醫(yī)院檔案崗位管理和績(jī)效考核的思考

摘 要：隨著檔案事業(yè)步入新的發(fā)展時(shí)期，檔案資料在醫(yī)院改革發(fā)展、經(jīng)營(yíng)、管理、安全等方面的利用率增加，在處理歷史遺漏問(wèn)題、反映歷史沿革等方面所起的作用越來(lái)越明顯，醫(yī)院的檔案管理工作也日益得到重視。而績(jī)效考核作為醫(yī)院檔案管理的核心之一，是有效促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部管理機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)的“指揮棒”，是將醫(yī)院規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、精細(xì)化和制度化管理引向深入，從而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理的“指航針”。本文結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀，試在檔案崗位管理和實(shí)施績(jī)效考核方面闡述個(gè)人的一些觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 崗位管理 績(jī)效考核

近年來(lái)，績(jī)效管理作為一種先進(jìn)管理思想和方法，已經(jīng)在國(guó)內(nèi)外得到了廣泛的應(yīng)用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，醫(yī)療體制改革不斷加快，醫(yī)院的管理模式和經(jīng)營(yíng)體制也發(fā)生著翻天覆地的變化，在這種背景下，許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)都采取績(jī)效考核方式積極發(fā)揮“指揮棒”的作用。但由于種種內(nèi)在和外在因素，績(jī)效考核在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中仍存在一些弊端。檔案工作實(shí)施績(jī)效考核，是為了對(duì)檔案工作做出適時(shí)、客觀、全面的評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)與規(guī)范要求縮短差距，從而適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展形勢(shì)的需求。職工不了解績(jī)效考核的目的，就會(huì)缺乏實(shí)施績(jī)效考核的動(dòng)力；管理者不了解考核指標(biāo)的設(shè)置，就達(dá)不到考核期望值。如何讓績(jī)效考核更好地貫穿檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，科學(xué)地進(jìn)行管理，是衡量一個(gè)醫(yī)院管理水平的重要標(biāo)尺。

1 醫(yī)院檔案崗位績(jī)效考核中存在不足

1.1有關(guān)部門不重視，績(jī)效考核流于形式。目前，一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)由于領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)績(jī)效考核管理的管理力度不夠，導(dǎo)致“指揮棒”功能缺失，例如，考核部門每月是否按照指標(biāo)要求“提醒”各級(jí)兼職檔案員按時(shí)上交相關(guān)檔案材料至檔案室，形成日常管理，督促兼職檔案員轉(zhuǎn)變觀念，變“死”檔案為“活”檔案，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。再者，考核部門將一些固定的表格發(fā)放到相關(guān)部門，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)由檔案工作人員填報(bào)完善表格，如此一來(lái)，考核工作就算是完成了。至于最終表格是否回歸到相關(guān)考核部門，是否有專人對(duì)績(jī)效考核結(jié)果進(jìn)行認(rèn)真客觀地分析，是否真正利用績(jī)效考核過(guò)程和結(jié)果來(lái)幫助檔案工作人員在行為、能力、素質(zhì)等多方面得到切實(shí)的提高，也沒(méi)有人去關(guān)心，導(dǎo)致被考核者即檔案人員認(rèn)為績(jī)效考核只是管理的一種形式[1]，只需要“水過(guò)鴨背”式地去完成，績(jī)效考評(píng)工作達(dá)不到預(yù)期的指導(dǎo)、督促和改進(jìn)目的。

1.2考核基礎(chǔ)薄弱，績(jī)效指標(biāo)設(shè)置不夠科學(xué)。據(jù)了解，目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)許多檔案員在檔案崗位上一干就是幾年，甚至“一崗到老”，由于醫(yī)院內(nèi)部體制因素，檔案工作人員的崗位職責(zé)具有一定限制，。且檔案工作相較于其他工作存在感較低，檔案人員的職稱晉升難度相對(duì)較大；有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)薪資難以滿足檔案人員的真實(shí)需求，導(dǎo)致其進(jìn)取觀念較差，在管理中往往滋生主觀意識(shí)較為淡薄的現(xiàn)象[2]。而大部分醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在設(shè)置檔案績(jī)效指標(biāo)時(shí)，通常只涵蓋了組織管理、硬件建設(shè)、業(yè)務(wù)完成情況、信息化建設(shè)以及開(kāi)發(fā)利用等內(nèi)容，對(duì)檔案人員的綜合素質(zhì)、外出進(jìn)修學(xué)習(xí)、人文關(guān)懷等方面有欠考慮。在設(shè)計(jì)上，太多太復(fù)雜的業(yè)務(wù)指標(biāo)和分值權(quán)重的不平衡，不利于檔案人員的良好心理狀態(tài)發(fā)展，導(dǎo)致增加管理的難度以及降低檔案員的滿意度，進(jìn)而影響對(duì)檔案員行為的引導(dǎo)

