新形勢下中學(xué)檔案管理的主要問題與優(yōu)化策略

陳雁如

【摘要】在計算機(jī)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，傳統(tǒng)檔案由紙質(zhì)材料發(fā)展為包括電子文檔、音頻與視頻等電子信息，迫使檔案管理員創(chuàng)新管理方法，提高工作效率與質(zhì)量。而當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作存在的諸多問題導(dǎo)致檔案不能有效發(fā)揮其使用價值，本文通過對新形勢下中學(xué)檔案管理工作存在的主要問題進(jìn)行深度剖析，提出對應(yīng)的優(yōu)化策略，以發(fā)揮檔案的使用價值。

【關(guān)鍵詞】新形勢；中學(xué)；檔案管理；優(yōu)化策略

檔案是記錄一個人人生發(fā)展過程的重要信息資源，是當(dāng)今社會選人用人的重要依據(jù)，因此做好檔案的管理工作顯得異常重要。在計算機(jī)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的新形勢下，檔案管理工作發(fā)生了諸多變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料發(fā)展為包括電子文檔、音頻與視頻等電子信息。因此給檔案管理員增加了管理的技術(shù)難度，迫使其創(chuàng)新管理方法，同時計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展也給檔案管理員提供了新的管理渠道。本文全面剖析了新形勢下中學(xué)檔案管理工作中存在的主要問題，并根據(jù)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展需求，提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，從而有效地提高中學(xué)檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮檔案的使用價值。

一、中學(xué)檔案管理存在的主要問題

隨著社會的進(jìn)步，計算機(jī)信息覆蓋著生活的許多方面，給檔案材料增添了新的內(nèi)容，同時給檔案管理員增加了新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前中學(xué)檔案管理存在檔案材料差異與缺失、管理人員素質(zhì)不高、管理制度不完善等問題。部分檔案材料散亂無序、材料缺失不完整以及有些材料相關(guān)手續(xù)不全，很多重要材料手續(xù)未辦完即歸檔，原稿不齊全而很難轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存和搜索查閱，給檔案管理員歸檔造成麻煩。相比其他工作，檔案歸檔工作無聊枯燥，致使很多檔案管理員缺乏耐心與激情而出現(xiàn)差錯，同時學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，很多檔案管理員身兼多職或外調(diào)，導(dǎo)致其素質(zhì)不高而難以保持現(xiàn)代化和專業(yè)化。新形勢下檔案管理制度存在的缺陷也導(dǎo)致很多問題的出現(xiàn)，如檔案歸檔程序不規(guī)范、入編條目不清晰、隨意外借沒有登記、外借無法追還以及對電子版檔案沒有進(jìn)行嚴(yán)格管理而導(dǎo)致檔案丟失或外泄等。

二、新形勢下有效提升檔案管理工作的具體策略

（一）制定統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范歸檔材料。2012年7月中共中央組織部下發(fā)了《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》，要求歸檔檔案材料必須采用國際標(biāo)準(zhǔn)中的A4 紙型。因此學(xué)校對歸檔材料及流程也應(yīng)按照國家規(guī)定采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，所有材料統(tǒng)一采用A4紙張封存；對于不同規(guī)格的檔案材料，管理員不再進(jìn)行裁切或裱糊等措施，以免破壞檔案的原貌，而是采用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)字化，對原稿進(jìn)行掃描，建立電子檔案信息庫，方便快捷且有利于防止頻繁的翻看而破壞檔案原稿。

（二）提升檔案管理人員整體素質(zhì)，構(gòu)建高素質(zhì)管理隊(duì)伍。新形勢下，檔案管理工作應(yīng)不斷創(chuàng)新以適應(yīng)時代潮流，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)充分利用計算機(jī)信息技術(shù)對檔案進(jìn)行有效管理，保持電子檔案及時更新，保持自身的專業(yè)化與現(xiàn)代化。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)對檔案管理工作的重視力度，切實(shí)提升檔案管理員的綜合素質(zhì)，明確雙方工作責(zé)任范疇，構(gòu)建高素質(zhì)的現(xiàn)代化管理隊(duì)伍。積極組織管理員定期進(jìn)行檔案歸檔、查閱等基礎(chǔ)知識、檔案信息化管理提升技能的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時進(jìn)行階段式的考查考核，提高管理員的思想重視意識。

（三）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，有效監(jiān)督管理人員。加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)有助于保障檔案管理工作的有序進(jìn)行，充分發(fā)揮檔案的使用價值。學(xué)校應(yīng)制定清晰明確的檔案管理制度，加強(qiáng)對管理員的監(jiān)督力度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化與資源共享；明確檔案歸檔調(diào)用流程、檔案管理日常安排以及檔案管理人員崗位職責(zé)等，做到材料歸檔規(guī)范、查看清晰、分享便捷、保密可靠、保存持久，責(zé)任明確；制定具有量化的績效考核機(jī)制，激勵管理員的積極性與主動性；建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保障電子檔案管理的制度化與專業(yè)化。

三、結(jié)語

新形勢下中學(xué)檔案管理工作關(guān)系到社會選人用人的基礎(chǔ)，利用計算機(jī)信息技術(shù)創(chuàng)新，有效地解決檔案管理的傳統(tǒng)問題，保障檔案管理工作有序進(jìn)行。隨著我國高等教育以及學(xué)校檔案管理的不斷深化改革，給管理員提出了新的挑戰(zhàn)。作為管理員，要順應(yīng)信息時代發(fā)展潮流，保持開拓進(jìn)取，與時俱進(jìn)，全面分析梳理存在的問題，并提出創(chuàng)新優(yōu)化的策略，確保工作順利開展。

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