檔案的提交不及時、建立不合理以及記錄不全面普遍存在

眾所周知，所有的檔案信息均產(chǎn)生于企業(yè)日常運營與管理過程中，屬于對不同存在儲存價值的資料信息進行的一種記錄。自改革開放以來，社會經(jīng)濟的發(fā)展速度大幅加快，對于電能的需求逐年上漲，使得電力企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，對檔案管理工作的要求也不斷提高。但是，部分電力企業(yè)檔案管理人員對檔案進行管理重視不足。其主要表現(xiàn)在：因為檔案存放的時間相對較長，所以部分資料在實際運營管理過程中會出現(xiàn)變化，例如監(jiān)測文件以及合約文件等。同時，部分隋況下，檔案管理人員在實施日常管理的過程中，沒有對檔案進行整理并歸類，隨意擺放，從而導致同種性質(zhì)檔案之間沒有建立對應的連接性，不能維持系統(tǒng)性、正確性以及整體性，進而大幅削減了檔案的質(zhì)量以及實際作用。

（三）沒有建立健全完善的有檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度

部分電力檔案的管理制度都存在涵蓋范圍較廣、時間相對較長以及相對繁雜等問題，涉及到會計、招標、財務以及建設(shè)等各種部門，同時這些部門又缺乏管理在建項目檔案的相關(guān)制度以及健全的記錄，檔案管理的范圍以及職責分配不明確，不能合理使用操作方法以及管理手段，也沒有認真履行檢查、監(jiān)督以及管理等職責。無論是音頻、圖片，還是文字資料等不同形式的檔案在整理與記錄過程中都沒有建立相關(guān)的標準與規(guī)范，并且沒有完善的管理制度。因為不同部門檔案形成的時間存在差異，所以檔案包括的內(nèi)容也各不相同，這給材料的全方位記錄與整理增加了一定的難度，大量檔案被分配到不同的工作人員手中，沒有建立相關(guān)的制度進行有效控制，從而導致檔案管理和在建項目的施工進度不匹配，存在一定差距。

（四）檔案管理工作沒有引起相關(guān)部門與人員足夠的重視

電子信息時代的來臨，使得各種先進的科學技術(shù)被廣泛應用到生產(chǎn)中，大幅提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益；這就導致部分電力企業(yè)管理人員只將工作的重點放在如何獲取更多的利益上，從而忽視了相關(guān)項目資料以及檔案管理的重要性。就當前現(xiàn)狀而言，部分電力檔案沒有安排專門的儲存檔案的場所以及檔案管理人員；有些電力檔案的檔案管理人員流動性較強，同時沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，缺乏相關(guān)的檔案知識與技能，導致檔案的整理與記錄工作不能正常落實，從而使得在建項目不具備相關(guān)嚴謹?shù)臋n案記錄。除此之外，在檔案應用與查閱過程中，因為頻繁的被人使用與翻看，所以會給紙質(zhì)檔案造成不同程度的破壞，甚至有些初始資料沒有保存到檔案部門中，這給后期的檔案管理工作帶來了一定的難度，從而出現(xiàn)跟蹤不到位以及記錄不全面等問題。

三、電力信息時代下創(chuàng)新電力檔案管理工作的有效途徑

（一）對電力檔案管理工作進行規(guī)范

電子信息時代背景下，管理標準和管理機制的完善是電力檔案管理工作的基礎(chǔ)，電力檔案管理覆蓋范圍較廣，涉及檔案信息較多，在對電力檔案進行管理的時候，一定要確保管理程序的規(guī)范性，可以對電力檔案進行動態(tài)管理。動態(tài)管理工作中同樣包括各種先進的管理方法以及管理技術(shù)，這對管理人員在日常工作中的配合協(xié)調(diào)能力提出了更高的要求。在日常管理過程中，管理部門必須在管理過程中認真落實相關(guān)標準與規(guī)范，使動態(tài)管理中的技術(shù)運用與分工合作具備相同標準。通過相關(guān)設(shè)備以及計算機和紙質(zhì)檔案之間建立聯(lián)系，并形成一種對應的文件種類、檔案模塊以及文件格式，科學合理地管理、儲存、查找以及記錄和建設(shè)項目相關(guān)聯(lián)的檔案，保證這部分檔案的長時間可讀性、全面性以及精確性。不僅如此，還需強化安全管理工作，可以設(shè)置一定的密碼或者查閱權(quán)限，以免對電子檔案或者紙質(zhì)檔案中相關(guān)材料與內(nèi)容進行隨意更變。

（二）強化檔案管理隊伍建設(shè)工作

正如前文所述，電力檔案管理工作的主體還是管理人員，因此電力檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)在日常檔案管理工作發(fā)揮著至關(guān)重要的影響。因此，相關(guān)部門必須提高管理隊伍的綜合素質(zhì)，組織專業(yè)的培訓機構(gòu)定期對檔案管理人員實施針對性的培訓（如下圖1所示），從道德品質(zhì)、工作理念以及工作能力等三個方面對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)進行強化。電力檔案管理工作延續(xù)性十分突出，因此，對于管理人員來說，必須確保工作人員的穩(wěn)定。因為電力檔案管理包含知識面較廣，所以必須階段性對管理人員進行知識灌輸，在閑暇時候?qū)W習如何進行高質(zhì)量管理工作。不僅如此，電力檔案管理對于信息資源管理方面的要求十分嚴格，因此管理人員必須具備良好的道德修養(yǎng)以及綜合素質(zhì)。只有構(gòu)建一個高素質(zhì)的電力檔案管理隊伍，才可以為電力檔案管理工作提供更好的服務。

（三）廣泛應用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，強化管理過程中的控制

信息時代的來臨，使得各種科學技術(shù)趨于完善。電力檔案管理工作的全面實現(xiàn)很大程度上依靠基礎(chǔ)硬件設(shè)施的合理使用，檔案管理一般包括檔案信息交換與檔案資源共享這兩個關(guān)鍵程序，通過網(wǎng)絡(luò)方式，建立信息資源數(shù)字化系統(tǒng)，同時檔案管理工作人員需要對檔案文件的鑒定與歸檔過程進行監(jiān)督，確保檔案信息的完整與規(guī)范以及檔案可以及時歸檔。利用網(wǎng)絡(luò)形式對資料信息進行提取、儲存、整理以及收集，這些都依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用才得以實現(xiàn)。不僅如此，還需要通過數(shù)據(jù)打印設(shè)備以及數(shù)據(jù)掃描儀等硬件設(shè)備對數(shù)據(jù)實施動態(tài)管理，從而為電力檔案管理提供有力保障。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對于電力企業(yè)來說極其種重要，其能夠為電力企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。因此，在電子信息時代下，電力企業(yè)檔案管理人員需要對當前檔案管理模式進行創(chuàng)新與完善，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務，進而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益以及社會效益。

參考文獻：

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