論文書檔案的現(xiàn)代化管理

康娜?王莉

【摘要】在單位檔案管理中，文書檔案借助各種載體全面記錄了單位發(fā)展的歷史，是極其珍貴的資源，因此一直是醫(yī)院管理中不可或缺的組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理也要與時俱進，才能更好地發(fā)揮出其作用，在新形勢下，文書檔案的現(xiàn)代化管理成為必然趨勢，對檔案的保存、管理有著重要意義。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；問題；對策

文書檔案記載與再現(xiàn)了單位的歷史，能夠為單位作出重大決策時提供可靠、客觀、真實的依據(jù)，因此顯得尤為珍貴，隨著社會的發(fā)展，對文書檔案管理提出了更高的要求，加強文書檔案的現(xiàn)代化管理勢在必行。

一、文書檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠。很多單位對文書檔案的重要性認識不足，重視程度不夠，認為文書檔案管理可有可無，也不能給企業(yè)帶來利益，只要保存好文字資料就可以了，抄抄寫寫、對相關(guān)事務進行簡單處理，這種存在偏差的認知，不僅影響了工作人員的態(tài)度，更影響了檔案管理的質(zhì)量，不利于文書檔案管理。其次，文書檔案管理方法單一，對相關(guān)業(yè)務掌握不熟練，缺乏相應的專業(yè)知識和技能，收集、管理意識薄弱。另外，沒有專門的檔案管理工作人員也是一個突出的問題，很多單位從事檔案管理的人員都是身兼數(shù)職，對工作不能全身心投入，造成工作效率和水平較低。

（二）規(guī)范程度不高。檔案管理工作內(nèi)容繁多、管理程序復雜，包括資料的收集、整理、存儲等諸多環(huán)節(jié)，但很多單位存在規(guī)范程度不高，如卷宗分類不規(guī)范、卷內(nèi)目錄缺少等現(xiàn)象。其次文書檔案較低的檢索效率，影響了檔案的使用價值。目前有電子和人工兩種檢索方式，很多單位仍然沿用人工檢索的方法，速度慢、效率低，對檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生了影響。此外，檔案管理人員自身水平低，出現(xiàn)材料歸檔錯誤或者錯誤傳達信息的問題，無不體現(xiàn)出工作中的不足。另外，文書檔案管理設備陳舊，更新慢，硬件設施不到位，使檔案出現(xiàn)丟失、銷毀等情況，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量，給今后的工作造成了很大的困擾。

二、加強文書檔案現(xiàn)代化管理的對策

（一）提高認識，加強重視程度。首先，通過多種形式的宣傳，提高單位上下對檔案管理工作重要性的認識，為檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、提高檔案管理水平奠定堅實的思想基礎，更新理念，并積極落實到工作當中，尤其是單位領(lǐng)導對文書檔案管理工作的重視程度，直接影響著工作的質(zhì)量。其次，因為文書檔案管理工作的服務性質(zhì)突出，提升服務水平很有必要，增強服務意識，提高服務質(zhì)量，才能充分發(fā)揮好檔案管理工作的作用，為單位發(fā)展、社會主義現(xiàn)代化建設服務。最后，實現(xiàn)從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式的轉(zhuǎn)變，給檔案管理工作提供極大的便利，使檔案管理工作的效率大大提高。

（二）規(guī)范文書檔案管理工作。加快檔案管理現(xiàn)代化建設，不僅簡化了檔案管理的程序，使之易于操作，提高了檔案信息管理的靈活性與有效性，還能更好地滿足對信息資源利用的需求，信息的分類和篩選變得簡單易行，傳輸更加快捷，檢索準確性提高了，工作效率更高效了，大大提高了管理效率，還能實現(xiàn)資源共享，減輕了工作人員的工作壓力，促使他們以更高的熱情投入到工作中去。其次，更利于檔案的保存。利用電子資源，及時備份，不僅保存時間更長，節(jié)省了大量空間，還不易損壞，滿足了人們的要求，保存的穩(wěn)定性大幅度提升。另外，單位要從人力、物力等方面加大對檔案管理工作的支持，現(xiàn)代化建設離不開先進的硬件設備，及時更新、更換，為文書檔案管理的現(xiàn)代化建設提供保障。

（三）提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人才是檔案信息化建設的關(guān)鍵，傳統(tǒng)的檔案管理人員已不能滿足檔案管理工作。文書檔案的現(xiàn)代化建設需要高素質(zhì)的人員進行管理、操作，需要更多技術(shù)過硬、專業(yè)技能過強的人員加入到文書隊伍中來，因此，注重從多角度提升檔案管理人員的素質(zhì)，充分調(diào)動其工作的積極性、主動性、創(chuàng)造性，從根本上改變目前的檔案管理工作現(xiàn)狀，最大程度發(fā)揮其功能。因此，管理人員不僅要具備檔案管理技能，還要熟練地掌握計算機能力。一方面，加強學習，提高其業(yè)務能力，提高工作人員的整體素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量。另一方面，使檔案工作人員了解檔案工作的需求形勢，使檔案管理工作適應形勢發(fā)展的需要，促進檔案資源的開發(fā)和利用。

三、結(jié)語

文書檔案管理工作不但繁瑣而且復雜，涉及方方面面，范圍比較廣，利用現(xiàn)代化手段進行管理，檔案信息管理的空間進一步拓寬，工作更加規(guī)范、更加嚴格。尤其是在檔案管理信息化已成為必然的環(huán)境下，加快文書檔案現(xiàn)代化管理進程，才能使檔案管理工作更好地推動單位的發(fā)展，發(fā)揮出檔案信息高效、便捷的服務功能，更好地適應新時代的發(fā)展。

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