信息化背景下的事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理分析

蔣天平

【摘要】計(jì)算機(jī)科技和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使得當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，電子信息系統(tǒng)成為重要的生產(chǎn)工具，為社會(huì)生產(chǎn)效率的提升起到至關(guān)重要的作用。進(jìn)入信息化社會(huì)以后，事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)潮流發(fā)展，積極進(jìn)行技術(shù)革新，本文就對(duì)信息化背景下的事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理模式進(jìn)行分析，研究如何將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，以提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

【關(guān)鍵詞】信息化；互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)；事業(yè)單位檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和成熟，計(jì)算機(jī)小型化的完成，計(jì)算機(jī)逐漸被應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中，信息可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和交互，信息化和數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為日常生產(chǎn)生活中不可或缺的重要特點(diǎn)，代表著我們的社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代。電子計(jì)算機(jī)作為一種重要的生產(chǎn)工具，顛覆著眾多行業(yè)的運(yùn)營模式，尤其是檔案管理工作。我國的事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，起到將事業(yè)單位的工作進(jìn)行記錄保存的重要作用，對(duì)我國的發(fā)展有著重要意義。我國事業(yè)單位的機(jī)關(guān)檔案管理工作在發(fā)展最初是管理紙質(zhì)檔案的階段，檔案資料多，分類和存放等工作存在很大困難，導(dǎo)致在調(diào)取檔案時(shí)工作量大，影響工作效率。在引入信息化后，檔案管理工作的效率有極大的提升，改變了檔案管理的工作模式，但仍然有著一些不足。

一、信息化給事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理工作帶來的改變

（一）最大限度地保證了檔案資料的完整性。在未進(jìn)入信息化時(shí)代之前，檔案資料以紙質(zhì)為主，對(duì)保管的要求比較嚴(yán)格，任何意外狀況（潮濕、霉變、蟲蛀、浸水、火災(zāi)以及自然災(zāi)害等）均有可能導(dǎo)致檔案資料的損毀和丟失，檔案資料的安全和完整性得不到保障。而使用信息化手段管理檔案，則是將檔案通過數(shù)字編碼的手段做成數(shù)據(jù)并上傳至數(shù)據(jù)庫中保存，需要時(shí)隨時(shí)可以調(diào)取，數(shù)據(jù)庫可以在本地的服務(wù)器中，也可以存在于網(wǎng)絡(luò)中，即便存儲(chǔ)工具發(fā)生損壞，也可以通過技術(shù)手段恢復(fù)數(shù)據(jù)信息，可以說安全性得到了最大的保障，幾乎不會(huì)出現(xiàn)檔案丟失及損毀的情況。

（二）節(jié)省了檔案管理的工作時(shí)間，提升了工作效率。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，管理人員的工作量往往是很大的。首先是在檔案的歸集整理工作中，紙質(zhì)檔案都需要按照分類編號(hào)登記，再按照編號(hào)入庫保管，工作過程繁瑣。其次是檔案的查閱工作，要根據(jù)登記編號(hào)逐架逐盒進(jìn)行查找，耗時(shí)很長。最后是保管工作，定期要對(duì)存放檔案的庫房進(jìn)行清理打掃和檢查，防止水害火災(zāi)、潮濕霉變以及蟲蛀鼠害的發(fā)生，占用大量人力、物力。在使用信息化進(jìn)行檔案管理工作后，這些問題都不存在了，首先檔案目錄登記時(shí)可以按照系統(tǒng)已經(jīng)劃分好的序號(hào)登記和上傳。在調(diào)閱時(shí)省去了翻找紙質(zhì)目錄的過程，可以在計(jì)算機(jī)上快速找到檔案資料。最后，信息化的使用也同時(shí)縮短了紙質(zhì)檔案的存放時(shí)間，減少了管理人員維護(hù)紙質(zhì)檔案的工作量。

