物資管理信息化系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用

張衛(wèi)平

摘要：物資管理信息化系統(tǒng)在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的前提下不斷推廣，本文通過對現(xiàn)階段我國醫(yī)院物資管理工作中存在的問題進行了深入分析，探討了信息化系統(tǒng)在醫(yī)院物資管理工作中的有效應(yīng)用，確保醫(yī)院物資管理工作質(zhì)量的不斷提高。信息化系統(tǒng)的完善，不僅有利于醫(yī)院有效應(yīng)用信息化系統(tǒng)，提高醫(yī)院物資管理工作效率，而且可以實現(xiàn)醫(yī)院物資管理工作效益最大化，推動醫(yī)院物資管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：物資管理信息化系統(tǒng)；醫(yī)院管理；應(yīng)用

一、物資管理信息化系統(tǒng)建設(shè)目標

根據(jù)物資管理的要求，物資管理信息化系統(tǒng)的總體目標包括：

1.構(gòu)建以“需求管理、采購管理、庫存管理”為核心的物資管理平臺，實現(xiàn)全院范圍內(nèi)的跨科室的協(xié)同工作。

2.實現(xiàn)庫存物資的數(shù)據(jù)共享及跨科室實時查詢與監(jiān)控。

3.實現(xiàn)全院的物資采購管理，對各科室的采購活動進行有效監(jiān)控。

4.構(gòu)建供應(yīng)商管理體系，通過查詢供應(yīng)商資質(zhì)、供應(yīng)商交易歷史與供應(yīng)商評估，幫助采購人員選擇最佳供應(yīng)商。

5.實現(xiàn)全院信息共享，能夠按照各類單據(jù)的執(zhí)行狀態(tài)進行統(tǒng)計。

6.建立全院物流報表體系，實現(xiàn)全院范圍內(nèi)的跨科室報表查詢。

7.實現(xiàn)物資采購管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的對接，包括：物資采購管理系統(tǒng)傳遞到貨入庫信息、出庫信息及結(jié)算信息至財務(wù)核算系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步。

二、物流業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院存在多個物資管理科室，分別使用不同軟件，不同版本的管理系統(tǒng)，用于管理物資的出入庫，管理中存在較多的不規(guī)范，不符合醫(yī)院內(nèi)部控制管理的要求。

使用基于B/S平臺架構(gòu)的醫(yī)院HRP系統(tǒng)，其中物流管理信息系統(tǒng)可實現(xiàn)科室需求計化管理、采購計劃管理、供應(yīng)商管理、低值易耗品管理、高值耗材管理、報表生成、綜合查詢分析、自動預(yù)警等功能，完全覆蓋了醫(yī)院的物流各個流通環(huán)節(jié)，為醫(yī)院建立完善的物流管理體系提供強有力的支持。

三、供應(yīng)商管理

1.管理現(xiàn)狀

供應(yīng)商資質(zhì)等信息保管、高值耗材等通過招標方式確定的耗材的招標價格等均保留在物資管理科室。目前供應(yīng)商證件及招標價格采用手工翻閱和一般的電子表格管理，同類耗材通常向多家供應(yīng)商采購。

2.存在問題分析

所有的操作都是手工完成。每次采購之前都需要靠記憶力或者手工查找的方式核對耗材的證件效期、供應(yīng)商的證件效期有效性，不僅加大了工作量，還不能保證準確度，一旦有失誤，后果嚴重。招標目錄價格也需要人為逐條核對，不僅增加了工作難度，而且大大降低了工作效率。對供應(yīng)商尤其是高值耗材的供應(yīng)商準入沒有進行嚴格管理。

3.解決方案

用物資信息化系統(tǒng)來管理供應(yīng)商資質(zhì)信息及招投標所確定的物資價格。將耗材的證件信息和供應(yīng)商的證件信息錄入到系統(tǒng)中，并設(shè)置預(yù)警。當證件的有效期臨近效期時，可以由系統(tǒng)進行預(yù)警提示，對于資質(zhì)過期的供應(yīng)商直接不允許采購。根據(jù)醫(yī)院管理需要使用供應(yīng)商準人流程管理。

四、采購管理

1.管理現(xiàn)狀

將物資采購管理進行分類。常備庫存物資由使用科室根據(jù)現(xiàn)存量并結(jié)合歷史使用情況等信息按月編制采購計劃，經(jīng)物資管理科室主任、分管院長審批后，由采購人員通過電話等方式向供應(yīng)商進行采購；非常備物資由各科室使用時上報需求給物資管理科室，經(jīng)物資管理科室主任、分管院長審批后，由采購人員匯總需求組織采購。

