職業(yè)院校檔案建設(shè)與管理工作探析

陳琦

【摘要】檔案建設(shè)是衡量一個(gè)學(xué)校管理水平的重要尺度，也是新形勢(shì)下挖掘檔案資源價(jià)值的重要手段。本文依托職業(yè)院校檔案管理實(shí)際，從問(wèn)題分析中來(lái)提出改進(jìn)對(duì)策和建議。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)院校；檔案管理；建設(shè)措施

學(xué)校檔案是貫穿整個(gè)教學(xué)、科研、管理等領(lǐng)域所生成的各類原始材料、證明、報(bào)表等內(nèi)容，這些資料的收集、存儲(chǔ)與管理成為檔案建設(shè)工作的核心內(nèi)容。隨著職業(yè)院校辦學(xué)歷史及特色的不斷積累，檔案資料在不斷增加的過(guò)程中，逐漸成為學(xué)校發(fā)展的寶貴資源。然而，在推進(jìn)職業(yè)院校教改深入開(kāi)展的過(guò)程中，很多職業(yè)院校檔案建設(shè)及管理工作仍被忽視，嚴(yán)重制約了職業(yè)院校檔案的利用率。

一、當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案建設(shè)工作重視不足。檔案是職業(yè)院校各部門在長(zhǎng)期的實(shí)踐管理工作中所積累的寶貴資料，比如教學(xué)中的教學(xué)綱要、科研部門的科研規(guī)劃、專業(yè)課程改革及教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。然而，由于很多院校忽視檔案的重要性，未能將之置于應(yīng)有的地位。一些院校檔案室檔案管理崗位人員缺失，甚至陷入無(wú)人管理的窘境，也未能納入學(xué)校日常管理工作中去。由于管理意識(shí)不到位，忽視檔案管理在各項(xiàng)工作事務(wù)中的積極作用，導(dǎo)致學(xué)校檔案建設(shè)被動(dòng)，錯(cuò)誤地認(rèn)為將一些沒(méi)有用的資料進(jìn)行堆放即可。還有些院校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案建設(shè)，也沒(méi)有從人力、物力、財(cái)力上進(jìn)行檔案規(guī)范化建設(shè)，降低了檔案管理的效率。

（二）檔案管理方法陳舊?？v觀當(dāng)前多數(shù)職業(yè)院校檔案管理現(xiàn)狀，管理方式陳舊成為事實(shí)。一些職業(yè)院校在檔案收集、統(tǒng)計(jì)、歸類、存取上還處于手工作業(yè)狀態(tài)，使得檔案資料耗費(fèi)龐大的人力、物力，卻難以提升檔案資料管理效率。

（三）檔案管理軟硬條件落后。檔案管理與建設(shè)，需要從軟硬件設(shè)施投入上來(lái)提升檔案管理水平。但事實(shí)上，多數(shù)職業(yè)院校檔案設(shè)備、軟環(huán)境落后，難以滿足檔案建設(shè)發(fā)展的需求。有些院校檔案室缺乏應(yīng)有的通風(fēng)、防火、防潮設(shè)施，給檔案資料的存放帶來(lái)安全隱患。檔案管理軟件開(kāi)發(fā)水平滯后，很多院校檔案室計(jì)算機(jī)未能聯(lián)網(wǎng)，檔案數(shù)字化建設(shè)瓶頸降低了檔案管理效率。

（四）檔案管理機(jī)制不健全。檔案管理具有綜合性，既要從檔案管理專業(yè)素質(zhì)上來(lái)滿足檔案資料的科學(xué)化管理，還要從管理機(jī)制建設(shè)上，優(yōu)化檔案資源的錄入、收集、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)等流程。然而，很多院校檔案室工作人員并非經(jīng)過(guò)相關(guān)專業(yè)技能知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的認(rèn)知與技能不足。比如具備檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員比例嚴(yán)重不足，檔案專業(yè)化管理水平較低；檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程受阻，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案信息化管理要求；檔案資源開(kāi)發(fā)不到位，通常檔案進(jìn)柜后就少有人問(wèn)津，失去了檔案管理的意義。