（三）改變檔案管理人員的工作方式，降低檔案管理成本。在紙質(zhì)檔案時(shí)期，檔案管理工作需要大量的人力才能支持，根據(jù)筆者對(duì)A單位檔案管理工作的觀察，在整理未實(shí)行信息化管理前的紙質(zhì)檔案資料時(shí)，A單位自有檔案管理人員數(shù)量不足以完成工作，需要從下級(jí)單位和其他單位借調(diào)檔案管理人員。在實(shí)行信息化管理模式之后，檔案管理工作人員的工作方式被完全改變了，使用計(jì)算機(jī)來查閱、對(duì)照、整理檔案資料非常的方便快捷，不需要使用大量的人員來進(jìn)行，可以節(jié)約大量的人力、物力成本。

二、信息化背景下檔案管理工作面對(duì)的問題

（一）信息化認(rèn)識(shí)不夠全面，發(fā)展不均衡。在信息化已經(jīng)普及的今天，有大量的事業(yè)單位在檔案管理工作方面卻并沒有信息化的思維。這些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化對(duì)重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不全面，簡單地把信息化檔案管理工作理解成使用計(jì)算機(jī)來管理檔案，只是把信息化的作用發(fā)揮出一小部分?；蛘吲鋫涞男畔⒒O(shè)備陳舊落后、軟件選擇不科學(xué)、應(yīng)付了事。這樣就造成了各單位間，以及上下級(jí)單位間檔案管理工作流程不統(tǒng)一，軟件不兼容，數(shù)據(jù)難共享的難題。各單位檔案管理工作發(fā)展不均衡，很大程度上會(huì)制約信息化檔案管理工作在該系統(tǒng)內(nèi)的實(shí)施。

（二）檔案管理人員素質(zhì)存在缺陷，難以適應(yīng)信息化管理方式。事業(yè)單位的檔案管理工作因?yàn)槠涮厥庑裕话闱闆r下管理員的學(xué)歷、知識(shí)等素質(zhì)方面不高，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是有許多檔案管理員年齡偏大，學(xué)歷不高，對(duì)信息化工具的使用比較低級(jí)，這些管理員大部分是在檔案管理信息化模式的初級(jí)階段開始從事檔案管理工作的，時(shí)至今日，信息化系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展跨越了多個(gè)層級(jí)，檔案管理員的思維模式并未轉(zhuǎn)變，依然停留于初級(jí)階段，僅把計(jì)算機(jī)作為輔助工具。另一方面，新進(jìn)入事業(yè)單位從事檔案管理工作的年輕人學(xué)歷較高，但是所學(xué)專業(yè)基本為檔案管理，缺乏系統(tǒng)的信息化知識(shí)。檔案管理人員現(xiàn)有的能力和配置無法將信息化管理模式效用最大化，更無法適應(yīng)未來的智能化管理模式。

（三）檔案資料的保密安全工作存在風(fēng)險(xiǎn)。信息化背景下，檔案資料需要通過網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫，存放數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器可以是本地服務(wù)器，也可以是網(wǎng)絡(luò)上公開的服務(wù)器，甚至是目前出現(xiàn)的云服務(wù)器，可以說選擇很多。但是這些都存在一個(gè)致命的缺陷，即通過網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)和傳輸?shù)臋n案資料可能會(huì)被竊取。事業(yè)單位的檔案資料有一定的特殊性，有一些資料是機(jī)密甚至是絕密級(jí)的，在存儲(chǔ)時(shí)必然要考慮保密安全的問題。使用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，可能會(huì)導(dǎo)致資料被截取、竊取，造成泄密事件，而使用本地服務(wù)器，則本地計(jì)算機(jī)不能接入互聯(lián)網(wǎng)，那么檔案資料將無法正常地傳輸?shù)膯栴}，而接入互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)又有可能被不法分子入侵，所以說在保密安全方面存在一定的缺陷。

