加強(qiáng)規(guī)范食品藥品檔案管理的幾點(diǎn)建議

李世翠

【摘要】近年來(lái)隨著食品藥品等相關(guān)問(wèn)題的頻繁發(fā)生，我國(guó)的食品藥品監(jiān)督管理工作也隨之面臨較大的挑戰(zhàn)。食品藥品檔案的規(guī)范管理對(duì)藥檢機(jī)構(gòu)工作的順利開展起到了極大的促進(jìn)作用，因此規(guī)范檔案管理工作成為當(dāng)前的首要目標(biāo)。本文對(duì)當(dāng)前食品藥品檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并為加強(qiáng)檔案管理提出了幾點(diǎn)具有使用價(jià)值的意見，以發(fā)揮其作用。

【關(guān)鍵詞】食品藥品；檔案管理；管理建議

食品藥品在日常不斷實(shí)踐中逐漸形成了自身的檔案，這些檔案的內(nèi)容將會(huì)更加專業(yè)，在各個(gè)方面都具有很高的應(yīng)用價(jià)值。目前的檔案不僅具有很強(qiáng)的時(shí)效性，還可以對(duì)藥檢管理工作提供參考。但當(dāng)前食品藥品中的化學(xué)添加劑成分較多，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對(duì)食品藥品檔案的規(guī)范管理，保證檢驗(yàn)檢測(cè)工作的順利開展，給人們提供更好的生活環(huán)境。

一、食品藥品檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)不足。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展中，食品藥品行業(yè)也面臨新的挑戰(zhàn)，而當(dāng)前的檔案管理人員缺乏信息化的知識(shí)能力，不能盡快適應(yīng)當(dāng)前的工作環(huán)境。在新的檔案軟件開發(fā)之后工作人員卻沒有專業(yè)的操作能力。另外，很多檔案管理人員系非檔案專業(yè)人員，這在很大程度上降低了管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。工作人員不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，這對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。

（二）缺乏對(duì)食品藥品檔案管理的重視。由于當(dāng)前社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)壓力較大，工作人員以及管理人員更加重視經(jīng)濟(jì)效益而忽略了檔案管理工作的重要性。由于存檔時(shí)信息材料的不足，給以后的信息檢索查證等工作都帶來(lái)了不便。另外，檔案管理人員和檢驗(yàn)業(yè)務(wù)人員溝通不到位、協(xié)作不當(dāng)，將導(dǎo)致檢驗(yàn)檔案收集不齊全，對(duì)藥檢機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了影響。

（三）食品藥品檔案服務(wù)效能差。食品藥品檔案管理逐漸地偏離其初衷，用戶對(duì)其使用率逐漸降低，由于信息查詢服務(wù)較差，缺乏良好的信息監(jiān)管系統(tǒng)，檔案的管理并沒有給用戶提供方便。

二、加強(qiáng)規(guī)范食品藥品檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)信息化管理機(jī)制。食品藥品檔案管理中應(yīng)該引入先進(jìn)的信息化技術(shù)，根據(jù)實(shí)際情況配備專業(yè)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。另外在新的變化形勢(shì)下應(yīng)該要做到電子檔案和紙質(zhì)檔案的有機(jī)結(jié)合，將之前所保存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子錄入，實(shí)行備份管理。這樣兩種檔案形式將會(huì)滿足更多人群的需求，給檔案的查證過(guò)程提供了便利。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的工作機(jī)制，合理地配置網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，不僅簡(jiǎn)化了管理人員繁瑣的工作過(guò)程，還給用戶的查閱過(guò)程提供方便。

（二）合理地分配工作人員。在加強(qiáng)規(guī)范食品藥品檔案管理時(shí)首先應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行合理分配，保證每個(gè)人都有自身的職責(zé)。其次構(gòu)建食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案管理小組，對(duì)分工、鑒定、檢查、入庫(kù)等每一個(gè)環(huán)節(jié)指定專門的工作人員，實(shí)行分級(jí)制度。經(jīng)過(guò)每一級(jí)別的檔案管理人員審核之后，統(tǒng)一放回檔案室，進(jìn)行裝訂掃描等工作。未經(jīng)過(guò)上級(jí)的允許不得擅自對(duì)檔案進(jìn)行查看修改等操作，并分派人員對(duì)檔案進(jìn)行定期的清理工作。

（三）提升機(jī)構(gòu)檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。由于檔案管理人員的綜合能力和藥檢機(jī)構(gòu)的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，因此檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)管理人員提出更高的要求，積極引進(jìn)專業(yè)的高素質(zhì)人才，為藥檢機(jī)構(gòu)培養(yǎng)更專業(yè)的隊(duì)伍。其次應(yīng)該對(duì)當(dāng)前的工作人員能力進(jìn)行提升，可以通過(guò)定期的教育培訓(xùn)或者論壇交流等方式，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)。通過(guò)各種內(nèi)部的文化宣傳、演講等形式給工作人員普及我國(guó)的《檔案法》《管理法》等，增強(qiáng)他們的法律意識(shí)。另外可以新增考核等形式，給職工適當(dāng)?shù)膲毫Γ屗麄儗?duì)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)以及操作知識(shí)等有更深層次的了解。多和其他的優(yōu)秀藥檢單位進(jìn)行合作，讓員工可以學(xué)習(xí)到他們的優(yōu)勢(shì)，并可以接觸到成功管理方面的知識(shí)以及新型的現(xiàn)代化操作管理技術(shù)，規(guī)范食品藥品的檔案管理方式。

（四）明確劃分檔案內(nèi)容。在加強(qiáng)規(guī)范食品藥品檔案管理的過(guò)程中，管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該明確食品藥品檔案的重點(diǎn)內(nèi)容，并進(jìn)行分類管理。食品藥品的檔案應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格篩選，制定出此行業(yè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使各個(gè)藥檢機(jī)構(gòu)可以明確自身的行為規(guī)范，建立好和用戶之間的聯(lián)系反饋，以更好地調(diào)整工作。舉辦多種展覽活動(dòng)，給藥檢工作拓展更廣的工作渠道。嚴(yán)格地對(duì)食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行內(nèi)容的劃分管理，不僅促進(jìn)了藥檢機(jī)構(gòu)的共同發(fā)展，還提高了管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身能力。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)生活的質(zhì)量有了更高的要求。食品藥品和人們的生活息息相關(guān)，因此食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)其高度重視。食品藥品檔案整理的目的其實(shí)就是為了給人們提供更好的服務(wù)，因此管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)并規(guī)范檔案管理制度，最大限度地對(duì)藥檢檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，為人們的生活提供更加安全的保障，以更好地提升自身的服務(wù)價(jià)值。

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