作用。

1.3考核結(jié)果的綜合運(yùn)用尚未有效開(kāi)發(fā)。檔案績(jī)效考核的結(jié)果在很大程度上能反映檔案員在一定時(shí)期內(nèi)的業(yè)務(wù)工作、行為表現(xiàn)、心理素質(zhì)等情況。而檔案員在數(shù)十年如一日重復(fù)單一、枯燥的工作背景下，極易產(chǎn)生倦怠心理，缺乏學(xué)習(xí)的動(dòng)力和熱情。在這種情況下，由于一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)檔案工作崗位績(jī)效考核結(jié)果的運(yùn)用缺乏明確的概念和思路，把檔案績(jī)效考核的結(jié)果僅僅作為鑒定性檔案，缺乏競(jìng)爭(zhēng)性激勵(lì)機(jī)制，沒(méi)有很好地激勵(lì)、發(fā)掘與發(fā)揮檔案員的內(nèi)在潛力。

1.4考核過(guò)程中反映的問(wèn)題溝通不順暢，反饋不及時(shí)。一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在檔案績(jī)效管理過(guò)程中，還存在溝通與反饋機(jī)制不健全的問(wèn)題。因缺乏權(quán)威的監(jiān)督組織來(lái)統(tǒng)籌考核工作，在執(zhí)行過(guò)程中，容易導(dǎo)致績(jī)效考核指標(biāo)設(shè)置不健全時(shí)不能及時(shí)完善，檔案人員業(yè)務(wù)工作存在不足時(shí)不能及時(shí)糾正；檔案收集過(guò)程中需要有關(guān)部門配合協(xié)作時(shí)，不能及時(shí)得到反饋，引申出移交工作脫節(jié)拖沓等問(wèn)題。

2 加強(qiáng)和完善醫(yī)院檔案管理績(jī)效考核的建議

2.1開(kāi)展科學(xué)分析，充分發(fā)揮績(jī)效考核的信息反饋?zhàn)饔谩？茖W(xué)的工作分析是績(jī)效考核不可或缺的前提，這就要求我們?cè)诳己饲捌谧龊煤诵膬?nèi)容調(diào)研，深入單位各層級(jí)了解各種檔案資料形成的初步狀態(tài)，結(jié)合各層級(jí)專兼職檔案人員具體工作職責(zé)和需掌握的專業(yè)知識(shí)、技能能力和應(yīng)具備的工作素養(yǎng)，以及具體指標(biāo)設(shè)置內(nèi)容能否達(dá)到醫(yī)院整體目標(biāo)需要等，通過(guò)綜合摸底，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)出適合各專兼職檔案崗位的績(jī)效考核指標(biāo)。做好前期調(diào)研分析工作，既可以滿足績(jī)效指標(biāo)的設(shè)定，又可把檔案員實(shí)際的工作績(jī)效與理想的工作績(jī)效有機(jī)統(tǒng)一。

2.2建立具體明確的檔案績(jī)效考評(píng)體系。檔案績(jī)效考核要形成可操作性強(qiáng)的指標(biāo)體系，各單位檔案績(jī)效考核指標(biāo)的建立，需結(jié)合本單位的戰(zhàn)略定位，涵蓋計(jì)劃、實(shí)施、考核、考核結(jié)果的反饋、考核結(jié)果的處理和應(yīng)用、人員管理等流程。制定的指標(biāo)不宜過(guò)多或過(guò)于繁瑣，分值權(quán)重應(yīng)合理分布，要建立以制度、工作質(zhì)量、評(píng)價(jià)、薪酬福利體系等為支撐的綜合管理體系，全面記錄檔案員每天、每月、每季度乃至全年的工作實(shí)績(jī)，綜合全面地反映檔案部門在各個(gè)時(shí)間段內(nèi)的工作績(jī)效[3]。明確的檔案績(jī)效考核指標(biāo)是完善管理績(jī)效的關(guān)鍵因素，指標(biāo)設(shè)置過(guò)多為不合理的表現(xiàn)。合理的指標(biāo)設(shè)置數(shù)量應(yīng)為3-7項(xiàng)，最多不超過(guò)12項(xiàng)。

2.3明確檔案工作績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)要素。要建立客觀明確的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，量化考核，以數(shù)據(jù)說(shuō)話，以標(biāo)準(zhǔn)服人。要抓住重點(diǎn)，最好采取一些描述性的文字或段落對(duì)檔案績(jī)效考核要素加以界定?？己瞬块T要根據(jù)實(shí)際工作量隨時(shí)適當(dāng)增減指標(biāo)內(nèi)容，可按月制定本周期考核各項(xiàng)指標(biāo)，使考核工作更加科學(xué)、精準(zhǔn)。

