淺析醫(yī)院實(shí)物檔案整理

張愛娥

【摘要】本文通過對實(shí)物檔案的分類整理進(jìn)行分析，了解實(shí)物檔案的類型、種類，為醫(yī)院的修書、編志提供了依據(jù)，起到了很重要的作用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；實(shí)物檔案；整理

實(shí)物檔案與其他門類的檔案一樣，都能夠真實(shí)地記載和反映醫(yī)院的各項(xiàng)工作活動。同時，也為撰寫院史、大事記、年鑒提供依據(jù)和憑證。實(shí)物檔案內(nèi)容豐富，特殊性強(qiáng)，收集、整理和保存它們，具有現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。醫(yī)院實(shí)物檔案從某種程度上體現(xiàn)著醫(yī)院的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的地位與作用。

一、醫(yī)院實(shí)物檔案的種類范圍

醫(yī)院實(shí)物檔案是一種特殊的檔案資料，這是通過特殊實(shí)物為載體逐漸建立和形成的資料類型，其涵蓋的種類范圍極為多樣，包括在醫(yī)療、護(hù)理和科研過程中所收集得到的信息證件、榮譽(yù)證書、獎狀、光榮冊、錦旗、獎牌、匾、工藝品、雕塑、印章、上級領(lǐng)導(dǎo)題詞、字畫等內(nèi)容。隨著醫(yī)院工作模式的不斷轉(zhuǎn)變和優(yōu)化，醫(yī)院實(shí)物檔案的規(guī)模及范圍也在不斷拓展。針對醫(yī)院實(shí)物檔案進(jìn)行收集和整理，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理發(fā)展信息有序化的重要舉措，這同時也能夠直觀反映醫(yī)院自身的發(fā)展歷程，對單位內(nèi)管理狀況、科研進(jìn)展以及精神文明建設(shè)等方面都能有著更為全面的把握，進(jìn)而能有效推動醫(yī)院管理事業(yè)的長效發(fā)展。

二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院實(shí)物檔案的科學(xué)整理

（一）明確醫(yī)院實(shí)物檔案的整理范圍。為了更好地提升檔案整理工作的實(shí)效性，首先需要明確實(shí)物檔案的整理范圍，有的放矢地進(jìn)行針對性收集和整理。目前醫(yī)院榮譽(yù)性實(shí)物主要有獎狀、獎杯、光榮冊、榮譽(yù)冊、證書、錦旗、獎?wù)?、獎品、獎牌、匾等帶有明顯榮譽(yù)性質(zhì)的實(shí)物；公務(wù)活動中獲贈的紀(jì)念品，如花瓶、雕塑、工藝品等；上級領(lǐng)導(dǎo)或知名人士的題詞、字畫等；本院自形成以來所使用過的牌匾，使用期已結(jié)束或損壞需更新的各種印章，以及其他有保存價值的實(shí)物等。

（二）明確醫(yī)院實(shí)物檔案的整理模式。在醫(yī)院實(shí)際工作開展的過程中，實(shí)物檔案的產(chǎn)生和形成具備一定的隨機(jī)性。因此檔案管理工作人員需要基于前文所提及的實(shí)物檔案范圍，進(jìn)行實(shí)時追蹤和及時管理。首先需要運(yùn)用科學(xué)方法對大量實(shí)物檔案進(jìn)行分類。一般而言可采用二級分類方法，即先按物品的類型分為科研方面的獎狀、獎牌、榮譽(yù)證書；非科研方面的證書、錦旗等。每一件實(shí)物為一卷。按年度分裝盒或者擺放在展示柜展示歸檔，無須編卷內(nèi)目錄，只需編寫案卷號，按時間順序編一個流水號，例如可將實(shí)物檔案統(tǒng)一采用“年度號—分類號—目錄號—件號”進(jìn)行規(guī)范標(biāo)識。另外需要懸掛和展示的，在填寫案卷目錄時要標(biāo)明存放位置。案卷目錄須在檔案專用管理軟件上著錄，經(jīng)常利用的獎狀、證書等要進(jìn)行全文掃描，以方便查詢利用。

（三）明確實(shí)物檔案的清晰標(biāo)識。為了進(jìn)一步優(yōu)化實(shí)物檔案的整理效率，可在醫(yī)院各部門之間構(gòu)建一體化的檔案整理平臺網(wǎng)絡(luò)，將檔案的形成、收集、整理、歸檔和開發(fā)利用過程形成流程化的體系。各部門之間形成協(xié)同機(jī)制，同時還可設(shè)置分管檔案管理員，進(jìn)行關(guān)聯(lián)部門的實(shí)物檔案收集，以此統(tǒng)一匯總到檔案室進(jìn)行規(guī)范化整理?；诖丝蛇M(jìn)行實(shí)物檔案的標(biāo)簽粘貼工作，以便于明確區(qū)分和管理。在明確實(shí)物檔案清晰標(biāo)識的過程中需要考量許多因素，首先標(biāo)簽不能阻礙實(shí)物外觀和位置的統(tǒng)一性。其次標(biāo)簽需根據(jù)不同實(shí)物的材質(zhì)進(jìn)行粘貼，如錦旗可粘貼在橫穿錦旗的掛桿內(nèi)。第三，標(biāo)簽所在的位置需要凸顯出來，以便于查看和利用。檔案管理人員需定期進(jìn)行核查，以防出現(xiàn)標(biāo)簽脫落、褪色或損壞的情況，如有出現(xiàn)需及時進(jìn)行修復(fù)。

（四）明確實(shí)物檔案的開發(fā)利用。推動實(shí)物檔案的科學(xué)整理也是為了更好地開發(fā)和利用。在此基礎(chǔ)上建立實(shí)物檔案集中保護(hù)和管理的專用庫房，以此更好地展示實(shí)物檔案，在進(jìn)行妥善保管的同時還能作為展示平臺，實(shí)現(xiàn)宣傳教育的重要功能。在開發(fā)和利用的過程中，可按照實(shí)物特點(diǎn)、實(shí)物級別、時間順序等進(jìn)行排序和歸檔放置。另外在當(dāng)前信息化時代，為了適應(yīng)時代發(fā)展需求，也可在建立實(shí)物檔案管理的過程中實(shí)現(xiàn)電子化的信息管理，建立有效的實(shí)物歸檔目錄和檢索平臺，這樣能在開發(fā)和利用過程中極大提升工作效率，有效實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的共享和利用。

三、對醫(yī)院印章檔案的整理

在醫(yī)院實(shí)物管理類目中，印章檔案是極為特殊的資料形式。以我院印章檔案整理工作為例，我院自1890年成立，有127年歷史，這期間經(jīng)歷過無數(shù)次歷史沿革，發(fā)生了很大變化，先后更改過很多名字，廢棄的印章也很多。為了使這些印章有序地進(jìn)行整理，工作人員也下了一番功夫，自己設(shè)計(jì)的存放印章的木制盒子，分門別類地進(jìn)行整理。這些印章見證了我院的發(fā)展，起到了較大的作用，保存起來仍有很大價值。印章按排列順序編大流水號，編寫案卷目錄，在白紙上拓印一下，并注明，編號用口取紙貼在印章把上，同案卷目錄對應(yīng)一致，每個印章為一個登記單位，分別著錄順序號、印文、啟用時間、廢棄時間等。

四、結(jié)束語

實(shí)物檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，應(yīng)重視實(shí)物檔案的管理，提高實(shí)物檔案的總體管理水平，發(fā)揮實(shí)物檔案在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的作用，為醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

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