干部人事檔案管理工作內(nèi)容及原則述略

安萍

【摘要】干部人事檔案工作是組織人事工作的重要憑證，也是組織人事部門科學(xué)合理地選人用人的重要基礎(chǔ)，做好干部人事檔案管理工作對于加強(qiáng)黨和國家干部隊伍建設(shè)都具有極其關(guān)鍵的價值。本文首先分析了當(dāng)前我國干部人事檔案管理的重要性，然后以六項基礎(chǔ)性工作為基礎(chǔ)介紹其具體內(nèi)容，進(jìn)而對做好干部人事檔案管理工作的原則與方法進(jìn)行了系統(tǒng)闡述。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；干部任用；史志編修

所謂干部人事檔案，是指各級黨政機(jī)關(guān)組織人事部門在日常培養(yǎng)、提拔以及任免干部過程中自然形成并累積的相關(guān)材料，具體而言，諸如干部的教育情況、具體工作經(jīng)歷、平日單位考核、個人家庭狀況以及社會組織關(guān)系、個人政治表現(xiàn)、所受獎懲、專業(yè)職稱及水平等情況的說明。現(xiàn)實生活中干部人事檔案的作用十分重要，它既是黨政部門順利進(jìn)行人事組織工作的有力保障，同時還是相關(guān)組織部門履行選人用人職能的依據(jù)和基礎(chǔ)。從這個角度而言，做好干部人事檔案的管理，確保其檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確以及完整，對于黨政機(jī)關(guān)選好干部、用好干部顯得尤為重要。中國共產(chǎn)黨歷來重視干部隊伍建設(shè)，黨的十八大以來習(xí)近平總書記就黨的干部隊伍建設(shè)提出了新思想與新要求，相關(guān)檔案管理部門也應(yīng)做好相應(yīng)的干部人事檔案管理工作，本文就當(dāng)前我國干部人事檔案管理的重要性、具體工作內(nèi)容以及重要工作原則進(jìn)行闡述，不當(dāng)之處還請指正。

一、當(dāng)前我國干部人事檔案管理工作的具體內(nèi)容

（一）收集與補(bǔ)充。干部人事檔案材料的收集是將反映干部個人情況的相關(guān)文件材料集中到人事檔案管理部門。干部人事檔案材料的收集是建立干部人事檔案的基礎(chǔ)，具體收集工作的質(zhì)量直接影響和決定著其他環(huán)節(jié)的開展和整體工作的水平。而且，檔案材料收集工作是動態(tài)的、持續(xù)的，新的材料可能隨時形成或發(fā)現(xiàn)，這就需要不斷補(bǔ)充。做好收集補(bǔ)充工作，是建立和健全干部人事檔案工作的關(guān)鍵。

（二）鑒別與整理。干部人事檔案鑒別工作應(yīng)以國家相關(guān)文件為指針和依據(jù)。只有嚴(yán)格按照中央的有關(guān)文件精神和具體政策規(guī)定鑒別干部人事檔案材料，如此才可能真正讓相關(guān)檔案材料“取之有據(jù)、舍之有理”，保證檔案在內(nèi)容上的真實性與可靠性。同時，檔案材料的鑒別應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格堅持科學(xué)思想指導(dǎo)，對檔案材料反映出的相關(guān)問題進(jìn)行嚴(yán)格而認(rèn)真的分析，正確判斷每份干部檔案材料的保存價值，決定材料的取舍，做到不錯歸、不錯毀一份材料。除此之外，還應(yīng)做好干部人事檔案的整理工作（分類、排序、編號、編目、技術(shù)加工以及裝訂成卷等）。通過一整套完整而細(xì)致的加工流程，保證每卷干部人事檔案都能達(dá)到真實、準(zhǔn)確、完整以及實用的要求。