2.4降低考核部門的主觀性，突出實(shí)績(jī)考核反饋。應(yīng)明確負(fù)責(zé)考核的專門部門和專職人員，客觀公正地進(jìn)行檔案工作實(shí)績(jī)考核。應(yīng)加大對(duì)考核人員的培訓(xùn)，首先在思想和理念上與醫(yī)院形成共識(shí)，其次要理解考核指標(biāo)的設(shè)置依據(jù)，考核者要有效利用考核工具，以考評(píng)指標(biāo)和工作表現(xiàn)為依據(jù)進(jìn)行考評(píng)，避免個(gè)人情感因素的影響。此外，應(yīng)選擇同一考核人員獨(dú)立完成對(duì)同一對(duì)象的績(jī)效考核，以“一對(duì)一”的服務(wù)進(jìn)行工作追蹤，及時(shí)將考核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的情況酌情與檔案員進(jìn)行告知，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，還應(yīng)對(duì)工作績(jī)效完成得不盡人意的職工提供正確的指導(dǎo)，通過(guò)反饋督促改進(jìn)工作。

2.5建立公開(kāi)、公正、充分溝通的績(jī)效管理體系，暢通有效申訴渠道。在考核中，上下級(jí)之間的溝通尤為重要。一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)由于相關(guān)制度缺失，往往會(huì)出現(xiàn)檔案員認(rèn)為考核部門在考核標(biāo)準(zhǔn)的使用和評(píng)價(jià)結(jié)果的掌握上運(yùn)用不當(dāng)、有失公正，導(dǎo)致對(duì)考核結(jié)果不滿。。因此，要根據(jù)實(shí)際情況規(guī)范流程，從制度上促進(jìn)檔案績(jī)效考核工作的合理化。如在考核申訴制度的制定時(shí)，應(yīng)滿足公開(kāi)、公正的原則，處理考核申訴時(shí)，應(yīng)給予申訴人員充分的尊重，注意聆聽(tīng)其訴求，認(rèn)真分析提出的問(wèn)題是否與實(shí)際一致，通過(guò)調(diào)查掌握結(jié)論。如果確是檔案員存在問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)以事實(shí)為依據(jù)，以考核標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，對(duì)其進(jìn)行、幫助和說(shuō)明；如果是組織方面的問(wèn)題，毋庸置疑立行立改。其次，要把處理考核的申訴過(guò)程作為上下層之間互動(dòng)互促互進(jìn)的過(guò)程，組織者應(yīng)當(dāng)把檔案員提出的訴求作為完善檔案績(jī)效管理體系、促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)的良好契機(jī)，而不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為職工申訴有問(wèn)題。再者，為了有效進(jìn)行溝通結(jié)果反饋，可建立與檔案員面談制度，當(dāng)調(diào)查結(jié)果已明確時(shí)，通過(guò)上下級(jí)之間進(jìn)行面對(duì)面交流，把令人信服的處理結(jié)果履行充分告知，直面對(duì)方感受，加深雙方溝通了解，切實(shí)推進(jìn)改正。如申訴的問(wèn)題屬于檔案考核體系的問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)一步完善體系建設(shè)；如果是考核部門的問(wèn)題，應(yīng)督促有關(guān)考核人員對(duì)照考核指標(biāo)切實(shí)進(jìn)行糾正；如果確實(shí)是檔案員的問(wèn)題，就應(yīng)該以事實(shí)為依據(jù)與其充分溝通。同時(shí)，應(yīng)完善溝通記錄，避免“秋后算賬”。

2.6強(qiáng)化檔案績(jī)效考核結(jié)果的運(yùn)用。人有多少種需求，考核結(jié)果就有多少種運(yùn)用方式。考評(píng)的結(jié)果應(yīng)根據(jù)醫(yī)院相關(guān)制度、方案、措施嚴(yán)格執(zhí)行，應(yīng)將檔案績(jī)效考評(píng)檔案與人事部門無(wú)縫對(duì)接，把績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果納入人事檔案管理，將績(jī)效考核結(jié)果作為檔案員年度獎(jiǎng)懲、績(jī)酬兌現(xiàn)、崗位調(diào)動(dòng)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、職稱評(píng)聘、職務(wù)升降、評(píng)優(yōu)評(píng)先等的客觀依據(jù)，發(fā)揮考核激勵(lì)機(jī)制應(yīng)有的作用，進(jìn)一步激發(fā)團(tuán)隊(duì)活力，實(shí)現(xiàn)以考核促規(guī)范、以考核強(qiáng)服務(wù)、以考核上水平的目的。

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作者簡(jiǎn)介：鄧紊，女，廣西南寧人，大學(xué)本科學(xué)歷，南寧市第六人民醫(yī)院辦公室主任，曾于2016年5月至2017年7月在南寧市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)掛職辦公室副主任。主要從事辦公室行政事務(wù)管理、檔案保密管理等方面工作。