檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題探析

羅茜

【摘要】檔案管理是國(guó)家機(jī)關(guān)單位和企業(yè)進(jìn)行社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一個(gè)重要依據(jù)。隨著信息化的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理也在不斷地改革，并取得了一定的成效。但是，檔案管理是一份十分重要的工作，需要一定的耐心和投入，也需要現(xiàn)代信息化技術(shù)的支撐，并要對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)有效的處理。因此，為了更好地完善檔案管理工作，本文通過(guò)對(duì)檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探討，針對(duì)性地提出解決的措施，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)和單位的有效管理。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；常見(jiàn)問(wèn)題；對(duì)策

檔案是一個(gè)企事業(yè)單位歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是企事業(yè)單位的重要組成部分，檔案管理的成效直接關(guān)系著企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，而隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，檔案的重要作用被發(fā)揮出來(lái)，人們對(duì)檔案管理的重視程度也不斷提升。因此，為了加強(qiáng)企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展，研究檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題，具有非常重要的理論和實(shí)踐意義。

一、檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

（一）檔案管理的認(rèn)識(shí)不足。在現(xiàn)代化的企事業(yè)單位中，雖然很多單位都加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的重視，但是在實(shí)際的檔案管理工作中，因?yàn)楣ぷ魅藛T對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，使得在收集整理數(shù)據(jù)的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)很多的難題，如：數(shù)據(jù)的完整性不足，數(shù)據(jù)的時(shí)效性不足等。認(rèn)識(shí)的不足，使得檔案管理工作人員無(wú)法從根本上理解檔案管理的意義及其對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展的重要性，也就產(chǎn)生了工作上的疏忽。

（二）檔案管理的工作人員素質(zhì)低下。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)于檔案管理的認(rèn)可和重視逐漸加深，但是檔案管理工作人員的素質(zhì)卻沒(méi)有得到普遍的提升，而且隨著社會(huì)對(duì)檔案管理人員的數(shù)量和質(zhì)量要求的不斷提高，供需的不平衡，使得很多企事業(yè)單位檔案管理的員工的整體素質(zhì)并不能滿足企事業(yè)單位檔案管理的要求，甚至很多企業(yè)的檔案管理工作是由辦公室的勤雜人員負(fù)責(zé)，而且調(diào)動(dòng)頻繁，不具有專(zhuān)業(yè)的素質(zhì)，造成了大多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理效率低下的現(xiàn)狀。

（三）缺乏規(guī)范性管理。雖然我國(guó)對(duì)于檔案管理工作有著相關(guān)的規(guī)定，如《檔案法》，但是在實(shí)際的企事業(yè)檔案管理中，很少?lài)?yán)格按照《檔案法》的要求制定適合自身的檔案管理制度，因此，很多企事業(yè)單位目前因?yàn)槿狈n案管理相關(guān)的規(guī)范性制度，使得其檔案管理工作不夠規(guī)范，缺少相應(yīng)的設(shè)備和管理流程，員工做事散漫，甚至出現(xiàn)了檔案多處管理的情況，這使得檔案信息沒(méi)有準(zhǔn)確性和時(shí)效性，無(wú)法給予企業(yè)的工作、決策和發(fā)展提供有效的服務(wù)。

（四）檔案管理的方法落后。在現(xiàn)代社會(huì)的企事業(yè)單位中，由于對(duì)檔案管理的資金投入不夠，使得檔案管理的方法還處在傳統(tǒng)的手工管理模式，用人工的方式進(jìn)行檔案的收集、整理、編輯和檢索等流程，沒(méi)有對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，使得檔案管理部符合現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，其檢索的過(guò)程繁雜，更容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，在降低辦事效率的同時(shí)，檔案信息的準(zhǔn)確性得不到保障，不利于企事業(yè)單位的工作、決策和發(fā)展。

二、改進(jìn)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)企事業(yè)單位管理層及其工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，在正確認(rèn)識(shí)和理解檔案管理相關(guān)內(nèi)容和意義的同時(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度進(jìn)行檔案管理工作，并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)察。而要提升企事業(yè)單位管理層及其工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)他們進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)必須是由上而下的，并且是定期的持續(xù)化的培訓(xùn)，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

（二）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。檔案管理工作中之所以出現(xiàn)很多難題，主要問(wèn)題是檔案管理工作人員的素質(zhì)不高，甚至出現(xiàn)了一崗多職的情況，人員的缺少是需要長(zhǎng)期來(lái)改變的，但是在這種情況下，首先需要提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，這種素質(zhì)是建立在專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)之上的，并且在加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，也要教導(dǎo)員工在其職終其事的素質(zhì)，服從企事業(yè)單位的安排，切實(shí)做好檔案管理工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

（三）規(guī)范檔案管理制度。檔案管理的效果，直接決定了檔案的壽命和準(zhǔn)確性。檔案管理是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性和規(guī)范性的工作，必須嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)范性要求來(lái)進(jìn)行檔案管理，該規(guī)范性文件明確了檔案管理的職責(zé)、范圍、方式、權(quán)利和義務(wù)等，并提出檔案管理必須規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的投入，這主要包括了檔案室的規(guī)范化建設(shè)、檔案管理設(shè)備的齊全、檔案室的安全等。如：計(jì)算機(jī)、空調(diào)、除濕器、滅火器等。建立科學(xué)化規(guī)范化的檔案管理制度，改變檔案室雜亂無(wú)章的現(xiàn)狀，確保檔案管理工作有章可循、有法可依。

（四）創(chuàng)新檔案管理方法。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，主要是檔案管理相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)和使用，使得檔案管理更加便捷、準(zhǔn)確等。利用檔案管理相關(guān)軟件，對(duì)檔案信息的輸入、檢索等進(jìn)行全方位的管理，使得在利用檔案信息的時(shí)候更加快速和準(zhǔn)確，提升了企業(yè)或單位檔案管理的效率。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，首先需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技能的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠有效地將技術(shù)運(yùn)用到平時(shí)的檔案管理工作中。其次，企事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性，保證檔案信息能及時(shí)有效地為企事業(yè)單位的工作、決策和發(fā)展提供服務(wù)。

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