淺談中職學(xué)校檔案管理人員配備、職業(yè)素養(yǎng)與道德

張春麗

【摘要】中職學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，是研究改進(jìn)、提高辦學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校的寶貴財(cái)富，在學(xué)校發(fā)展中起著承前啟后的重要作用。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，學(xué)校檔案管理工作也隨之面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。增強(qiáng)學(xué)校檔案管理意識(shí)，正確配備具有高素質(zhì)的檔案管理人員，規(guī)范材料收集整理，促進(jìn)檔案開發(fā)利用，是學(xué)校適應(yīng)新形勢(shì)下健康發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；人員配備；職業(yè)素養(yǎng)；道德

一、中職學(xué)校檔案管理工作概述及其重要性

（一）中職學(xué)校檔案管理工作概述。學(xué)校檔案是學(xué)校開辦以來直接記錄和反映學(xué)校發(fā)展經(jīng)過、辦學(xué)中各項(xiàng)活動(dòng)所取得的成果以及辦學(xué)中形成的痕跡資料的總和。它是學(xué)校教育教學(xué)工作不可缺少的寶貴史料，也是衡量一所學(xué)校管理水平和教學(xué)工作的標(biāo)尺之一，是了解學(xué)校發(fā)展、考查學(xué)校歷史、總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、改善教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源寶庫。

（二）中職學(xué)校檔案管理工作在國家治理中的重要作用。在當(dāng)今信息化迅猛發(fā)展的條件下，國家對(duì)檔案工作也提出了更加具體的管理要求，2011年3月，中辦、國辦發(fā)出《關(guān)于分類推進(jìn)事業(yè)單位改革的指導(dǎo)意見》，同年7月國辦為落實(shí)兩辦改革意見出臺(tái)了9個(gè)配套改革規(guī)定，同年11月《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》公開征求意見；2013年底，全國各地響應(yīng)中組部實(shí)施意見，召開干部人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著重對(duì)干部人事檔案中“三齡兩歷-身份”等重要材料不準(zhǔn)確、不齊全等因素提出了進(jìn)一步完善的要求，同時(shí)也對(duì)人事檔案的改版工作（16K版本改為A4版本）作了明確部署，也對(duì)干部人事檔案中的第四類、第九類提出了新的整理要求，細(xì)化了第四類中的學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)材料，細(xì)化了第九類中的工資、吸收錄用、入伍、任免、出國、離（退）休、代表登記表等材料；2014年9月，全國各地召開干部人事檔案培訓(xùn)會(huì)議，傳達(dá)全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作會(huì)議精神，嚴(yán)格執(zhí)行《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》和《關(guān)于加強(qiáng)干部選拔作用工作監(jiān)督的意見》，對(duì)進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部人事檔案方面提出了更多要求。另外，中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》要求，從2014年起對(duì)2011年貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的情況以來進(jìn)行執(zhí)法檢查；中華人民共和國財(cái)政部國家檔案局令第79號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》頒布并于2016年1月1日起施行；財(cái)政部也對(duì)資產(chǎn)管理、政府采購、公共能源消耗等方面作出了明確規(guī)定。以上事項(xiàng)充分體現(xiàn)了國家對(duì)人、財(cái)、物的管理提出了更加規(guī)范的管理要求，同時(shí)也告訴我們，檔案工作必須在國家治理中發(fā)揮起它應(yīng)有的重要作用。

（三）中職學(xué)校合理配備高素質(zhì)的檔案管理人員的重要性。現(xiàn)今，中職學(xué)校辦學(xué)面臨著重大的變革，和國家新形勢(shì)下的發(fā)展息息相關(guān)，如何讓學(xué)校符合時(shí)代要求，辦出成果、辦出特色，必須把握時(shí)代命脈，順應(yīng)時(shí)代要求，合理利用好現(xiàn)有的檔案資源寶庫，從中研究和改進(jìn)辦學(xué)渠道、合理運(yùn)用好單位的管理人員、教師骨干、專業(yè)特長人員，了解清楚國家政策性文件等信息資源。為使學(xué)校檔案管理工作真正發(fā)揮其最大限度的利用價(jià)值，為學(xué)校的辦學(xué)發(fā)展提供真實(shí)有效的檔案信息，合理配備好高素質(zhì)的檔案管理人員顯得特別重要。

