高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)芻議

王鵬

摘要：隨著信息時代的到來，高校教學(xué)檔案管理也逐漸偏向信息化管理，這是時代發(fā)展的必然趨勢，也是實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理科學(xué)化高效化的必然趨勢。本文結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)前我國高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題做了相關(guān)分析，并提出了一些解決措施。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；信息化；現(xiàn)狀與對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）012-0089-01

教學(xué)檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分。近年來，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，高校的教學(xué)檔案管理也逐步向檔案管理信息化偏移。但是，由于各方面的條件尚不成熟，當(dāng)前我國的教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)尚存在一些不足之處，還需要進(jìn)行大量的實(shí)踐和改革，方能推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

一、當(dāng)前高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與問題分析

現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子信息技術(shù)的發(fā)展越來越先進(jìn)，我國的高校教學(xué)檔案管理也逐步邁向現(xiàn)代化管理，檔案信息化建設(shè)逐步發(fā)展完善，教學(xué)檔案的管理也逐漸從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。但是，由于我國的高校檔案管理信息化建設(shè)起步晚，因此，目前還存在諸多的問題需要解決。

1.教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)不健全

無規(guī)矩不成方圓，在高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方面也是一樣，必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來約束教學(xué)檔案信息化管理工作。但是由于歷史等多方面原因，當(dāng)前的高校教學(xué)檔案管理信息化尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這幾導(dǎo)致教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)衡量，各項(xiàng)工作難免出現(xiàn)雜亂無章的情況，不利于教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。

2.電子檔案保存不力

當(dāng)前，高校的電子檔案保存還沒有建立統(tǒng)一的規(guī)范，因此比較分散，缺乏系統(tǒng)性；同時，由于缺乏強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)的支撐，導(dǎo)致電子檔案保存較為凌亂，甚至有重復(fù)保存的現(xiàn)象，計(jì)算機(jī)之間資源共享建設(shè)速度慢，利用率低。

3.電子檔案安全保障措施不強(qiáng)

由于電子檔案信息都是存儲在計(jì)算機(jī)中的，在查詢和利用過程中，計(jì)算機(jī)難免遭遇病毒入侵，造成計(jì)算機(jī)癱瘓，電子檔案信息受損，甚至數(shù)據(jù)丟失等，這對檔案管理工作來說事致命的打擊。

4.檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)低

當(dāng)前，很多高校的教學(xué)檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工作程序仍然沿用以往舊有的程序和理念，但是這些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的電子信息檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工作程序沒有考慮到計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展，因此，建立起來的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，其中全文檔案信息占比甚小，所以在檔案的查詢與運(yùn)用方面無法滿足當(dāng)前的多種需求。

二、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的對策

1.加強(qiáng)教學(xué)檔管理人員的信息化檔案管理意識

高校的領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)當(dāng)重視其教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作，并有意識的去強(qiáng)化檔案管理的重要性，要讓學(xué)校的檔案管理工作人員也重視起教學(xué)檔案管理工作，增強(qiáng)檔案意識，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任意識和使命感。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)把檔案的服務(wù)意識貫穿在整個檔案的建設(shè)過程中，用心建設(shè)管理檔案，用心服務(wù)教學(xué)、教師和學(xué)生，讓信息化教學(xué)檔案真正成為為教職工和學(xué)生服務(wù)的好幫手。

2.建立健全教學(xué)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

高校在檔案管理方面應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展的步伐，及時更新教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范，通過建立健全教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，來對教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理，從而達(dá)到教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的高效、便捷、統(tǒng)一，更好的為廣大教職工和學(xué)生服務(wù)。

3.加強(qiáng)硬件設(shè)備配置，提升教學(xué)檔案管理的安全保障性能

檔案管理信息化建設(shè)的前提是具備強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)和安全的網(wǎng)絡(luò)平臺，因此，高校應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)硬件配置方面及時給予支持，為教學(xué)檔案管理部門配備強(qiáng)有力的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施，以確保電子信息檔案建設(shè)的順利開展。同時，在硬件和軟件的安全性能上也應(yīng)當(dāng)投入一定的關(guān)注，創(chuàng)造一個安全的網(wǎng)路平臺，構(gòu)建安全的防病毒防入侵體系，防治電子檔案信息數(shù)據(jù)被損壞。

4.分級分類實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化建設(shè)

高校的教學(xué)檔案一般種類繁多，所涉及的部門也較多，因此在檔案數(shù)據(jù)采集時就會產(chǎn)生很多不同部門不同級別不同類型的數(shù)據(jù)，因此，要實(shí)施檔案數(shù)據(jù)分級分類管理的模式進(jìn)行采集和管理。不同的部門，不同的分級單位，分別規(guī)定好數(shù)字化檔案的范圍，然后每個單位和部門同步實(shí)施檔案數(shù)據(jù)采集，如此一來便可以避免重復(fù)勞動或相互推諉的情況發(fā)生。

5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案管理信息化是通過檔案信息數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)的，因此，建立高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫尤為重要。在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫事，應(yīng)當(dāng)遵從統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，合理利用文件目錄功能，分門別類創(chuàng)建各級檔案數(shù)據(jù)信息庫。在檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫內(nèi)的基礎(chǔ)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與挖掘，最終形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群，提高電子檔案信息數(shù)據(jù)庫的資源利用率。

三、結(jié)語

綜上所述，高校的教學(xué)檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展所需，關(guān)系著高校的教學(xué)檔案管理效率和檔案資源的利用率，是高校檔案管理的重要組成部分。它需要高校投入更大的人力、物力和技術(shù)力量，需要不斷提高信息化管理意識，不斷應(yīng)用最新的信息技術(shù)，不斷完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)，提高管理效率，從而更好的服務(wù)和保障教學(xué)工作。