（三）館藏與保護(hù)。為確保相關(guān)干部人事檔案資料的安全存放，各級檔案管理部門都應(yīng)積極構(gòu)建良好的檔案存放條件、保護(hù)措施和管理制度。具體而言，一是要有符合相關(guān)要求的物質(zhì)條件，例如館庫、箱柜，同時具備完備的消防安全設(shè)施和檔案保管設(shè)施。二是要有政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、組織紀(jì)律性等都過硬的專業(yè)人才隊伍。三是要建立健全完善的保管制度，例如保管保密制度、庫房管理制度以及核對制度，確保檔案資料萬無一失。

（四）提供利用及咨詢。該內(nèi)容的實現(xiàn)主要有以下數(shù)種方式：首先是提供檔案借閱。具體而言，一些有著查閱干部人事檔案要求的部門或單位，按照干部人事檔案管理相關(guān)規(guī)定辦理檔案查閱相關(guān)手續(xù)后，專門到相關(guān)干部人事檔案管理部門對干部人事檔案進(jìn)行查閱。提供此種服務(wù)優(yōu)點在于安全與保密，特別是查閱者在檔案查閱過程中發(fā)現(xiàn)的疑難問題都能獲得檔案部門工作人員及時而準(zhǔn)確的解答。其次是相關(guān)檔案材料的借出使用。即相關(guān)單位按照檔案管理部門的規(guī)章制度，在辦理好檔案借閱手續(xù)之后向具體檔案管理部門借出干部人事檔案進(jìn)行使用。為了確實保證干部人事檔案的館藏安全，檔案管理部門應(yīng)該著重審查相關(guān)單位的借閱理由，把好檔案借閱的安全關(guān)，同時有義務(wù)、有必要要求相關(guān)借閱單位指定專人負(fù)責(zé)查閱及保管所借的相關(guān)檔案。再次是出具相關(guān)證明。在規(guī)定允許的范圍和條件下，進(jìn)行干部人事檔案管理的相關(guān)部門可以向需要檔案材料的查閱單位進(jìn)行出具證明的相關(guān)服務(wù)，例如采取復(fù)印、拍照或者摘錄函復(fù)的方式向查閱者提供相關(guān)檔案中情況或材料的證明。最后是進(jìn)行查詢答復(fù)。從事干部人事檔案管理的相關(guān)部門可以根據(jù)有關(guān)部門的來函、來電等提供的具體信息，對查告干部的自然情況進(jìn)行說明。

（五）轉(zhuǎn)遞。所謂干部人事檔案轉(zhuǎn)遞，主要就是指在各類干部人事檔案管理部門之間，相關(guān)檔案管理部門和形成人事檔案材料的有關(guān)部門以及有借用干部人事檔案需求的相關(guān)部門之間，通過一些安全保險的途徑對干部人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)轉(zhuǎn)出與接收。具體而言，如干部因為工作調(diào)動原因其主管單位有所變更，其相關(guān)人事檔案應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)交到其新主管單位；再如相關(guān)部門在辦理干部獎勵、處分以及提拔、任免等工作中，形成了大批新的干部人事檔案材料，這些新形成的干部人事材料單位應(yīng)該按照該干部的具體管理權(quán)限，完整而及時地轉(zhuǎn)交給干部人事檔案管理部門。

（六）統(tǒng)計。一般來說，有關(guān)干部人事檔案所做的統(tǒng)計工作可以大致分為統(tǒng)計調(diào)查、資料整理和資料分析三個階段。統(tǒng)計調(diào)查是根據(jù)干部人事檔案相關(guān)統(tǒng)計工作的具體目的和具體要求，有系統(tǒng)、有組織地對干部人事檔案工作中形成的原始資料進(jìn)行收集的過程，按組織形式可分為統(tǒng)計報表和專門調(diào)查。統(tǒng)計資料整理則是針對之前統(tǒng)計調(diào)查階段中所獲得的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行分組統(tǒng)計，最終形成統(tǒng)計表。它既是統(tǒng)計調(diào)查的延續(xù)，又是之后統(tǒng)計資料分析的前提。統(tǒng)計資料分析則是在前面兩個過程的基礎(chǔ)上，運用相關(guān)的統(tǒng)計方法進(jìn)行分析與研究，從中發(fā)現(xiàn)問題并分析問題，從而揭示干部人事檔案工作中的相關(guān)規(guī)律，從而能為干部人事檔案工作部門制定相關(guān)方針政策提供科學(xué)依據(jù)。