二、中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是制定學(xué)校辦學(xué)工作的決策性依據(jù)。但從以往的情況看，有些同志認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的重要性和必要性，存在著“輕檔案”的思想，不注重檔案的收集，還有一部分同志對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒必要要求得那么嚴(yán)格，甚至還有人認(rèn)為檔案工作可有可無，平時(shí)表現(xiàn)出對(duì)檔案工作不理不問的現(xiàn)象，上述對(duì)檔案管理不夠重視的思想，導(dǎo)致了檔案工作欠缺大局考慮，形成檔案管理人員缺乏，沒有配備精力充沛、專業(yè)性強(qiáng)的人員來進(jìn)行管理，人員更換較為頻繁，加上缺乏系統(tǒng)化培訓(xùn)，檔案管理人員素質(zhì)較低，造成了人手不足、認(rèn)識(shí)不到位、積極性不高、檔案管理方法陳舊落后、科室工作人員的檔案意識(shí)淡薄等因素，出現(xiàn)了收集、整理中的許多資料不完整或歸檔證據(jù)不足、整理不規(guī)范等問題，通過《全國干部人事檔案專項(xiàng)審核》一事的全盤整頓之后，學(xué)校職工和領(lǐng)導(dǎo)都從中得到了很多教訓(xùn)和深刻認(rèn)識(shí)。

三、提高檔案意識(shí)，合理配備高素質(zhì)的檔案管理人員是有效改進(jìn)存在問題的重要途

（一）提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。利用學(xué)校教職工政治學(xué)習(xí)時(shí)間、短信群發(fā)系統(tǒng)等手段，對(duì)全體教職工進(jìn)行《檔案法》知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要性，樹立和增強(qiáng)全民檔案意識(shí)，樹立“檔案就是資源”“檔案就是成就”的理念，營造全員重視檔案工作的氛圍。

（二）配備責(zé)任心強(qiáng)，敬業(yè)、精業(yè)等高素質(zhì)的人員擔(dān)任學(xué)校的檔案管理工作是搞好學(xué)校檔案工作的重要條件。首先，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制，配備檔案專職人員，全面負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，學(xué)校各處室再確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)配合鑒定、收集、移交本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面。其次，由管理專職人員牽頭，建立健全嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，及時(shí)、定期把檔案移交清單發(fā)放到各處室，起到提醒各處室進(jìn)行一年一度的鑒定移交，再統(tǒng)一由檔案管理人員按照《檔案法》及上級(jí)檔案管理部門的要求，對(duì)學(xué)校工作中產(chǎn)生的文書檔案、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、黨、團(tuán)等各種門類和載體檔案進(jìn)行鑒定、分類、整理、編目、上架，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整，使檔案工作做到有章可循，有法可依。

四、中職學(xué)校檔案管理人員還應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)與道德

中職學(xué)校的檔案管理工作是一項(xiàng)繁雜而枯燥的工作，內(nèi)容涉及面較廣，大類包括文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、學(xué)籍檔案、基建檔案、照片檔案、印章檔案、電子檔案、實(shí)物檔案……有些大類之下又分為很多種類型，如文書檔案分為永久類、長期類、短期類，財(cái)務(wù)檔案又分為事業(yè)經(jīng)費(fèi)類、基建類、下屬產(chǎn)業(yè)類等，學(xué)籍檔案類又分為錄取名冊(cè)、學(xué)籍冊(cè)、畢業(yè)生登記冊(cè)等門類，人事檔案類就更為復(fù)雜，隨時(shí)都有工資變動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)、職稱變動(dòng)、獎(jiǎng)懲變動(dòng)、國培信息變動(dòng)、省培信息變動(dòng)等情況，各類檔案中所涉及的內(nèi)容就更為廣泛，有上級(jí)管理部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置方面的規(guī)定和辦法，學(xué)科、專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、學(xué)校管理制度、教學(xué)管理制度、學(xué)生管理制度，學(xué)生學(xué)籍類材料又包括在校學(xué)生的基本情況、學(xué)籍變更、學(xué)習(xí)成績、教育實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)材料及成績、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)生入團(tuán)和入黨情況、學(xué)生參加各種大賽的情況、畢業(yè)生材料、學(xué)校申報(bào)和審批材料、總結(jié)和各類計(jì)劃材料、招生就業(yè)材料……要把學(xué)校的檔案管理工作做好，必須配備一位思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得學(xué)校辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來擔(dān)任此項(xiàng)工作，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。做到上述繁雜而精細(xì)的檔案管理工作人員，必須還要具備以下職業(yè)素養(yǎng)和道德：