2.存在問題分析

（1）所有采購申報審批均通過紙質(zhì)單據(jù)傳遞，若遇到領(lǐng)導(dǎo)忙碌，則單據(jù)審批會耽誤數(shù)日，甚至幾周，無法保證采購效率；

（2）采購量只能靠估算。因為庫管的庫存量很難摸清，再加上存在貨物已入庫或者貨物已發(fā)放至科室，但物資系統(tǒng)上確未能及時反應(yīng)物資實際出庫情況，所以導(dǎo)致庫存量更加不準確，這樣庫管參考來做的采購計劃數(shù)量發(fā)生的誤差量會比較大；

（3）所有的操作都是通過手工完成，不僅加大了工作量，還不能保證準確度。

3.解決方案

（1）采購審批采取網(wǎng)上審批，即便領(lǐng)導(dǎo)在外出差，也可以通過網(wǎng)絡(luò)進行審批；

（2）大量的貨到票未到的情況使用暫估業(yè)務(wù)，形成準確的入出庫數(shù)據(jù)，把實際業(yè)務(wù)反應(yīng)到系統(tǒng)中，有利于做出科學合理的分析；

（3）各科室及各庫房可以根據(jù)自身需求，提材料采購計劃申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由物資管理科室進行匯總下訂單，減少了重復(fù)的工作量。

五、庫存管理

1.管理現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院物資管理為手動與系統(tǒng)相結(jié)合，管理中存在較多的不規(guī)范，不符合醫(yī)院內(nèi)部控制管理的要求。由于物資管理科室的庫房沒有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，每個月25號將本月的出庫單，需要在具備條件的辦公室進行集中錄入，系統(tǒng)操作遠遠滯后于實際應(yīng)用，無法隨時準確摸清庫房實際庫存。部分應(yīng)急物資還沒有來得及入庫，就已經(jīng)被科室領(lǐng)走了，造成物資管理不規(guī)范。

2.存在問題分析

（1）貨到票未到的物資不做系統(tǒng)入出庫，只做實物入出庫，故庫存系統(tǒng)不能準確反映庫房物資的實際情況，賬實不符情況嚴重；

（2）每月上交到財務(wù)科室的出庫報表也只能反映當月發(fā)票到達情況的采購訂單，無法反映科室的實際領(lǐng)用數(shù)量；

（3）賬面的入出庫記錄完全沒有反映科室的實際領(lǐng)用情況。

3.解決方案

（1）對貨到票未到的物資進行暫估入庫處理，以暫估價進行入庫。保證庫存物資和物流賬面庫存一致。發(fā)票到后系統(tǒng)生成單到補差單，保證財務(wù)賬物資采購金額與實際金額一致；

（2）建議盤點現(xiàn)有庫存物資，確定進貨單價。后續(xù)出庫時采用先進先出法，確定出庫單價。如有特殊情況，使用單個計價法確定出庫單價；

（3）出入庫使用條碼掃描，減少工作量及失誤率，提升工作效率。

六、存貨核算

1.管理現(xiàn)狀

目前業(yè)務(wù)科室只應(yīng)用非?；镜拇尕浐怂銉?nèi)容，如先進先出法進行物資發(fā)放，通過等待發(fā)票到來再入庫的方法保證入庫單和財務(wù)數(shù)據(jù)的一致；財務(wù)單據(jù)由手工生成。報賬流程為：月末物資會計將本月入庫單匯總表、各科室領(lǐng)用的匯總表和發(fā)票一同報送到財務(wù)科室，作為財務(wù)科室記賬憑證。

2.存在問題分析

（1）采購付款票據(jù)整理完成后，需手工記賬，費時、費力，出錯幾率較大；

（2）科室領(lǐng)用數(shù)據(jù)只有在發(fā)票到后才計入科室成本，無法準確反映科室物資實際消耗數(shù)量。

3.解決方案

（1）通過物流管理系統(tǒng)，使用存貨核算模塊，自動生成財務(wù)記賬憑證，財務(wù)科室只需核對憑證即可，大大減輕工作量；

（2）使用暫估業(yè)務(wù)處理貨到票未到的物資，進行暫估入庫出庫處理，防止票未到而科室已領(lǐng)用的物資無法計人科室成本，導(dǎo)致科室物資消耗數(shù)據(jù)不準確的問題。系統(tǒng)提供查詢下月發(fā)票收到后各科室實際領(lǐng)用金額差異，在下月科室績效獎金計算時進行補充。

醫(yī)院物資管理通過信息化系統(tǒng)的不斷完善，不但可以提高醫(yī)院物資管理工作效率，而且可以合理控制醫(yī)院運營成本，實現(xiàn)醫(yī)院物資管理工作效益最大化，推動醫(yī)院物資管理的精細化、現(xiàn)代化。