二、做好干部人事檔案管理工作的原則

（一）遵循干部人事管理的相關(guān)權(quán)限，集中統(tǒng)一進(jìn)行檔案管理。目前人事檔案管理采用集中統(tǒng)一和分級管理的體制。所謂集中統(tǒng)一是指單位人事檔案管理部門有義務(wù)集中本單位干部人事檔案，按照相關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一管理。在單位存續(xù)期間形成的有關(guān)人事檔案材料，都應(yīng)該交由該單位人事檔案管理部門，按照要求統(tǒng)一進(jìn)行材料的鑒別、補(bǔ)充以及立卷歸檔。依據(jù)上述原則，對干部人事檔案不允許進(jìn)行多處保管，同時更不允許個人、非組織人事部門和非檔案管理部門從事干部人事檔案管理工作。

（二）切實保證干部人事檔案的真實性、完整性和安全性。對于干部人事檔案而言，真實性以及完整性是判斷其使用價值以及保存價值的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。維護(hù)干部人事檔案的完整性主要包括以下兩方面：一是數(shù)量上要保證干部人事檔案和干部人事檔案材料齊全，不能殘缺不全；另一方面質(zhì)量上要保證干部人事檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史真跡，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。所以，檔案部門在搜集、整理以及鑒別干部的相關(guān)檔案材料時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度的要求，對材料來源進(jìn)行認(rèn)真篩查，真正做到相關(guān)歸檔材料能夠真實而完整。同時，在干部人事檔案管理工作中還須嚴(yán)格遵守黨和國家在保密方面的制度法規(guī)，嚴(yán)格保管紀(jì)律。保證干部人事檔案能夠進(jìn)行安全維護(hù)也十分重要，一是要加強(qiáng)對相關(guān)干部人事檔案材料的系統(tǒng)保護(hù)，尤其是認(rèn)真完成防火、防盜、防光、防潮、防蛀、防高溫等基礎(chǔ)工作，最大限度地減少和防止人為以及自然原因?qū)n案資料造成的損毀，真正確保相關(guān)干部人事檔案材料的完整與安全。二是要建立健全有關(guān)干部人事檔案資料的保密制度，切實抓好保密工作，保證干部人事檔案材料的安全。

（三）做好管理利用工作，服務(wù)組織人事工作。一般而言，干部人事檔案管理工作（諸如收集、審核、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用等業(yè)務(wù)活動）都應(yīng)該適應(yīng)干部人事工作的現(xiàn)實需要，為干部人事工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是干部人事檔案工作任何時期都應(yīng)堅持的指導(dǎo)思想。相關(guān)干部人事檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)黨和國家在不同時期對干部人事工作提出的具體任務(wù)、具體方針與具體要求，確定自己工作的目標(biāo)、內(nèi)容與重點，從而使干部人事檔案工作切實滿足黨和國家的干部人事組織工作，滿足當(dāng)前社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的實際需要。這既是當(dāng)前干部人事檔案管理部門相關(guān)工作的目標(biāo)與宗旨，同時也是干部人事檔案管理工作價值和意義的具體所在。

（四）遵從人事組織部門領(lǐng)導(dǎo)，完善干部人事檔案管理工作。干部人事檔案管理既是黨和國家檔案工作的重要組成部分，也是我國人事組織工作不可或缺的內(nèi)容，因此，干部人事檔案管理工作應(yīng)由各級黨委組織部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，并由其指導(dǎo)和監(jiān)督，從業(yè)務(wù)角度而言，各級黨委的組織部門對于同級和下級的相關(guān)干部檔案管理工作負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查的責(zé)任。此外，各級干部人事檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)以及上級部門的具體規(guī)定開展業(yè)務(wù)，只有在組織、人事部門的領(lǐng)導(dǎo)下，干部人事檔案管理部門才能很好地貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)的方針、政策，管理工作中遇到的各種問題也才能得到妥善解決。

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