（一）要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)素養(yǎng)。檔案工作具有自身的規(guī)律和系統(tǒng)的理論體系，檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都有一些專門的規(guī)范和技術(shù)，如檔案的整理、鑒定、安全保管、編研利用等工作，都具有一定的專業(yè)性，需要具有一定的專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代科技知識(shí)才能做好檔案工作。

（二）要有豐富的文化知識(shí)素養(yǎng)。檔案信息是一種載體，檔案工作人員要發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值，必須熟悉檔案的基本內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的人文、地理、文學(xué)、歷史以及以《檔案法》為核心的法律知識(shí)等；檔案工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理及管理的過程中，又始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷、統(tǒng)計(jì)、登記、標(biāo)注、編印等環(huán)節(jié)，因此，檔案工作人員還要具有較高的閱讀能力、語言文字標(biāo)注能力和語言文字表述能力，在各個(gè)環(huán)節(jié)的工作過程中又要具備溝通協(xié)調(diào)能力。

（三）要有熟練的現(xiàn)代化管理設(shè)備等運(yùn)用能力素養(yǎng)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，隨著社會(huì)信息化及電子政務(wù)的出現(xiàn)和發(fā)展，檔案管理與社會(huì)各行各業(yè)一樣，必須由傳統(tǒng)的手工方式向現(xiàn)代化過渡，不斷完善其更新發(fā)展的進(jìn)程，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。因此，檔案工作人員必須具備運(yùn)用現(xiàn)代化手段收集整理檔案的能力、運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理保存檔案的能力，運(yùn)用光盤刻錄技術(shù)最大限度地延長檔案壽命和對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、圖像化處理提高利用效果等能力。

（四）要有熱愛檔案事業(yè)的道德修養(yǎng)和工作熱情。首先，要有敬業(yè)精神。牢固樹立各行各業(yè)都是為人民服務(wù)的思想和理念，樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，以“在平凡的崗位可以做出不平凡的成績”為工作動(dòng)力，樹立服從大局、圍繞學(xué)校教育教學(xué)工作、服務(wù)師生員工的思想，做到團(tuán)結(jié)互助、積極主動(dòng)的工作態(tài)度，努力提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。其次，要有勤業(yè)、精業(yè)的工作熱情。學(xué)校檔案管理工作的內(nèi)容涉及較廣，工作程序繁雜枯燥，但也要拿出對(duì)學(xué)校歷史高度負(fù)責(zé)的精神，以默默無聞、埋頭苦干的奉獻(xiàn)精神，在忙亂中分清先后，繁雜中找出規(guī)律，遵紀(jì)守法，誠實(shí)守信，嚴(yán)格遵守《檔案法》和國家各項(xiàng)法律、法規(guī)以及學(xué)校規(guī)章制度，嚴(yán)于律己，堅(jiān)持原則，精益求精，不拖不延，按時(shí)、按量、按質(zhì)完成檔案管理工作。再次，寬以待人，樹立榜樣。在日常檔案管理工作中，正確處理部門和部門之間、職工與職工之間的關(guān)系，自覺維護(hù)學(xué)校和科室的聲譽(yù)，增強(qiáng)集體凝聚力，確保檔案的保密與安全。熱情服務(wù)，儀表整潔，語言文明，營造良好的檔案工作氛圍，樹立檔案人員良好的形象。

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