劉明瑛?劉艷潔?莊甸珍
【摘要】數(shù)字時(shí)代催生了許多新的工作方式,數(shù)字檔案管理就是其中之一。為了適應(yīng)社會(huì)的這一變化,檔案管理人才培養(yǎng)的方案應(yīng)該有所變化,本文對(duì)檔案管理工作在信息時(shí)代下的影響與變化進(jìn)行分析。
【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;秘書(shū)檔案工作;影響對(duì)策
一、信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響
(一)對(duì)檔案原始記錄性的影響。在電子文件形成后,根據(jù)工作人員的操作,存貯到計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)中,方便檔案人員以及技術(shù)人員共享信息數(shù)據(jù)。因此,這樣就使得電子文件便于修改以及復(fù)制,并且可以說(shuō),這樣的復(fù)制形式幾乎是一樣的,沒(méi)有絲毫差別,原始稿本記錄也不會(huì)多次出現(xiàn),給管理工作者帶來(lái)了很大的便捷。由此形成的電子檔案的原始記錄性的內(nèi)容與形式特征,最終便不復(fù)存在,文件與檔案之問(wèn)不再有明顯的界限。因此,這樣檔案的原始性和真實(shí)性就無(wú)法得到保障,檔案的本質(zhì)屬性在認(rèn)識(shí)方面發(fā)生了變化。
(二)對(duì)檔案收集歸檔的影響??梢哉f(shuō),與紙質(zhì)文件的收納歸檔相比,電子文件從很大程度來(lái)說(shuō)更是一項(xiàng)如同工程般的工作。因?yàn)殡娮游募氖占⒎e累的方法和要求是與紙質(zhì)文件大為不同的,其繁瑣體現(xiàn)于系統(tǒng)的操作。電子文件是信息化時(shí)代的產(chǎn)物,是數(shù)學(xué)化的,讓其儲(chǔ)存在電腦儲(chǔ)存器內(nèi),通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播的形式,傳遞于四方。這種存檔方式可以說(shuō)是綠色環(huán)保且是永久不變的形式,屬于無(wú)紙環(huán)境。并且從查找系統(tǒng)來(lái)說(shuō),它是可以隨時(shí)查找,增減文件信息內(nèi)容的,當(dāng)電腦歸檔儲(chǔ)存系統(tǒng)完畢后,一切繁瑣的事情就變得比較簡(jiǎn)單了。
(三)對(duì)檔案保管工作的影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔的保存,需要讓紙張和字跡處于安全的環(huán)境。為保證電子檔案的可利用性,對(duì)于具有保存價(jià)值的電子文件,除了適時(shí)生成的紙質(zhì)文件,還必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等拷貝且一并歸檔,這種實(shí)質(zhì)性的影響結(jié)果帶來(lái)的效益是無(wú)可厚非的。因而,現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的電子檔案的保存工作,是需要運(yùn)用許多新技術(shù)、新思想,確保電子文件,或者說(shuō)是檔案信息的安全和識(shí)別的再次出現(xiàn)。包括兩個(gè)方面,一方面是保護(hù)電子檔案的物理載體,另一方面是對(duì)各種電子檔案存儲(chǔ)載體的運(yùn)行環(huán)境和保管環(huán)境的保護(hù)。
二、信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的變革
(一)文件概念的變革。在當(dāng)下的信息社會(huì)中,信息資源有著強(qiáng)大且重要的地位。聯(lián)合國(guó)教科文組織的國(guó)際檔案理事會(huì)有關(guān)調(diào)研報(bào)告指出:“文件和檔案是構(gòu)成國(guó)家信息資源的基本要素和重要成分?!币?yàn)?,信息時(shí)代的變革,檔案的管理工作也跟著產(chǎn)生巨大的變化,電子文件的產(chǎn)生也是時(shí)代進(jìn)程的必要表現(xiàn),它的眾多特點(diǎn)不言而喻,它對(duì)于原生載體不再“從一而終”,文件信息可以以獨(dú)立的形態(tài)選擇不同的載體進(jìn)行交流和傳輸,與之前我們所熟知的紙質(zhì)文件有很大的不同之處。
(二)檔案管理的變革。1.更為快捷方便。減輕人力、物力、財(cái)力是這種檔案管理方式的最終效益,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)下提升運(yùn)作效率也是其另一特質(zhì)?,F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),為電子文件的歸檔提供了無(wú)比快捷的管理手段,簡(jiǎn)單易于操作。給予儲(chǔ)存路徑提供不可描述的空間,以及快速的途徑。免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,從而減輕了工作者的勞動(dòng)力度與強(qiáng)度,提高了歸檔的質(zhì)量以及檢索的效率。這種信息化產(chǎn)物另外的效益,則是廢除了手動(dòng)建檔的枯燥工作形式。在這種處理方式中,文件檔案管理工作在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行分類(lèi)操作,就可把按“卷”立卷歸檔,改為按“件”整理歸檔??梢园l(fā)現(xiàn)這種電子文件歸檔的形式,是可以實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔,就可將過(guò)去的集中立卷,改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。從一定角度分析,這種方式間接分散了工作量,提高了立卷管理質(zhì)量,從而可以讓檔案及時(shí)歸檔,便于檢索。使文書(shū)檔案的管理在提供利用服務(wù)時(shí),能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。2.更加注重檔案的智能控制。檔案管理工作中的兩個(gè)重要手段是實(shí)體控制與智能化的,無(wú)論在傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件時(shí)代,還是在電子文件時(shí)代,其兩個(gè)方面都是共同需要的,但是在不同的歷史階段,知識(shí)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)物不言而喻,各行各業(yè)的變化,都是時(shí)代經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物。它們?cè)跈n案管理具體工作中具有不同的工作方法,體現(xiàn)不同的特點(diǎn),也在不同時(shí)期、不同方面發(fā)揮著不同的作用。這樣管理文件檔案,其實(shí)從某種角度來(lái)說(shuō)更有利于文檔的保密。計(jì)算機(jī)管理將其改為單份文件提供利用,利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件,從而達(dá)到了文件保密的要求。
三、結(jié)束語(yǔ)
總之,在信息時(shí)代,檔案管理一定要從基本問(wèn)題出發(fā),在利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前提下,提高文秘人員的工作意識(shí),進(jìn)而從根本上運(yùn)用信息技術(shù)所帶來(lái)的便利,提高檔案管理與信息保密水平,這是檔案管理最為重要的目的。
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙彥君.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制探究[J/OL].中國(guó)培訓(xùn),2017-06-22.
[2]高靜.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究[J/OL].中國(guó)培訓(xùn),2017-06-22.
[3]趙偉東.電子檔案藍(lán)光存儲(chǔ)應(yīng)用探究[J].檔案學(xué)研究,2015(03):88-95.
[4]陶水龍,田雷.電子檔案雙套制管理問(wèn)題研究[J].檔案學(xué)研究,2014(04):61-64.