二、完善職業(yè)院校檔案管理建設(shè)的對(duì)策和建議

（一）擺正思想，重視檔案建設(shè)與管理。檔案管理工作要給予足夠的重視，要從思想上、行動(dòng)上擺正態(tài)度，特別是職業(yè)院校管理者，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值和意義，摒棄保守、封閉的觀念，解放思想、改革創(chuàng)新，推進(jìn)檔案管理工作走向科學(xué)發(fā)展道路。以校領(lǐng)導(dǎo)為核心組建職業(yè)院校檔案管理工作小組，全面規(guī)劃?rùn)n案建設(shè)發(fā)展思路，深入各部門、各學(xué)科實(shí)際，自上而下細(xì)化各項(xiàng)管理措施。比如圍繞檔案建設(shè)工作，選拔專業(yè)素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的師資人員組成檔案管理小組，明確各項(xiàng)檔案管理工作崗位及責(zé)任歸屬，厘清部門檔案協(xié)同管理關(guān)系，全面促進(jìn)職業(yè)院校檔案建設(shè)工作的有序、深入開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，提升檔案管理創(chuàng)新水平。檔案管理作為系統(tǒng)性工作，并非對(duì)檔案資料的簡(jiǎn)單歸類與統(tǒng)計(jì)，還需要具備完善的管理技能和檔案處理措施，來(lái)提升檔案信息資源的管理水平。制度建設(shè)作為確保檔案管理建設(shè)工作的基本內(nèi)容，要立足檔案管理實(shí)際工作，完善嚴(yán)密而切實(shí)可行的管理制度。比如在檔案的統(tǒng)一保存、科學(xué)管理上，建立檔案管理責(zé)任制，完善檔案管理不同崗位責(zé)任，細(xì)化檔案資料保密制度、檔案室資料查閱制度、檔案室管理工作制度等，為推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新奠定制度基礎(chǔ)。

（三）推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。長(zhǎng)期以來(lái)，職業(yè)院校檔案管理處于分散狀態(tài)，信息化水平不高，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不統(tǒng)一，使得檔案查閱、管理及開(kāi)發(fā)處于低效水平。以現(xiàn)代檔案管理理論為基礎(chǔ)，融入現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化管理理念，特別是在信息化技術(shù)下，從檔案的建立、查閱、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置。比如對(duì)于教研檔案，根據(jù)學(xué)科分類、教學(xué)活動(dòng)、科研實(shí)踐、總結(jié)鑒定、推廣應(yīng)用等階段，從檔案的收集、整理、組卷、保管及開(kāi)發(fā)利用上進(jìn)行規(guī)范化入檔，確保檔案資料更加完整，為后續(xù)檔案檢索及查閱提供便捷。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。現(xiàn)代信息技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案建設(shè)與管理提供了技術(shù)支撐。當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理信息化水平較低，檔案管理工作方式落后，軟硬件環(huán)境難以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。為此，從檔案數(shù)字化收集與處理上，一方面做好紙質(zhì)檔案的管理，另一方面著力開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，提升職業(yè)院校檔案資源信息化水平，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的流動(dòng)與共享創(chuàng)造條件。注重檔案管理創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件。比如在檔案資料載體信息化建設(shè)中，引入新技術(shù)、新設(shè)備來(lái)完善檔案現(xiàn)代化管理，構(gòu)建自動(dòng)化檢索、查閱服務(wù)體系；圍繞職業(yè)院校檔案資源實(shí)際，從收集、整理上明確重點(diǎn)，協(xié)同好檔案文書(shū)、聲像、實(shí)物檔案的收集與管理，并著力構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案數(shù)字化開(kāi)發(fā)建設(shè)與利用效率。

三、結(jié)語(yǔ)

職業(yè)院校檔案管理應(yīng)該發(fā)揮其重要作用，應(yīng)該從構(gòu)建有效的檔案管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)基礎(chǔ)上，從制度、措施的完善上為院校決策提供參考資料。當(dāng)然，檔案管理建設(shè)的關(guān)鍵在于人，一方面院校管理者要給予重視，另一方面要著力提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)能力，特別是引入檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能和管理水平，開(kāi)闊檔案管理視野，促進(jìn)職業(yè)院校檔案管理工作再上新的臺(tái)階。

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