信息化條件下醫(yī)院教學檔案管理工作的思考

陳詞 馬曉鸝

【摘要】本文首先簡述醫(yī)院教學檔案信息化是不斷提高醫(yī)院教學檔案管理水平的內在需求和必然選擇，然后分析當前醫(yī)院教學檔案管理信息化建設存在的問題和困難，并提出相應的對策。

【關鍵詞】醫(yī)院；教學檔案；信息化

醫(yī)院教學檔案是醫(yī)院在教育教學工作中的真實記錄，是醫(yī)院教育教學工作在材料上的體現(xiàn)。此外，醫(yī)院教學檔案還是醫(yī)院進行教學研究、改革、課程設置及經(jīng)驗交流的重要信息基礎，已成為評價醫(yī)院教育教學質量和醫(yī)院管理水平高低的主要指標之一。長期以來，醫(yī)院教學檔案主要以紙質資料保存和手工處理為主。然而，隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的教學檔案管理方式已明顯不能滿足現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。因此，將現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡信息技術應用于醫(yī)院教學檔案管理工作中，建立健全醫(yī)院教學檔案的信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)院教學檔案的信息化和數(shù)字化水平，是不斷提高醫(yī)院教學檔案管理水平的內在需求和必然選擇。

一、信息化條件下醫(yī)院教學檔案工作存在的問題

（一）對醫(yī)院教學檔案信息化的認識和重視程度不足。近年來，隨著信息化在社會各行業(yè)中的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的信息化水平也取得了較大發(fā)展。然而，長期以來院領導和教學檔案管理者更多的是關注病歷檔案、人事檔案以及科研檔案的信息化建設，認為這些與提高醫(yī)療服務水平和質量更為相關，因此，當前醫(yī)院內病歷檔案、人事檔案和科研檔案的信息化管理水平明顯高于其他類型的檔案。而對于醫(yī)院教學檔案信息化建設的重要性，院領導和教學檔案管理者往往存在認識和重視程度不足；認為醫(yī)院只需按學校要求完成相應的教學任務即可，對于教學檔案的管理更多只是為了應付上級檢查和教學評估等，而當上級的檢查與評估工作結束后，對教學檔案的“重視”也大多隨之結束。

（二）醫(yī)院教學檔案管理人員對檔案信息化建設力不從心。當前醫(yī)院教學檔案的管理大多缺乏專門的機構和人員，而由缺乏檔案管理經(jīng)驗的教學秘書或其他行政人員兼任，他們日常的工作中往往是教學而非檔案管理。他們在完成教學工作之余還需應付常規(guī)的教學檔案的收集與保管工作，已是捉襟見肘，在此基礎上進行教學檔案的信息化建設，實在是力不從心。此外，醫(yī)院對教學檔案信息化建設的投入明顯不足，教學檔案管理人員在缺乏先進檔案信息管理設備和系統(tǒng)的情況下進行教學檔案的信息化建設，進展緩慢。

二、信息化條件下醫(yī)院教學檔案管理的策略

（一）更新理念，提高醫(yī)院教學檔案的信息化管理認識。醫(yī)院教學檔案的信息化管理除了需要現(xiàn)代化信息技術的支持外，更需要院領導和教學檔案管理者更新理念，增強教學檔案的管理意識，充分重視教學檔案及其信息化建設，才能夠跟上檔案管理信息化建設的浪潮，不斷滿足教職工及在院學生對教學檔案信息化的需求。然而，從當前相對傳統(tǒng)的手工檔案管理模式轉變?yōu)橐杂嬎銠C網(wǎng)絡化應用為主的信息化管理模式，是一個長期且需要不斷更新的過程。因此，院領導和教學檔案管理者首先要更新理念，提高教學檔案的信息化管理意識，加大對醫(yī)院教學檔案信息化建設的投入力度。

（二）加強醫(yī)院教學檔案的數(shù)字化、標準化與規(guī)范化建設。醫(yī)院教學檔案信息化管理的基礎是將教學檔案進行數(shù)字化、標準化與規(guī)范化管理。首先，是對原有教學檔案資源的數(shù)字化、標準化和規(guī)范化管理。以我院為例，由于我院不單是粵西地區(qū)最大的綜合性三甲醫(yī)院，也是廣東醫(yī)科大學的重要教學基地，現(xiàn)有教研室20余個，承擔學校12個專業(yè)各個層次學生的教學工作；建院50多年以來，已和學校一起培養(yǎng)了2萬余名醫(yī)學人才。因此，將全部現(xiàn)有的檔案資源進行數(shù)字化是不現(xiàn)實也是沒有必要的。檔案管理人員可先將現(xiàn)有進行整理分類，依據(jù)重點檔案、高利用率檔案和特色檔案優(yōu)先做到數(shù)字化、標準化管理。其次，是健全教學檔案管理制度，各教研室應按照統(tǒng)一的教學檔案管理體系對新增檔案進行數(shù)字化、標準化管理；確保檔案搜集的完整性，整理的規(guī)范性，信息鑒別的準確性，保存的安全性。從而，一方面提升醫(yī)院對教學檔案的管理效率；另一方面，使教職工及學生可以更快捷方便地查詢到所需檔案資料，提高檔案資源的利用率。

（三）提升醫(yī)院教學檔案管理人員的專業(yè)技能與業(yè)務素質。醫(yī)院教學檔案的管理水平與管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務素質密切相關。因此，在加快醫(yī)院教學檔案信息化建設的道路上，要牢記人才是關鍵。應采用“走出去”與“請進來”的方式，使檔案管理人員在熟練掌握檔案管理專業(yè)知識的基礎上，學習掌握計算機軟硬件技術、網(wǎng)絡技術以及數(shù)據(jù)庫的管理技術等。同時，還應加強檔案管理人員的業(yè)務素質建設，繼而培養(yǎng)一批愛崗敬業(yè)且專業(yè)技能突出的信息化檔案管理人才，為加速醫(yī)院教學檔案信息化建設奠定堅實的人才基礎。

三、結語

綜上所述，提升醫(yī)院教學檔案的信息化水平，有助于充分發(fā)揮其在醫(yī)院教學研究、改革、經(jīng)驗交流以及教學評估工作中的作用，是不斷提高醫(yī)院教學質量、促進檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的內在需求和必然選擇。然而，目前醫(yī)院教學檔案管理的信息化建設仍存在較多的問題與困難。對此，一方面，需要院領導和教學檔案管理者給予充分重視、加大投入力度；另一方面則要求教學檔案管理人員不斷學習新技術，努力提升自身專業(yè)技能與業(yè)務素質，繼而推動醫(yī)院教學檔案管理的信息化建設更快、更好地發(fā)展。

【基金項目：湛江市財政資金科技專項競爭性分配項目

（編號：2015A01027）；湛江市非資助科技攻關計劃項目

（編號：2015B01178）；廣東醫(yī)科大學科研基金立項資助項目（編號：M2016072）】