（四）檔案資料的共享和利用價(jià)值未能完全體現(xiàn)。在信息化時(shí)代以及未來的智能化時(shí)代，數(shù)據(jù)信息將會(huì)是最重要的資源，事業(yè)單位存儲(chǔ)的大量檔案資料，包含著新中國成立以來以及改革開放以來最重要的經(jīng)濟(jì)建設(shè)信息，對(duì)于未來的經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要的作用，但目前事業(yè)單位的不同單位之間、上級(jí)和下級(jí)之間使用的都是不同的管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分散，無法進(jìn)行有效的整合和共享，不能將檔案資料中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行利用，資料的價(jià)值未能完全得到體現(xiàn)。

三、對(duì)策分析

（一）普及信息化相關(guān)內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理工作思維轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作必須要順應(yīng)信息化時(shí)代的到來，加深對(duì)信息化的學(xué)習(xí)，普及信息化知識(shí)，要用超前對(duì)思維來對(duì)待檔案管理工作。事業(yè)單位對(duì)信息化檔案管理工作必須要高度協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌進(jìn)行，在選擇信息化管理設(shè)備和軟件的時(shí)候，必須要注重未來工作的發(fā)展趨勢(shì)，不能敷衍工作，將設(shè)備買回來當(dāng)擺設(shè)，只有改變工作思維，認(rèn)識(shí)到未來社會(huì)是信息化、智能化社會(huì)這個(gè)現(xiàn)實(shí)，才能夠徹底發(fā)揮出信息化檔案管理工作的價(jià)值。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)、合理配置檔案管理人員。對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提升，要從兩個(gè)方面來進(jìn)行。一方面要引進(jìn)高學(xué)歷的檔案管理人員，提升檔案管理隊(duì)伍的平均學(xué)歷，另一方面則是對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行信息化的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的學(xué)習(xí)使用，將現(xiàn)有的系統(tǒng)發(fā)揮出最大的作用。在提升檔案管理人員的職業(yè)能力素質(zhì)和學(xué)歷素質(zhì)的同時(shí)，還要對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行合理配置，增加專業(yè)的信息技術(shù)人才。

（三）建立健全的保密機(jī)制。要解決檔案資料的保密安全問題，還要從信息安全的角度入手。首先要注意不使用不安全的硬件及軟件接入計(jì)算機(jī)和服務(wù)器，避免病毒入侵。其次要注意加強(qiáng)服務(wù)器防火墻的建設(shè)，在技術(shù)上對(duì)服務(wù)器的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行多重保護(hù)。最后要建立安全預(yù)警和反應(yīng)機(jī)制，在病毒感染和入侵?jǐn)?shù)據(jù)庫時(shí)系統(tǒng)要能夠甄別并發(fā)出預(yù)警，同時(shí)應(yīng)急反應(yīng)機(jī)制啟動(dòng)，防止重要資料被竊取。

（四）加大信息化系統(tǒng)的開發(fā)整合力度。信息化發(fā)展到今天，許多技術(shù)方面的問題都已經(jīng)不是難題，通過技術(shù)手段可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)注重技術(shù)的開發(fā)和使用，通過過硬的技術(shù)手段加強(qiáng)不同系統(tǒng)和上下級(jí)系統(tǒng)間的鏈接，使得分散存儲(chǔ)在不同服務(wù)器的檔案資料數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)交互，這樣才能夠在不同的單位和上下級(jí)單位間進(jìn)行檔案資料共享，實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值最大化。

四、結(jié)束語

信息化背景下的檔案管理工作有了改頭換面的變化，對(duì)于檔案管理工作效率起到了很大的提升作用。但是我們同時(shí)發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作仍然存對(duì)信息化認(rèn)識(shí)不全面發(fā)展不均衡、檔案管理人員素質(zhì)偏低、檔案資料存在泄密風(fēng)險(xiǎn)、檔案資料價(jià)值不能放大的問題，筆者認(rèn)為通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息化培訓(xùn)、加強(qiáng)技術(shù)防范手段的運(yùn)用以及加快信息交互技術(shù)的開發(fā)使用，能夠解決這些問題，使檔案管理工作更加高效便捷。